在企业数智化转型的汹涌浪潮中，电子会计档案管理已然成为至关重要的一环。随着数电票的迅猛扩张，企业传统的纸质档案管理方式仿若在波涛中飘摇的小舟，面临着重重挑战。合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，如同一座明亮的灯塔，为企业解决档案管理难题提供了行之有效的方案，同时也在费控领域发挥着重要作用。
产品背景：数电票时代费控与档案管理新挑战
随着2025年数电票全覆盖目标稳步推进，企业财务档案管理领域迎来了全新挑战。政策层面，电子发票的接收和开具日益合法化、标准化，而数电票有着特殊的管理要求，例如必须以XML格式存档，XBRL文件需要写入财务入账信息等。
在纸电混合的当下，90%的企业都在费控与档案管理方面遭遇困境。企业高管常常为纸质档案管理成本居高不下、数据难以分析利用而苦恼。大量的纸质档案不仅占据了宝贵的存储空间，还需要耗费大量的人力物力进行管理，这无疑增加了企业的费用支出，不利于费控。
财务人员则深陷手动整理大量档案数据的泥沼，工作枯燥且繁琐。每一张发票、每一份单据都需要人工核对、整理和归档，不仅效率低下，还容易出现错误，这在一定程度上影响了费控的精准性。
业务人员在报销流程中也备受折磨，繁琐的流程让他们花费大量时间在报销事务上，降低了工作效率，间接影响了企业的费控效果。
传统纸质档案管理还存在着诸多弊端。显性成本方面，耗材和存储空间的费用持续攀升；隐形成本上，手工装册和查询的低效导致时间和人力的浪费；合规风险也不容忽视，电子凭证管理不善和纸质档案易损坏等问题，可能使企业面临合规风险，进而增加费用支出。
解决方案：合思档案助力费控全角色升级
合思档案并非仅仅是一款电子档案管理产品，而是管理与服务的完美融合，为不同角色提供了针对性的费控解决方案。
-
CEO/高管：费控决策的智慧伙伴
对于CEO和高管而言，合思档案能够沉淀数据资产。通过对档案数据的有效管理和分析，为企业决策提供有力支持，实现决策的数智化。在费控方面，它可以帮助企业精准掌握费用支出情况，合理规划预算，降低不必要的成本，实现降本增效。同时，保障合规管理，避免因违规而产生的额外费用。提升档案利用效率，推动企业实现绿色低碳运营，这也有助于企业在费控的同时，提升社会形象和竞争力。 -
归档员/财务：费控流程的高效助手
归档员和财务人员在使用合思档案后，工作效率得到显著提升。它实现了档案数据同源和全流程透明流转，让财务人员能够轻松完成档案管理工作。在费控方面，准确的档案管理有助于财务人员更好地进行费用核算和分析，及时发现费用异常情况，采取有效措施进行控制。通过减少人工操作，降低了错误率，提高了费控的精准性。 -
外部审计：费控审计的便捷利器
对于外部审计人员来说，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。一键查询借阅功能，让审计人员能够快速获取所需档案，权限一键下放/回收，减少了与财务人员的重复沟通。这不仅提高了审计效率，还降低了审计成本，从侧面助力企业的费控工作。
核心功能：费控与档案管理的强大支撑
-
功能模块丰富：费控管理的全方位覆盖
合思档案拥有丰富的功能模块，涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表等多个方面。同时，它还支持电子档案、纸质档案、自定义档案等多种管理类型，并且具备实物备查解决方案和数电票解决方案。在费控方面，这些功能模块能够全面记录企业的费用支出情况，为费用分析和控制提供详细的数据支持。 -
便捷调阅与归集：费控效率的有力提升
合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破了物理空间的限制，通过预置规则引擎自动匹配业务数据，大大提升了检索效率。这使得企业在费控过程中，能够快速获取所需的费用信息，及时进行费用核算和分析，提高费控的及时性和有效性。同时，这种方式也有助于企业实现双碳目标，减少纸质文件的使用，降低费用支出。 -
合规性保障：费控合规的坚实后盾
合思档案通过“四性检测 + 业务检测”双模检测，确保应收尽收，实现归档即合规。它严格满足国家政策要求，让企业在费控与档案管理过程中无需担心合规问题。合规的档案管理能够避免企业因违规而产生的罚款等额外费用，保障企业的费控工作顺利进行。 -
强大的连接与自动化能力：费控流程的智能优化
合思档案具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，实现100%自动归档。最大程度减少人工介入，降低了人力成本，提高了费控的自动化水平。同时，它拥有灵活承接、持续迭代的能力，能够应对数电票等变化，确保企业的费控与档案管理系统始终适应市场需求。
应用场景：费控全流程的无缝覆盖
-
应用场景多样：费控管理的全生命周期保障
合思档案适用于企业内部产生的各类财务数据以及外部系统的数据采集和管理，实现了电子会计档案全生命周期管理。从智能采集到预归档服务，再到基础管理、档案服务和统计分析等环节，每一步都紧密围绕费控展开。它能够在费用产生的各个阶段进行监控和管理，确保企业的费用支出始终处于可控范围。 -
客户案例丰富：费控成功的有力证明
众多企业通过合思档案在费控方面取得了显著成效。例如，年单据量2.6亿的企业，通过合思档案实现了多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化和借阅管理信息化。这不仅降低了企业的管理成本，提高了管理效率，还在费控方面取得了良好的效果。企业能够更加精准地掌握费用支出情况，对费用进行合理控制，避免了不必要的费用浪费。
世界上最大的重型装备制造商之一，通过单套制管理方案实现了档案管理标准化落地。提升了整理匹配效率，减少了存储空间和纸张打印成本，在费控方面也有出色表现。通过优化档案管理流程，降低了管理费用，提高了企业的经济效益。
中国最大的K12民办教育集团之一，借助合思档案重塑管理结构，简化会计管理流程，提高了工作效率。在费控方面，它帮助企业更好地掌握费用支出情况，合理规划预算，实现了费用的有效控制。
无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的需求，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其领先的技术、丰富的功能和成功的应用案例，能够为企业提供专业、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，在费控领域发挥重要作用。如果您的企业也面临费控与档案管理难题，不妨免费试用合思档案，开启企业费控与档案管理的新时代。
