在当前经济环境下，企业发展面临着诸多挑战，集体进入了相对缓慢的增长阶段，净利润也受到了一定的影响。此时，挖掘更多的净利润成为了企业亟待解决的难题。而差旅成本，作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，如同一个无形的黑洞，每天都在侵蚀着企业的利润。
差旅支出在企业总运营成本中占据着相当大的比例，一般在10% – 40%之间。尤其是金融服务、生物医药等高频差旅支出行业，差旅费用更是达到了企业运营成本的20%以上。2023年企业差旅市场经历了“井喷式”增长后，2024年整体转向平稳增长，但机票折扣稍有回落、酒店价格有所增长，企业在拓展业务的同时，依然难以解决成本管控的矛盾，成本压力无法得到有效释放。
企业既要积极拓展业务，又要降低差旅成本，还要保证员工的出差体验，迫切需要找到一个科学的平衡点。通过精细化管理与科技创新，增强企业的竞争力，实现可持续发展。而合思，正是为解决企业这些难题而提供了有效的解决方案。
合思差旅管控全景方案：电子档案管理的基石
合思是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。其凭借敏捷的财务收支管理平台，以广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案为依托，为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子档案管理等全方位的财务数智化服务。
合思与未来财务人研究院联合发布的《2024中国企业差旅管控分析报告》，基于合思平台数千家企业的差旅消费数据及企业调研成果，为企业呈现了在差旅管控上的新策略和新思路，并提供了可行的解决方案。
合思商城推出的差旅节省奖励计划“合力省”，更是打破了在“省钱”上员工与企业的对立关系。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，将会获得一定金额的红包奖励。这一计划帮助企业实现了无需额外支出的员工激励机制，让员工主动参与到企业的成本控制中来。
此外，合思通过整合全球优质的服务商渠道，覆盖了全球70多个国家近200万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800多座城市的境外打车资源等。这确保了员工在出差海外时，能够快速获取高性价比的出行选择，同时也为电子档案管理提供了丰富准确的数据源。
核心功能优势：电子档案管理的智能引擎
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智能差标管控：灵活调整，成本体验双保障
合思平台的智能差标管控功能，采取了更加灵活的差旅标准调整策略。在旅游旺季或者市场价格上升时，平台会适当提高差旅标准；而在淡季或者市场价格下降时，相应降低差旅标准。这样既能保证员工在不同季节的出差体验，又能实现企业差旅成本的合理控制。同时，这些差标调整的记录都会在电子档案管理系统中详细留存，为企业的财务管理提供有力的数据支持。 -
BI差旅风控系统：多维监控，实时预警
基于BI差旅风控系统，合思能够通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动实现全面监控与智能分析。系统会实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，一旦发现异常情况，会及时发出预警。这些监控和分析的数据也会在电子档案管理中进行分类存储，方便企业后续的查询和分析。 -
AI智能功能：智能推荐，高效审批
2024年起，合思将陆续推出AI智能审批、AI智能推荐助手等诸多功能。AI助手能根据员工的行程、差旅标准、出行习惯，智能推荐最佳出行方式和酒店入住建议，自动完成机票、酒店、火车票预订和打车服务。同时，它还能自动计算各项合理差旅预算，生成个人差旅成本、效率分析报告等。这些智能功能产生的相关数据都会被纳入电子档案管理体系，进一步提升企业的差旅管理效率。 -
合思易商卡：数字支付，无缝归档
合思易商卡将企业公户中的资金按照预算事项给予员工授权，员工手机中可生成特制二维码，利用银联系统全面覆盖的数字支付通道，实现线下消费的全场景覆盖。消费完成后，系统会同步自动获取凭证入账归档，消灭企业员工因公消费管理“盲区”。这一过程中产生的电子凭证和消费记录，都将成为电子档案管理的重要组成部分，确保企业财务数据的完整性和准确性。
多元场景应用：电子档案管理的实战验证
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违规普查案例：数据监控，完善制度
某企业员工小张因住宿差标问题违规增加差旅成本，应用合思系统后，企业通过合思BI差旅风控功能进行全员普查。在电子档案管理系统的支持下，企业发现大量员工存在此类违规情况，损失金额超过60000元。该企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控，有效避免了类似问题的再次发生。 -
合力省项目案例：双赢模式，节省成本
2023年7月合思正式发布合力省项目，截至2024年7月，使用合力省的企业的超标订单占比从4%下降到2%，已累计帮助企业节省差旅费533万元。某企业自2024年3月开通以来，员工通过节省差旅费获得私人消费红包17000元，企业反馈该项目有效节省了企业差旅费，形成了双赢局面。电子档案管理记录了整个项目的实施过程和数据变化，为企业评估项目效果提供了可靠依据。 -
连锁零售企业案例：精准管控，降本增效
2023年，某连锁零售企业业务对象转向三四线小城镇的商超渠道，与合思商城深入沟通，重新制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降6%。电子档案管理详细记录了这一管控方案的调整过程和效果，为企业的战略决策提供了有力支持。 -
合思易商卡案例：便捷体验，资金守护
通过调研合思易商卡客户企业，员工普遍反馈无需垫资，报销单填写不再是难事，发票关联和费用一键导入，极大方便了业务人员日常工作与差旅出行。电子档案管理确保了这些消费数据的准确记录和安全存储，真正帮助企业“捂住钱袋子”。
合思的全流程数智化差旅管理解决方案，在“用”的方面，可实现从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖，并通过同屏比价帮助企业获得性价比更高的差旅资源。在“管”的方面，不仅实现全流程管控、全产业链优化，更实现全员参与，让每一位员工愿意主动帮助企业一起“合力省”。
面向未来，企业应用发展的眼光选平台。合思前瞻探索AI技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业“用得丝滑、管得无形”，帮助企业在AI时代赢得成本优势，挖出更多净利润。合思愿与更多企业一同智控差旅消费，解锁企业“省”与“赚”的新模式，共同迎接更可期待的商业未来。
北京合思信息技术有限公司分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供专业的服务支持。如果您想了解更多关于合思电子档案管理及差旅管控解决方案的信息，可拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，还能免费试用我们的产品，开启企业差旅管理的新征程。
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