在数字化浪潮风起云涌的当下，企业的财务管理正面临着前所未有的变革。尤其是随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理领域遭遇了新的挑战。在“数字化凭证时代”，数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件更是要求写入财务入账信息。这一系列的变化，让企业迫切需要一款专业的“电子会计档案管理平台”来适应新的财务档案管理要求。
传统的纸质档案管理模式在这个新时代显得捉襟见肘。纸电混合时代，企业各层级人员都面临着不同的难题。企业高管方面，纸质档案管理成本巨大，不仅耗材费用高，还需要大量的存储空间；而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则深陷档案数据量大的泥潭，整理工作枯燥繁复，需要手动逐一匹配、核对确认，耗费大量时间。业务人员在出差、招待后的报销环节，纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费时间和精力。
传统纸质档案管理还存在着诸多成本和风险问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室和档案柜等存储空间的巨大需求上；高隐形成本则包括手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙导致数据无法有效利用；高合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。即便企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存问题，同时还需要保证数据存储的原生性，以确保企业财务档案管理的合规性，最终实现企业的全面数字化。在这样的背景下，合思档案这款财务自动化软件应运而生，成为企业解决电子会计档案管理难题的关键。
合思档案：为不同角色量身定制解决方案
合思档案这款财务自动化软件，能够满足企业不同场景下的档案管理需求，为企业的不同角色提供了针对性的解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案可以帮助他们沉淀数据资产，保障企业的合规管理。在财务自动化软件的助力下，企业能够提升财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据的价值，从而为企业决策提供有力支持，推动企业决策走向数智化。同时，借助数字化手段，合思档案能够帮助企业节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的数字化转型打响决胜之战。
对于归档员/财务来说，合思档案能极大地提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。财务自动化软件实现了档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析。这样一来，财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
对于外部审计人员，合思档案让审计工作变得更加便捷。财务自动化软件实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
此外，合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。这款财务自动化软件广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的档案管理提供了全面而高效的解决方案。
核心功能：凸显财务自动化软件独特优势
合思档案作为一款优秀的财务自动化软件，具备众多核心功能与优势，在电子会计档案管理方面展现出独特之处。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。财务自动化软件通过接口互联，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和灵活性。
智能制档方面，合思档案的规则引擎可实现会计档案关联规则可视化配置。财务自动化软件能够让不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%的人工匹配工作量。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可以通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
在档案管理上，合思档案的权限管理精准管控。财务自动化软件支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录方面，合思档案支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。
合思档案还提供“四性检测+业务检测”双模式检测方案。财务自动化软件按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。
成功案例：见证财务自动化软件卓越成效
合思档案这款财务自动化软件在不同企业的应用场景中都取得了显著的成效，以下是一些具体的案例。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收。财务自动化软件自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，凭证总量达14W+，单据总量达50W+，以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案发挥了重要作用。财务自动化软件实现安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票、回单台账，存储发票、回单原文文件，保护电子凭证原生态。同时，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。以单套制推进档案无纸化，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配，保管环节财务临时保管1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。同时，还存在档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准，统一管理；业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，合思档案这款财务自动化软件都能帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案已经服务了众多知名企业，如事业单位及院校、央企，行业领军企业，国家试点企业等，获得了客户的高度认可，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等企业都分享了合思档案带来的显著成效。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。赶快行动起来，选择合思档案这款财务自动化软件，让企业的电子会计档案管理更高效、合规、便捷，实现有限资源的更有效利用。现在就可以免费试用，开启企业电子会计档案管理的新篇章！
