在数字化浪潮席卷而来的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理领域迎来了新的变革。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这对企业的信息化建设提出了更高的要求。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
在纸电混合时代，企业各层级人员在财务档案管理方面都面临着诸多困境。企业高管要面对纸质档案管理成本高、储存占地大的问题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁复。业务人员在出差、招待后的报销过程中，纸质票据的留存和上交流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。
此外，纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出的耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的巨大需求；高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用；高合规风险主要是由于电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案很容易损坏。
企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、差旅费控系统等建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存的难题。只有保证档案的原生性，才能确保企业财务档案管理的合规性，最终实现企业的全面数字化。
为了解决这些痛点，合思档案应运而生。它是企业在数电票时代进行财务档案管理的得力助手，能够帮助企业轻松应对各种挑战，实现降本增效和数字化转型。
合思档案：多元方案满足多样需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。在企业的业务及管理流程中，实物流转与电轨运行并行，线上仅需一套电子数据进行管理，就能保证财务档案证据链的完整，全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件可以混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案无需打印，应收尽收，确保了档案数据的完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以扩展档案管理的范围，实现不同档案类型的高效管理。该方案提供了可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现了不同档案类型归档接口的配置化，企业可以根据自身的管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它能够依照不同类型档案的规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。此外，该方案还创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障企业的财务合规。
核心功能：打造高效档案管理体系
合思档案拥有多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等核心功能，为企业的财务档案管理提供了全方位的支持。
在多源采集方面，基于跨系统数据集成的要求，合思档案提供了自动生成式Open API，实现了快速集成，并预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷的手动数据补录方式。此外，合思还具备单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等优势。
智能制档功能通过规则引擎实现了电子凭证数据的自动匹配组装，会计档案关联规则可以进行可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。该功能还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可以通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更便捷地查询和更直接地分析数据。
档案管理功能实现了权限管理的精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统还规范预置了档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022 档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。
档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合，多维检索满足了多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件可以快速定位结果，支持批量检索。同时，它提供一站式预览，穿透联查功能，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，它还具备多场景档案应用，包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现了电子与实物档案的高度关联。
成功案例：见证合思档案卓越成效
众多不同类型的企业已经选择了合思档案，并取得了显著的成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现了业务、财务数据的应收尽收，并自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据以树状结构呈现。档案管理实现了电子化，借阅管理也实现了信息化，安全保障可追溯。同时，简化了装订流程，1分钟就能快速定位数据，减少了打印与邮寄。通过使用合思档案，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务与财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰，档案管理电子化、信息化，借阅管理和档案室管理规范化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。通过使用合思档案，该企业实现了标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现了档案共享，统一了原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
一家企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，还存在会计档案散落各系统、档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主、实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。通过使用合思档案，该企业统一了储存，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现了以业务为核心的证据链条，实现了业财一体双向穿透，还原了业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低了财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，采集环节业务系统多、系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力、浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。通过使用合思档案，该企业以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，已有众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等选择合思档案，并取得了良好的效果。
如果您想解决企业财务档案管理难题，实现降本增效和数字化转型，不妨选择合思档案。合思的地点包括北京、上海、杭州等多个城市，电话是400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号二维码和微信小程序二维码进一步了解合思档案。现在，您可以免费试用合思档案，立即联系我们开启高效档案管理之旅。
