在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以世界 500 强旗下教育服务品牌为例，合思全生命周期的电子化会计档案管理方案正展现出强大的实力，为企业实现财务数字化转型带来显著成效。接下来，让我们深入了解这一成功案例。
客户背景与挑战：档案存取管理困境重重
该企业在档案存取管理方面面临着诸多难题。企业业务、财务系统众多，且相互独立，犹如一座座信息孤岛，数据无法顺畅互通。这使得结构化数据的提取变得异常困难，工作人员仿佛在茫茫数据海洋中寻找针一般艰难。
电子发票的处理更是让人头疼不已。打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费，与当下倡导的绿色办公理念背道而驰。实物存档方面，大量的档案占据了较多的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的成本。而且，实物档案容易损坏，一旦出现问题，企业可能面临合规风险，就像一颗定时炸弹随时可能爆炸。
不断重复的纸质档案录入操作，如同一场漫长而枯燥的马拉松，耗时长且容易出错。发票等的装订要求极高，工作人员需要花费大量的时间和精力才能完成，效率低下。此外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，不能多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低，企业的宝贵资源被白白浪费。
解决方案概述：合思开启档案存取管理新篇章
合思为该企业提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，如同为企业的档案存取管理注入了一剂强心针。
档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA 以及各种业务系统等。通过 40 多种自动封装接口，合思广泛连接异构系统，实现了 0 开发成本介入，真正做到了档案应收尽收。就像一张精密的大网，将企业的各类档案数据牢牢网住。
接口传输方式多种多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，满足了不同场景下的档案数据传输需求。企业可以根据实际情况灵活选择，方便快捷。
合思的方案具备强大的自动归档功能。智能组单功能能够快速准确地将相关档案数据进行组合，提高了档案整理的效率。四性检测则确保了档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性，为企业的档案管理提供了坚实的保障。
在档案管理方面，涵盖了电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个环节，形成了一个完整的闭环管理体系。无论是电子档案还是实物档案，都能得到妥善的管理。
会计类档案管理范围广泛，包括内部的凭证、订单等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。合思拥有强大的规则引擎自定义搭建功能，可实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，大大提高了档案存取管理的效率。
成效与成果：档案存取管理变革显成效
合思的方案实施后，企业在档案存取管理方面取得了显著成效。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构。这一变革简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
通过财政部电子凭证试点，该企业成为地方财政局标杆试点企业代表，实现了财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。财务作业自动化率达 91.6%，其中合思费控发挥了重要作用，占比 23.2%，为企业的档案存取管理和财务运营带来了极大的便利。
客户反馈：对档案存取管理方案高度认可
企业财务相关负责人对合思的方案给予了高度评价。负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，这充分体现了对合思方案的认可和对未来合作的信心。合思的档案存取管理方案不仅解决了企业当前面临的问题，还为企业的未来发展奠定了坚实的基础。
未来合作与展望：深化档案存取管理合作新征程
双方将继续深化合作，进一步提升财务数字化水平，实现更高的自动化率。在档案存取管理方面，将不断挖掘数据价值，为企业的发展提供更有力的支持。通过持续优化方案，合思将帮助企业在档案管理领域实现更大的突破，提高企业的核心竞争力。
如果您的企业也面临类似的财务挑战，在档案存取管理方面遇到诸多难题，不妨选择合思。借助其专业的解决方案和强大的技术实力，开启财务数字化转型之旅，实现降本增效、合规运营和可持续发展。立即拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解更多详情，还可以免费试用，亲身体验合思方案的魅力。
