合思档案：引领企业电子档案管理新变革

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。政策明确指出，2025年将完成数电票全覆盖，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，并且电子发票接收在政策上合法合规，如2016年1月1日起施行的财政部、国家档案局令第79号，肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件可仅以电子形式归档。

然而，在纸电混合时代，企业的电子档案管理却面临着诸多难题。企业高管在纸质档案管理上投入了巨大成本，不仅要为存储空间买单，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员更是被大量的档案数据压得喘不过气来，整理工作不仅耗时，还需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后的报销流程也十分繁琐，纸质票据的留存和上交耗费了大量时间。

同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，对档案室、档案柜等存储空间的需求不断增加；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。另外，企业在数字化推行过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，影响了企业的全面数字化进程。

合思档案全面破局

合思档案针对企业电子档案管理的这些痛点，提供了全面的解决方案，满足不同角色在档案管理方面的需求。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。
对于归档员/财务来说，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

功能模块全面赋能

合思档案的功能模块覆盖了采集、制档、管理、应用等多个环节，展现了其功能的全面性。
在多源采集环节，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，减少90%的人工匹配工作量，还有辅助人工整理功能及关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理环节，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。
档案应用上，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，实现可视化盘点档案数据，档案借阅服务借阅过程透明化，一键到期催还。

核心亮点优势凸显

合思档案具有合规性、高效性、创新性和连接性等核心亮点，突出了其产品优势。
合规性上，合思档案依照国家政策要求建设，满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求，基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，实现归档即合规。
高效性方面，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。能节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，管理合规性达100%。
创新性上，采用便捷调阅不打印，混序归集免组装的模式，纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，会计档案不打印、应收尽收。提供档案扩展解决方案，自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围。
连接性方面，合思档案具有广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。

为企业创造多元价值

合思档案为企业带来了多方面的价值，从降本增效、数据利用、流程优化等多个角度体现。
显著的降本增效，让企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张和整理成本，减少存储空间需求。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。
让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，为企业决策提供支持。
资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

典型场景广泛应用

合思档案在不同类型企业的电子档案管理中有着典型的使用场景。
事业单位及院校、央企等，如广东某高校、中交集团等，可利用合思档案实现财务档案的合规管理、高效利用，助力数字化转型。
行业领军企业，如好想味、金牌厨柜等，通过合思档案实现档案管理的聚合化、结构化、业务化，便捷高效查阅业务全貌。
国家试点企业，如海亮教育科技服务集团、DERLOOK等，在电子发票报销入账归档试点、电子凭证会计数据标准深化试点中，使用合思档案满足合规要求，提升管理效率。

成功案例见证实力

合思档案在不同企业解决实际问题并取得了显著成效。
年单据量2.6亿的企业，解决了会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，取得业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次等。
世界上最大的重型装备制造商之一，解决了档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题，通过单套制管理方案实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
多系统数据互联的企业，解决了低效的档案管理现状和档案管理痛点，通过单套制管理方案实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一，解决了低效的档案管理现状在采集、存储、整理、利用等环节的问题，通过数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。

市场定位差异领先

在市场定位上，合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，为企事业单位提供财务数智化产品和服务，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
其差异化优势明显，合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具有强大的技术和服务支持。拥有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。提供多种创新解决方案，如档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案、共享调阅解决方案等，满足企业多样化的档案管理需求。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的电子档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，深度应用会计档案价值，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。未来，合思档案将持续迭代优化，以更先进的技术和更完善的服务，适应不断变化的市场需求和政策要求，为企业提供更优质的财务数智化解决方案。

如果您的企业也想摆脱电子档案管理的困境，不妨选择合思档案。现在拨打400 – 105 – 6505咨询，访问www.hosecloud.com了解更多信息，或通过微信公众号、小程序与我们联系，还能免费试用，开启高效、合规的电子档案管理之旅。