合思档案：引领企业电子会计档案管理新变革

在当今企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。2025年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设成为企业亟待解决的关键问题。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，这就要求企业配备专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同层面的人员面临着诸多档案管理难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效分析利用的问题。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗时。

此外，企业在数字化推行过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存的难题，数据存储也依赖线下载体。因此，保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化的关键。而且，传统档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，浪费企业资源；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，导致内部协作滞后；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏，造成财税管理低效等问题。这些问题都严重制约着企业的发展，而合思档案的出现，为企业解决这些难题提供了有效的方案。会计档案政策规定明确了企业在电子会计档案管理方面的规范和要求，合思档案正是遵循这些规定，为企业打造专业的管理平台。

合思档案解决方案：多元定制精准破局

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案就像是企业的智慧大脑。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。在企业决策过程中，它助力企业实现数智化决策，提升财务服务效率，为企业的数字化转型决胜之战添砖加瓦。同时，借助数字化手段，它还能节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现企业的绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，合思档案是他们的得力助手。它能够提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案提供了便捷高效的审计方式。它实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员也无需与审计重复沟通、补充审计资料。会计档案政策规定强调了档案管理的合规性和可追溯性，合思档案在这方面表现出色，为企业的审计工作提供了有力支持。

合思档案核心功能：科技赋能高效管理

• 多源采集：数据汇聚灵活高效
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。这一功能确保了企业各类会计资料能够全面、准确地采集，符合会计档案政策规定对档案完整性的要求。

• 智能制档：关联匹配精准高效
  智能制档是合思档案的一大亮点。它实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。此外，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。这一功能大大提高了档案管理的智能化水平，符合会计档案政策规定对档案管理信息化的要求。

• 档案管理：权限灵活分类多样
  在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。它支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这一系列功能确保了档案管理的安全性和规范性，严格遵循会计档案政策规定。

• 档案应用：查询联查便捷高效
  档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。它智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。它支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件，实现档案数据资产化。借阅人可在线查看，支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。这一功能为企业的档案利用提供了极大的便利，符合会计档案政策规定对档案利用便捷性的要求。

合思档案应用场景：真实案例彰显成效

• 海量单据企业：业财一体降本增效
  以年单据量2.6亿的企业为例，该企业存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。这一案例充分体现了合思档案在处理海量单据企业档案管理问题上的优势，完全符合会计档案政策规定的要求。

• 集团型企业：标准落地合规环保
  对于共享中心统建的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、低价值重复性高消磨财务热情、实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。这一案例展示了合思档案在集团型企业档案管理中的重要作用，严格遵循会计档案政策规定。

• 多系统互联企业：数据共享全程管理
  多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、档案数据未得到有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主、实物翻阅效率低、易损坏、易丢、电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案是广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案是精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案是通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。这一案例体现了合思档案在多系统互联企业档案管理中的卓越成效，完全符合会计档案政策规定。

• 教育集团企业：电子管理高效便捷
  中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、系统独立数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票打印/查重/验伪耗时费力、浪费纸张；存储环节实物存档占用空间、档案人员专人管理、受环境因素影响或保管不善导致不同程度的损坏、企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂、不断重复进行档案录入的操作、耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散、无法智能搜索、准确查找、查阅繁琐、多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等、档案借还状态更新不及时、无系统留痕、无法多人借阅。合思档案的数据集成方案是按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案是按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理是电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。形成了以电子会计档案为核心的多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这一案例展示了合思档案在教育集团企业档案管理中的独特优势，严格遵守会计档案政策规定。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的功能与显著的应用成效，能助力企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

合思档案已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，得到了如世界500强的海亮教育、2023年中国500最具价值品牌的徐福记等客户的高度认可和好评，值得更多企业信赖和选择。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。企业可随时与合思取得联系，开启免费试用，开启高效的档案管理之旅。