合思档案：助力企业实现高效的成本控制与数字化转型

在数字化浪潮席卷的当下，数电票的发展正呈现出势不可挡的趋势。据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革在为企业带来便利的同时，也让企业的财务档案管理直面新挑战。企业的信息化建设亟待“恶补”，以适应这一全新的财务环境。

因数电票管理要求的特殊性，如须经过验签、解析，以XML格式存档等，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案。同时，建立电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系也成为必要。企业在推行数字化过程中，虽然解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，电子会计档案成为实现企业全面数字化的“最后一公里”。因此，电子会计档案管理平台对于企业来说至关重要。

传统财务档案管理痛点剖析

传统的财务档案管理模式在当今数字化时代显得捉襟见肘，给企业带来了诸多困扰。
– 高管之困
企业高管面临着纸质档案管理成本高且占地的问题。纸质档案不仅需要耗费大量的资金用于打印、存储等，还需要占据大量的物理空间。而且，档案数据没有汇总整理，难以进行有效的分析利用，这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持，不利于企业的长远发展。
– 财务之累
财务人员在传统档案管理中承担着繁重的工作。由于档案数据量大，整理工作需要耗费大量时间，而且需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，这不仅降低了财务人员的工作热情，还容易出现错误，影响工作效率和质量。
– 业务之繁
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间。这不仅增加了业务人员的负担，也影响了企业的运营效率。
– 成本与合规风险
传统纸质档案管理存在高显性成本和高隐形成本。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本包括手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。此外，传统纸质档案管理还存在高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等。这些问题都严重影响了企业的高效的成本控制和合规运营。

合思档案：多角色的贴心解决方案

合思档案针对企业不同角色的需求，提供了全面的解决方案，助力企业实现高效的成本控制和数字化转型。
– CEO/高管的战略伙伴
为CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效，推动企业绿色低碳运营。合思档案能够帮助企业高管更好地掌握企业财务状况，做出更加明智的决策，从而提高企业的竞争力。
– 归档员/财务的得力助手
帮助归档员/财务提高工作效率，告别重复低价值工作。实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让归档员和财务人员轻松完成档案管理，提高档案利用效率。这不仅减轻了他们的工作负担，还提高了工作质量，为企业的财务管理提供了有力支持。
– 外部审计的高效桥梁
为外部审计实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性。
– 全方位场景覆盖
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。能够满足企业不同场景的需求，为企业提供一站式的档案管理服务。

合思档案核心模块：功能与优势尽显

合思档案拥有多个核心模块，每个模块都具备独特的功能和优势，为企业提供了全方位的档案管理支持。
– 档案扩展解决方案
生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。这使得企业能够根据自身业务特点和发展需求，灵活调整档案管理范围，提高档案管理的针对性和有效性。
– 证据链完整性解决方案
通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。这有助于企业确保档案数据的完整性和准确性，为企业的财务管理和决策提供可靠的依据。
– 共享调阅解决方案
满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。这使得企业员工能够更加便捷地获取所需的档案信息，提高工作效率。
– 数电票解决方案
提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。这有助于企业更好地应对数电票带来的挑战，提高数电票管理的效率和准确性。

合思档案竞争优势：功能技术合规兼备

合思档案在功能、技术、合规等方面具有显著的竞争优势，能够为企业提供更加优质的档案管理服务。
– 广泛连接能力
具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。这使得企业能够将不同系统中的数据进行整合，实现数据的共享和利用，提高企业的信息化水平。
– 自动归档能力
拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。这不仅提高了档案管理的效率，还减少了人为错误，保证了档案数据的准确性和一致性。
– 合规管理能力
是符合国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理，满足国家对电子会计档案的相关政策要求。这使得企业在使用合思档案时无需担心合规问题，能够更加放心地进行档案管理。
– 灵活迭代能力
具有灵活承接、持续迭代的能力，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。这使得合思档案能够随着企业业务的发展和市场环境的变化，不断进行升级和优化，为企业提供更加优质的服务。

合思档案成功案例：多行业验证实力

合思档案在不同行业的企业中都取得了显著的应用效果，以下是一些典型案例。
– 某大型企业
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。取得了业务+财务数据穿透联查、管理自动化、流程精简、降本增效等成效，帮助企业实现了高效的成本控制。
– 重型装备制造企业
世界上最大的重型装备制造商之一的企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，为企业的可持续发展做出了贡献。
– 某企业
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，大大提高了企业的档案管理效率和效益。
– 民办教育集团
中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为企业的教育教学工作提供了有力支持。

合思档案服务体系：全方位保障

合思档案拥有完善的服务体系，为企业提供全方位的保障。
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这使得合思能够及时响应企业的需求，为企业提供优质的服务。合思的联系方式包括地点（北京、上海、杭州等多地）、电话（400 – 105 – 6505）、网站（www.hosecloud.com），还有微信公众号二维码和微信小程序二维码。企业可以通过多种方式与合思取得联系，获取相关的服务和支持。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业实现高效的成本控制，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案为企业提供了全方位的财务数智化服务，通过领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，助力企业实现会计档案价值的深度应用，更好享受数字化转型带来的降本增效。众多成功案例证明了合思档案在解决企业档案管理痛点、提升管理效率、实现业财融合等方面的显著成效，能为不同行业、不同规模的企业提供可靠的档案管理解决方案。

如果您想体验合思档案带来的高效档案管理和高效的成本控制，不妨点击免费试用，开启企业数字化转型之旅。