合思档案：数电票时代财务档案管理的理想之选

在当今数字化浪潮中，数电票正以不可阻挡之势席卷企业财务领域。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设迫在眉睫。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业各层级人员也面临着不同的难题。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用而烦恼；财务人员则被海量档案数据、繁琐的整理工作和枯燥的手动匹配核对所困扰；业务人员同样因报销纸质票据流程繁琐、耗时过长而苦不堪言。同时，高显性成本如纸质凭证输出耗材和存储空间需求，高隐形成本如手工装册归档工作量和粗糙的查询调阅条件，以及高合规风险如电子会计凭证管理不善和纸质档案损坏等问题，都凸显了企业对专业电子会计档案管理平台的迫切需求。而且，国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，电子会计档案全面无纸化时代已然来临，这也为合思档案的应用提供了坚实的政策依据。

合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，正是为解决企业这些难题而生，它犹如一把精准的钥匙，为企业打开高效财务档案管理的大门。

合思档案产品全景概览

合思档案定位精准，它是企业财务档案管理的得力助手，提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让企业财务档案管理更加高效有序。

其功能模块丰富多样，涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案、共享调阅解决方案等。这些功能为企业提供了全方位的财务档案管理服务，就像一个功能强大的“档案管理百宝箱”，满足企业各种档案管理需求。

合思档案致力于为企业解决内外交困的档案管理问题，成效显著。它能节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%、确保管理合规性100%，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。同时，它具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，实现了业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用的全流程闭环管理，打破物理空间限制，让企业人员可以在线自由调阅档案，极大地提高了工作效率。

合思档案核心功能揭秘

• 多源采集智慧集成
  合思档案的多源采集功能强大且灵活。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种多源采集方式，就像一个智能的“数据收集器”，让企业的各种会计资料都能轻松被收集和管理。

• 智能制档高效协同
  智能制档是合思档案的一大亮点。它的会计档案关联规则可视化配置，能让不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，它还提供“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，就像一个严谨的“档案质检员”，确保每一份档案都符合标准。

• 档案管理精细管控
  合思档案的档案管理功能十分精细。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统还规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展，就像一个专业的“档案管家”，把企业的档案管理得井井有条。

• 档案应用便捷高效
  档案应用功能同样出色。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能，就像一个便捷的“档案查询超市”，让企业人员可以轻松找到所需档案。

合思档案对比传统优势尽显

传统档案管理存在诸多弊端。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险方面，电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题频发。而合思档案则能有效解决这些痛点，它可节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%、确保管理合规性100%。

在数电票管理方面，传统方式难以满足数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息等要求。合思档案自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，可实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。

在档案关联和证据链完整性方面，传统档案管理难以对零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。合思档案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，并创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

在档案调阅和利用方面，传统档案管理效率低下，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，难以满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。合思档案的共享调阅解决方案支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

合思档案应用案例见证实力

某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄的解决方案。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。

某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等措施。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，如共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、保管环节复杂、存储环节独立、管理方式落后等，以及档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低易损坏易丢、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效显著，实现统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某民办教育集团存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票打印查重验伪耗时费力浪费纸张，存储环节实物存档占用空间、档案人员专人管理、受环境因素影响易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂、重复录入操作耗时长易出错，利用环节实物凭证与业务分散、无法智能搜索准确查找、查阅繁琐、档案借还状态更新不及时无系统留痕无法多人借阅等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效显著，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案凭借其领先的技术、全面的功能和优质的服务，能够有效解决企业在财务档案管理方面的诸多问题，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，是企业在数电票时代提升财务档案管理水平的理想选择。随着数字化时代的不断发展，企业对财务档案管理的要求也越来越高。合思档案将持续创新和优化，不断提升产品性能和服务质量，以更好地满足企业的需求，助力企业在数字化转型的道路上取得更大的成功。

目前，合思档案已经在众多企业中得到了广泛应用，并取得了显著的成效。未来，合思档案将继续拓展市场，为更多的企业提供优质的财务档案管理解决方案，推动企业财务档案管理的数字化变革。如果您想体验基于云的发票管理带来的高效与便捷，不妨免费试用合思档案，相信它会给您的企业财务档案管理带来全新的改变。