在当今数字化浪潮风起云涌的时代，国家正大力推进电子凭证数字化转型。2021年12月1日，国家税务总局拉开了全面数字化的电子发票试点工作的帷幕，到2023年12月1日，数电票已在全国36省区市（含计划单列市）全面落地。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措犹如一声号角，标志着电子凭证全流程无纸化时代的正式来临。中共中央办公厅和国务院办公厅早在2021年就发布了《关于进一步深化税收征管改革的意见》，明确提出到2025年基本实现发票领域的全面电子化。电子凭证会计数据标准作为加强财会监督效能、减少会计数据摩擦、提高会计核算效率、提升会计信息质量的关键手段，正倒逼着企业财务管理必须快马加鞭，驶入数字化转型的快车道。在这场变革中，合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，正凭借其专业的解决方案，助力企业实现财务数字化转型，在会计记录保存方面发挥着重要作用。
传统财务困境：国民零食品牌的会计记录保存难题
在激烈的市场竞争中，某国民经典零食品牌企业虽有着覆盖全国的销售版图，但也面临着诸多财务方面的挑战与痛点。该企业的供应链极为复杂，多种销售渠道并行，管理流程横跨多个系统，整个过程繁杂且低效。这使得会计记录保存工作变得异常困难，大量的数据分散在各个系统中，难以进行有效的整合和管理。
在差旅管理方面，该企业的差旅平台对账方案缺乏灵活性，而核算精细化管理的要求却很高。财务人员不得不将数据在Excel中进行二次整理，然后进行人工记账。这种方式不仅效率低下，还难以释放财务的真正价值，同时也给会计记录保存带来了很大的风险，容易出现数据错误和遗漏。
此外，该企业的事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下。企业难以实现精细化成本管控，这也影响了会计记录保存的准确性和完整性。因为差旅费用的混乱使得会计记录难以真实反映企业的实际支出情况。
纸电混合的会计档案也是该企业面临的一大难题。这些档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。在会计记录保存方面，这种传统的方式已经无法满足企业数字化转型的需求，迫切需要一种更加高效、准确的解决方案。
合思方案：打造会计记录保存的数字化蓝图
面对该企业的诸多财务痛点，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为会计记录保存提供了全面而针对性的支持。
员工消费：便捷开启会计记录源头
在员工消费环节，差旅申请经过业务审批后，员工可以通过合思商城订购，也可以选择TMC订购。这样一来，会生成合思商城对账单和TMC对账单，为后续的会计记录保存提供了清晰准确的源头数据。员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，整个消费过程变得异常便捷。这种便捷的消费方式不仅提高了员工的工作效率，也使得会计记录的初始数据更加准确和完整。
财务核算：智能实现会计记录精准入账
在财务核算、记账环节，合思提供了对账结算中心。线上可以统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票后进行线下结算、手工记账。这种线上线下相结合的方式，满足了企业不同的业务需求。同时，同屏比价功能使得统一开票、自动拆分对账、记账去人工化成为可能，大大提高了财务核算的效率和准确性，为会计记录保存提供了可靠的保障。
档案管理：高效完成会计记录安全归档
在档案管理环节，合思实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。该方案具有多源采集的特点，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，使得会计记录保存更加高效、安全。无论是电子档案还是实物档案，都能得到妥善的管理，保障了会计记录的完整性和可追溯性。
显著成果：见证合思方案下的会计记录保存变革
该企业应用合思解决方案后，取得了一系列显著的成果，充分证明了合思方案在会计记录保存方面的实际效果。
成本节约：优化会计记录反映的资金流向
年度节约200万+差旅费用，这一数据直观地反映了合思方案在成本控制方面的成效。该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升60%。这不仅使得企业的资金流向更加清晰，也让会计记录能够更准确地反映企业的成本支出情况。
业财融合：完善会计记录的业务逻辑
业财有机连接，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。合思方案打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这使得会计记录不再是孤立的数据，而是与企业的业务紧密相连，完善了会计记录的业务逻辑，提高了会计记录的质量和价值。
管理升级：提升会计记录保存的效率与安全
实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理；简化装订流程，大幅降低成本；实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。这些成果都表明，合思方案为会计记录保存带来了全面的升级，使得企业能够更加高效、安全地管理会计记录。
合思引领：会计记录保存数字化转型的未来之路
合思在企业财务数字化转型中发挥着至关重要的作用。通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。该平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易+线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，无论是线上交易还是线下消费均可实现无需报销，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，为会计记录保存提供了更加完善的解决方案。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，未来报销数字化转型已是必然趋势。各单位应积极推进电子凭证常态化处理进程，加速拥抱数字化转型升级，实现财务管理全面提升。在会计记录保存方面，合思愿与企业携手，共同推动财务数字化转型。如果您也想体验合思在会计记录保存和财务数字化转型方面的卓越解决方案，不妨点击免费试用，开启企业财务数字化的新篇章。
