数电票系统助力企业财务档案管理数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理信息化建设的短板愈发凸显。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业面临着诸多难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大、档案数据难以分析利用等问题。财务人员则要面对档案数据量大、整理耗费时间、手动匹配核对繁琐等困扰。业务人员在出差、招待后的报销流程中，留存和上交纸质票据的过程繁琐且耗时。同时，企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅不便、数据无法有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件管理不善、纸质档案易受不可抗力损坏等。此外，企业在数字化建设过程中，虽然通过各类系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。

为了解决这些问题，合思档案应运而生。

合思档案：数字化档案管理的领航者

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

合思档案致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。在广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案的基础上，进一步构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务。

合思档案可实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，具备便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。它为企业解决了内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性等。同时，合思档案通过了SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，且国家四部委官方试点100%成功验收，充分保障了企业数据的安全和合规。

使命愿景：赋能企业业财融合新未来

合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它携手企业碰撞出协作的价值，助力企业实现业财融合，解放双手释放人的创造力，让有限的资源发挥出更有效的作用。

合思档案坚持以客户为中心，致力于解决企业“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。秉承“客户至上”的原则，合思档案聆听用户需求以进行产品迭代，致力于让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。它致力于成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，帮助企业实现全面数字化，提升企业的管理能效和效益。

功能模块：构建全面档案管理体系

合思档案拥有丰富的功能模块，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票系统解决方案（共享调阅解决方案）等。

它具备电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖智能采集（外部生态和内部多种方式）、预归档服务（自动归档、业务检测等）、基础管理（档号管理、档案储存等）、档案服务（身份调查、实物管理方案等）以及统计分析和应用层功能（辅助审计、证据方案库等）。

在采集方面，合思档案支持多源采集，包括接口互联自主采集（提供自动生成式Open API，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案）和手动采集自主补录（支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板等）。同时，它拥有智能制档功能，通过规则引擎自动组装会计档案，实现“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

功能亮点：创新驱动档案管理新体验

合思档案的数电票系统具有诸多功能亮点与创新之处。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。通过预置规则引擎，自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。用户还可以通过关键词检索，快速定位相关档案，大大提升检索效率、降低查询难度。

合思档案提供档案扩展解决方案，可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

在证据链完整性方面，合思档案具备独特的解决方案。通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

此外，合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率、释放了档案数据价值。

产品优势：彰显卓越价值魅力

合思档案具有显著的降本增效优势，它能让企业更有效的“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约70%纸张成本、75%整理成本。

它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正实现档案数据的有效利用，发挥数据价值。

合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它符合国家政策要求，进行电子会计档案合规性管理，具备灵活承接、持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票系统的需求，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

在档案调阅方面，合思档案支持多维度、多视角、多渠道档案调阅，满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

目标用户与应用场景：广泛适用助力发展

合思档案的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效。对于归档员/财务而言，它能提高工作效率，告别重复低价值工作，使档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理。对于外部审计，可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

其应用场景涵盖事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等不同类型的企业。如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等都在使用合思档案。它可应用于各种财务档案管理场景，如报销业务、采购业务、资金管理等，实现发票、回单、凭证、单据等的自动匹配、关联和归档，保障财务合规。在数电票时代，合思档案的数电票系统能为企业提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

成功案例：见证卓越成效

众多企业使用合思档案后都取得了显著的成效。海亮教育表示：“此前，老板给我们的要求是——哪一天财务办公室真正没有打印机，我们才真正的实现了无纸化。在完成所有作业、数字化拼图之后，海亮教育所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。”

徐福记称：“我司多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升！”

中交水规院反馈：“单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。”

金牌橱柜也表示：“积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。”

综上所述，无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其领先的技术、全面的功能、显著的优势和众多成功案例，能满足企业不同场景下的档案管理需求，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。它是企业进行财务档案管理数字化转型的可靠选择。

如果您的企业也想告别传统的纸质档案管理模式，享受数字化带来的高效、便捷和合规，提升企业的管理水平和竞争力，欢迎拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问www.hosecloud.com了解更多信息，还可以免费试用合思档案，加入这场数字化转型之旅。