在教育服务的广阔天地里，有这样一家具有深厚底蕴的企业，它是世界 500 强旗下的教育服务品牌。多年来，该企业在教育服务领域精耕细作，业务广泛且多元，在行业内颇具影响力和规模。然而，就像航行在大海中的巨轮也会遇到暗礁一样，这家企业在发展过程中，也面临着一些亟待解决的难题，尤其是在费用报销合规以及会计档案管理方面。
业务迷局：合规难题待解
这家教育服务品牌企业业务和财务系统众多，且彼此独立。各个系统的数据难以互通，就像一座座信息孤岛，导致结构化数据提取工作变得异常艰难。在费用报销合规方面，电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。
企业的实物存档更是一个棘手的问题。大量的实物档案占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的成本。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险，在费用报销合规的道路上增添了不少阻碍。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗费大量时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，这一系列工作费时费力。实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，也无法多人借阅，导致档案资产的利用率极低，进一步影响了费用报销合规的效率。
合思妙方：全生命周期档案管理
合思作为专业的解决方案提供商，为该客户量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案，助力企业实现费用报销合规。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口多达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，无需开发成本即可介入，真正实现了档案的应收尽收，为费用报销合规提供了坚实的数据基础。
接口传输方式多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。无论档案数据以何种形式存在，都能顺利进入系统。该方案实现了自动归档，具备智能组单、四性检测等功能。涵盖的会计类档案管理范围广泛，内部有凭证、订单等，外部有纸质发票及影像、银行电子回单等，全面保障了费用报销合规的各个环节。
合思拥有强大的规则引擎自定义搭建能力，能够实现亿级数据的秒级调阅，穿透联查无缝衔接。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，也让费用报销合规变得更加轻松高效。
实施征程：步步为营破难题
合思解决方案的实施有条不紊。首先，对该客户的多个业务和财务系统进行连接和整合，通过自动封装接口实现数据的互通。这一步就像是打通了企业信息流通的脉络，为后续的工作奠定了基础，也为费用报销合规创造了良好的条件。
接着，对各种来源的档案数据进行分类和整理，运用智能组单等功能进行初步处理。将杂乱无章的数据变得有序，就像给一群无序的士兵进行了编队，提高了工作的效率和准确性，有助于更好地实现费用报销合规。
然后，利用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式完成接口传输，将数据导入系统。这一步确保了所有数据都能顺利进入系统，为后续的检测和归档做好准备，在费用报销合规方面起到了承上启下的作用。
最后，对导入的数据进行四性检测等操作，确保数据的准确性和合规性，然后进行自动归档。这一系列操作保证了企业的会计档案管理符合规定，也为费用报销合规提供了有力的保障。
成果辉煌：效率提升成本降低
实施解决方案后，该企业取得了显著的成果。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率，费用报销合规也得到了更好的落实。
档案实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。员工可以快速准确地查找所需档案，节省了大量时间和精力，进一步提升了费用报销合规的操作效率。
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这不仅提高了企业的运营效率，还降低了人力成本，为费用报销合规提供了更有利的条件。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业无需再为大量的实物档案管理而烦恼，将更多的精力投入到核心业务中，同时也确保了费用报销合规工作的顺利进行。
客户心声：信心满满向未来
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，通过与合思合作，有效解决了之前会计档案管理的诸多难题，提高了工作效率，降低了成本。在费用报销合规方面，也取得了显著的改善。企业对未来的发展更有信心，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，进一步提升费用报销合规的水平。
如果您的企业也面临着类似的财务和档案管理难题，尤其是在费用报销合规方面存在困扰，不妨选择合思。合思拥有强大的功能和专业的团队，已经帮助众多企业解决了实际问题。我们将为您提供专业、高效的解决方案，助力企业实现数字化转型和降本增效，让费用报销合规不再是难题。欢迎拨打我们的电话 400 – 105 – 6505，或访问我们的网站 www.hosecloud.com 了解更多，还可以免费试用我们的产品，亲身体验合思解决方案的魅力。
