在当今竞争激烈的商业环境中，一家世界 500 强旗下的教育服务品牌，正凭借卓越的教育理念和广泛的业务布局，在教育领域熠熠生辉。然而，随着业务的蓬勃发展，这家企业在财务方面逐渐遭遇了一系列棘手的问题。业务和财务系统繁多且相互独立，犹如一座座孤岛，数据无法互通，导致结构化数据提取困难重重。电子发票的打印、查重、验伪工作耗时费力，还造成了纸张的浪费。实物存档不仅占用了大量的物理空间，需要专人管理，增加了成本，而且档案损坏的情况时有发生，使企业面临着合规安全保障的风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时，还容易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，耗费了大量的人力。实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕机制，无法多人借阅，导致档案资产利用率低下。
合思作为一家专业的财务解决方案提供商，敏锐地洞察到了该企业的困境，并为其量身定制了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案，为企业提供了坚实的合规安全保障。
业务困局凸显痛点
该教育服务品牌业务规模庞大，涉及多个领域和地区，拥有众多的业务和财务系统。这些系统各自为政，数据无法共享，使得结构化数据的提取变得异常困难。电子发票的处理工作繁琐，不仅需要人工打印、查重、验伪，还浪费了大量的纸张和时间。
实物存档更是让企业头疼不已。大量的纸质档案占用了宝贵的物理空间，需要专门的仓库和人员进行管理，增加了企业的运营成本。而且，纸质档案容易受到自然灾害、人为损坏等因素的影响，一旦档案损坏，企业将面临着合规安全保障的风险。
重复的纸质档案录入操作不仅耗时，还容易出错。装订工作要求高，需要专业的人员进行操作，耗费了大量的人力和时间。实物凭证与业务分散，使得档案的搜索、查找变得困难，档案查阅缺少留痕机制，无法多人借阅，降低了档案资产的利用率。
合思方案保驾护航
合思提供的全生命周期电子化会计档案管理方案，为该企业带来了全新的解决方案，为企业的合规安全保障提供了有力支持。
档案数据来源广泛，包括电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。合思拥有 40 种以上的自动封装接口，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。接口传输方式多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，满足了企业不同的需求。
具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测等，涵盖了电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个环节。会计类档案管理范围广泛，内部包括凭证、订单、会计账薄等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单等。
精细实施步步为营
在实施过程中，合思采取了一系列精细的步骤，确保方案的顺利落地，为企业的合规安全保障奠定了坚实的基础。
通过接口传输，将各种来源的档案数据整合起来，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式，确保数据的全面性。利用自动归档功能，对档案进行智能组单和四性检测，然后进行分类管理，涵盖电子档案和实物档案的各个方面。
借助强大的规则引擎自定义搭建，实现亿级数据秒级调阅和穿透联查无缝垒，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息。广泛连接异构系统，0 开发成本介入，使得不同系统的数据能够有效整合，提高了管理效率。
显著成果效益彰显
经过一段时间的实施，合思的方案取得了显著的成果，为企业的合规安全保障提供了有力的证明。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，提高了档案的利用效率。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率 91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，进一步加强了企业的合规安全保障。
客户好评真实反馈
企业自 2017 年建立财务共享中心起，就不断推进财务数字化转型。与合思合作建设电子档案系统后，财务管理效率提升、成本降低效果显著。
企业财务自动化率达 91%，通过电子会计档案系统和规则引擎，有效管理大量数据，预计到 2024 年自动化率将超 97%，是以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例，充分体现了合思方案在合规安全保障方面的卓越成效。
在当前的经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。合规安全保障是企业稳健发展的基石。合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等众多功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。
合思拥有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。合思具有良好的口碑和市场反响，已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。
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