在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，企业在享受电子凭证带来便利的同时，也面临着诸多难题。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题接踵而至。传统纸质档案管理更是痛点重重，以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失情况难以避免。纸质档案查找不仅耗时费力，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，还对空间和人力要求巨大，成本高昂。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，难以满足管理要求。像COMMUNE幻师面临档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2月，电子会计凭证文件无法有效管理等问题。云南菜品牌连锁经营存在纸质档案打印成本高，多地直营门店大量收款回单和财务凭证需要打印后归档；档案存储成本高，电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险；纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源等问题。这些问题严重影响了企业的财务管理效率和内部审计管理的有效性。
面对企业在财务档案管理方面的诸多困境，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。合思档案犹如企业财务档案管理的智慧锦囊，为企业提供全方位的财务数智化服务。
全流程服务 打造财务档案管理新生态
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户聚合了商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位服务。它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在档案采集方面，合思档案采用开放式接口互联，可自主采集各类数据，大文件能自动切割，数电票实现自动化解析。这使得企业能够高效、准确地收集财务档案信息，为后续的管理工作奠定坚实基础。在档案制档环节，智能关联与自动组装功能让档案制作更加高效，同时具备四性检测、业务检测和自定义版式文件等功能，确保档案的合规性和规范性。
合思档案助力企业实现财务档案「采制管用」全流程的合规化、自动化、数字化。它帮助企业实现无纸化建设，让数据流转「单轨化」、数据存档「单套化」、数据利用「共享化」。这不仅支撑了便捷、高效的内外部审计需求，更为智能财务管理搭建了重要的数据基础，能够更好地赋能财务、支持管理、辅助经营和支撑决策，对企业的内部审计管理起到了积极的推动作用。
核心功能凸显 构筑财务档案管理安全屏障
合思档案的功能蓝图丰富多样，涵盖了便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理。智能采集环节，外部生态利用OCR识别、RPA技术等，内部系统借助EAI插件、API接口等，确保数据采集的全面性和准确性。预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的规范管理提供了有力保障。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节，确保档案管理的全流程可控。档案服务则包含辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的内部审计管理提供了强大的支持。
合思档案具有自动化归档的显著优势，它让企业告别重复性工作，使档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，有助于企业及时发现问题，加强内部审计管理。同时，合思档案可实现精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理严格，档号符合国标要求，全方位保障了档案管理的安全性和规范性。
此外，合思档案支持多维检索和一站式预览，方便企业快速查找所需档案。在线借阅和异构系统联查功能，提高了档案的利用效率。实物混序归档和可视化盘点档案数据，让企业对档案情况一目了然，进一步提升了档案利用效率，为内部审计管理提供了更加便捷、高效的手段。
行业应用典范 见证合思档案卓越成效
合思档案在不同行业都展现出了卓越的应用价值。在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了显著的成效。人工耗时减少了90%，总部接收管理耗时减少80%，借阅管理耗时减少67%，预计每年可减少综合成本20万元。这不仅提高了企业的财务管理效率，也为内部审计管理提供了更加准确、及时的数据支持。
餐饮行业的COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。这使得企业的财务管理更加高效，内部审计管理也更加轻松。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。这为企业的合规经营提供了有力保障，也提升了内部审计管理的质量。
数字阅读行业的帆书通过合思档案实现全量财务档案数字化存储，电子和实物档案高度关联，线上化管理各类数据，财务结账效率提高50%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。这一系列的改变不仅提高了企业的运营效率，也为内部审计管理创造了更加有利的条件。
在当前经济环境下，电子凭证数字化转型是企业发展的必然趋势。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，有能力为企业提供优质服务。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
“未来财务用合思 让有限更有效”，合思档案以其卓越的功能和显著的成效，为企业提供了一个可靠的财务档案管理解决方案。如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型的机遇，实现降本增效、合规经营和低碳运营，提升内部审计管理水平，不妨选择合思档案。现在拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，即可免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新篇章。
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