合思档案：助力企业财务数字化解决档案管理难题

在企业数字化转型的浪潮中，档案管理的重要性日益凸显。企业在推行数字化进程里，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题。然而，在归档、储存环节，依旧面临着纸质文件储存以及数据存储线下载体的难题。

2025年数电票将实现全覆盖，这让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟需“恶补”。在纸电混合时代，企业不同岗位人员也面临着各自的困扰。企业高管为纸质档案管理成本巨大、储存占地以及档案数据难以分析利用而烦恼；财务人员因档案数据量大、整理耗费时间且需手动逐一匹配核对而疲惫不堪；业务人员则在出差、招待后，为报销纸质票据流程繁琐而头疼。同时，传统档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，不仅浪费企业资源，还导致内部协作滞后和财税管理低效。

合思档案的出现，正是为了解决这些企业档案管理的痛点。接下来，让我们深入了解合思档案这款产品。

合思档案：财务数智化领域的璀璨之星

北京合思信息技术有限公司，简称“合思”，原易快报，创立于2014年。作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，合思通过敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。其致力于解决企业内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性等。

核心功能：开启智能档案管理新时代

• 多源采集：数据汇聚的智慧之门
  合思档案的多源采集功能十分强大。它支持接口互联，能够自主采集数据。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式，实现手动采集，自主补录。

• 智能制档：档案组装的智能引擎
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。它采用规则引擎，可自动组装档案。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。此外，通过字段映射，查阅变得更加便捷。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。

• 双模式检测：数据安全的坚固防线
  合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

• 档案管理：精细管控的智慧之钥
  在档案管理方面，合思档案具备权限管理和档案目录灵活扩展的特点。权限管理可精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录则支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

优势对比：传统与创新的鲜明碰撞

• 成本节约：高效利用资源的典范
  传统档案管理存在诸多弊端，如纸质凭证输出耗材成本高、手工装册归档重复性工作量大、电子会计凭证文件无有效管理手段等。而合思档案在成本节约方面表现出色，可节约纸张成本70%、节约整理成本75%，有效提升了企业资源的利用效率。

• 数据查询：高效精准的智慧检索
  传统档案管理在数据查询和利用方面效率低下，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。合思档案则支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

• 数电票管理：全流程闭环的创新方案
  传统档案管理难以应对数电票管理要求的特殊性，数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息。合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

• 实物档案管理：线上化创新的便捷之道
  传统档案管理在实物档案管理方面存在困难，如手工装册归档、实物档案异地管理、财务信息难整合等。合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

应用案例：真实场景中的卓越成效

• 某企业：业财一体与降本增效的典范
  某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业显性成本。

• 某集团型企业：标准化与合规化的引领者
  某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。合思档案采用单套制管理方案，安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 某企业：统一储存与数据共享的推动者
  某企业档案管理现状低效，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 某民办教育集团：智能化管理与效率提升的先锋
  某民办教育集团业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

展望未来：携手合思档案共赴数字化征程

合思档案通过领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，为企业解决内外交困的档案管理问题，如节约成本、提升效率、确保合规等。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案符合国家政策要求，具备广泛连接的能力、100%自动归档的能力、灵活承接和持续迭代的能力，是企业电子档案管理的理想选择。

合思档案拥有众多成功的应用案例，得到了客户的高度认可和好评。合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供优质的产品和服务。未来，合思档案将不断创新和完善，为更多企业的数字化转型和档案管理提供有力支持。

如果您也想体验合思档案带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业财务数字化解决档案管理难题的新篇章。