在当今企业数智化转型的汹涌浪潮中，电子会计档案管理已然成为企业数字化建设的关键拼图。随着数电票的迅猛扩张，企业在会计文件保存方面遭遇了诸多棘手难题，诸如档案管理成本居高不下、合规风险如影随形等。北京合思信息技术有限公司推出的合思档案，犹如一盏明灯，为企业提供了领先的单套制电子会计档案管理解决方案，助力企业在会计文件保存的道路上披荆斩棘。
时代变局：产品背景与行业痛点剖析
随着 2025 年数电票全面覆盖的脚步日益临近，企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战。政策层面虽然认可电子发票接收的合法性与合规性，但数电票管理有着其独特之处，例如必须以 XML 格式存档等要求。
在纸电混合的时代背景下，企业不同角色面临着各自的困扰。企业高管为纸质档案管理成本高而忧心忡忡，同时纸质档案的数据如同被封印一般，难以进行有效的分析和利用。财务人员每日深陷于整理档案的海量数据中，工作枯燥乏味且效率低下。业务人员则在繁琐的报销流程中疲于奔命。
更为严峻的是，企业在会计文件保存方面还背负着沉重的成本负担和合规风险。高显性成本体现在纸质凭证输出的耗材费用上，如同流水一般不断消耗着企业的资金。高隐形成本则源于手工装册归档的巨大工作量，耗费了大量的人力和时间。而高合规风险则是因为企业缺乏有效的电子会计凭证管理手段，如同在合规的钢丝上行走，稍有不慎就可能跌落深渊。
破局之道：解决方案概述
合思档案宛如一把万能钥匙，提供了领先的单套制解决方案以及六大场景解决方案，全方位满足不同角色在会计文件保存方面的需求。
对于 CEO/高管而言，合思档案就像是一个神奇的宝库，能够沉淀数据资产，为企业积累宝贵的财富。同时，保障合规管理，让企业在合规的轨道上稳健前行。助力决策数智化，使企业的决策更加科学、精准。并且能够有效降本增效，为企业的发展注入强劲动力。
对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的利器。它能够实现数据同源透明流转，让会计文件保存的每一个环节都清晰可见。轻松完成档案管理工作，将财务人员从繁琐的事务中解放出来。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化，审计人员可以一键查询借阅档案，大大减少了沟通成本，提高了审计工作的效率。
核心绝技：核心功能与优势展现
- 多源采集：数据百川归海
合思档案在数据采集方面具有强大的能力。它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，就像一条高速公路，让数据能够快速、顺畅地流入系统。预制系统连接器，为不同系统之间的数据传输搭建了桥梁。同时，还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。
不仅如此，它还支持手动采集和补录，比如单张 PDF 大文件自动切割功能，能够将复杂的文件进行合理拆分，方便后续处理。自定义 Excel 导入模板，让企业可以根据自身需求灵活导入数据，真正实现了数据的多源采集，让会计文件保存更加全面、准确。
- 智能制档：档案智慧生成
合思档案的智能制档功能堪称一绝。通过规则引擎自动组装核心会计凭证，大大减少了人工匹配的工作量，如同一位智能助手，自动完成复杂的凭证组装工作。
实现字段映射，让会计文件在查阅时更加方便快捷，就像给档案贴上了清晰的标签。同时，提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，严格保障归档数据的真实、完整、安全、可用，为会计文件保存筑牢了坚实的防线。
- 档案管理：精细管控有方
在档案管理方面，合思档案采用权限管理精准管控。支持自定义创建用户角色，根据不同的职责和需求分配相应的权限。隔离账套数据权限，确保数据的安全性和保密性。配置功能操作权限和水印权限，进一步加强对档案的管理和保护。
档案目录灵活扩展，企业可以根据自身业务特点自定义分类和维护，让档案管理更加符合企业的实际需求。系统规范预置档号，既满足国标规则又支持扩展，为会计文件保存提供了标准化的管理模式。
- 档案应用：便捷高效体验
合思档案的档案应用功能丰富多样。支持多维检索，无论企业处于何种查询场景，都能快速找到所需的会计文件，就像一个智能的档案检索专家。
实现一站式预览和穿透联查，让用户在查看档案时更加直观、全面。支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据和档案借阅服务，为企业的档案使用提供了极大的便利。
档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物高度关联，确保会计文件保存的每一个环节都在可控范围内，让企业更加安心。
- 大数据解决方案：海量数据秒应对
在大数据时代，合思档案支持百亿级单据量匹配关联，海量数据秒级查询，涵盖数据提取、查询、存储、下载等多个环节。强大的大数据处理能力，保障了数据的安全和高效利用，为企业的会计文件保存提供了坚实的技术支撑。
实战见证：应用场景与案例分享
合思档案在众多行业和企业中得到了广泛应用，并且取得了显著的成效。
有一家年单据量达 2.6 亿的企业，在会计文件保存方面面临着纸电混合难管理、手工作业低效的问题。合思档案的出现，为其解决了这些难题。实现了业财一体，让业务和财务数据无缝对接。管理自动化水平大幅提升，降本增效效果显著，为企业的发展带来了新的机遇。
某世界最大的重型装备制造商之一的集团型企业，通过合思档案的单套制管理方案，实现了档案管理标准化落地。整理匹配效率大幅提升，成本显著降低，会计文件保存更加规范、高效。
某中国最大的 K12 民办教育集团之一，曾经在会计文件保存方面存在低效的瓶颈。合思档案帮助其重塑管理结构，破解了这一难题，提高了工作效率，为集团的发展提供了有力保障。
众多知名企业，如世界 500 强的海亮教育、2023 年中国 500 最具价值品牌的徐福记等，都对合思档案给予了高度评价，这充分证明了合思档案在会计文件保存领域的卓越实力。
在当前经济环境下，企业对于会计文件保存的要求越来越高。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的功能和显著的应用成效，成为企业数字化建设中会计文件保存的得力助手。如果您也想提升企业档案管理效率、降低成本、实现合规经营，不妨立即免费试用合思档案，拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解更多详情。
