在数字化浪潮的推动下，数电票时代已然来临。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
传统纸质档案管理在票据文件管理方面存在诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅有纸质凭证输出耗材成本，还需要大量的档案室和档案柜等存储空间。而且档案数据没有汇总整理，难以分析利用。财务人员则面临着档案数据量大、整理耗费时间的问题，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后报销时，纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费大量时间。
传统纸质档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本包括手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙、数据不能有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。虽然国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题。
合思档案：票据文件管理的多元解决方案
合思档案作为专业的解决方案，能够有效解决企业财务档案管理的问题，提供多种类型的解决方案，满足企业不同场景下的票据文件管理需求。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
合思档案功能模块：精细赋能票据文件管理
合思档案拥有强大的功能模块，在数据采集、制档、管理、应用等方面都表现出色，为票据文件管理提供了全方位的支持。
多源采集功能支持接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射实现查阅便捷，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。
档案管理功能包括权限管理，精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。
档案应用功能实现电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。
合思档案核心亮点：保障票据文件管理质量
合思档案在票据文件管理方面具有诸多核心亮点，展现出强大的竞争力。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件。具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，以及海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制的数据存储能力。
合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，“四性检测+业务检测”双模式检测方案保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；四性检测满足国家档案局发布的相关要求。
产品具有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，可按自身管理需求自定义归档目录。
系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。
合思档案：为不同角色创造票据文件管理价值
合思档案为不同角色在票据文件管理方面带来了显著的价值。
对于CEO/高管，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。提升财务服务效率，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务，合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。
合思档案能显著降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”。它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。
合思档案典型场景：助力不同企业票据文件管理
合思档案在不同企业的票据文件管理中发挥着重要作用，以下是一些典型使用场景。
在集团型企业中，如世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件。进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。推进单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。
对于多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、保管和存储环节依赖纸质档案、管理方式落后，以及档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索困难、纸质档案易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。
在会计档案纸电混合难管理的企业中，存在销售订单、发票等不打印，送货单、纸质验收单打印，纸电混合管理混乱，手工作业低效费力，如月大量送货单和验收单需要人工处理，总分公司查找会计凭证和分公司整理验收单耗时多，年用纸张量大，档案资料占地面积大等问题。合思档案多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。
对于业务系统多、数据隔离的企业，如中国最大的K12民办教育集团之一，在采集环节面临业务系统多、系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力、浪费纸张的问题。存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善易导致档案损坏。整理环节财务账表归档装订复杂，手动操作耗时长易出错。利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭配可视化关联规则配置，搭建业务证据链，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。
成功案例见证合思档案票据文件管理实力
众多成功案例见证了合思档案在票据文件管理方面的实际效果。海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。徐福记多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。金牌橱柜以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。它具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据。100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入。符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理。具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，及时应对变化。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，助力企业实现业财融合，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业更好享受数字化转型带来的降本增效。
如果您想体验合思档案在票据文件管理方面的卓越能力，不妨免费试用，拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号和小程序等方式了解更多信息，开启财务档案管理数字化转型之旅。
