在我国，电子凭证改革正如同疾驰的列车，驶入发展的快车道。电子凭证全流程无纸化的时代已然来临，这一变革为企业的财务档案管理带来了全新的挑战与机遇。合思，作为领先的财务智能化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其前瞻性的技术和创新的理念，推出了合思档案这一强大的工具，帮助众多企业成功解决了财务档案管理的难题。接下来，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思如何助力企业实现降本增效。
红枣巨头的档案管理之困
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年的发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。这家企业业务规模庞大，拥有超过1000名员工，在全国范围内开设了400多家门店，并且有18家归档主体。然而，随着企业的不断发展壮大，其在财务档案管理方面逐渐暴露出诸多痛点。
归档难题首当其冲。在传统的纸质档案管理模式下，财务人员需要花费大量的时间来确认单据的一致性，每一张发票、每一份合同都需要反复核对，确保其与财务记录相符。这一过程不仅繁琐，而且极易出现档案遗失的情况，一旦重要档案丢失，将会给企业带来巨大的损失。
查找效率低下也是一个严重的问题。纸质档案受时空限制，只能存放在特定的物理空间中。当财务人员需要查阅某一份档案时，往往需要在堆积如山的文件中苦苦寻找，无法实现实时调阅和精准查找。这不仅浪费了大量的时间和精力，还可能影响到企业的决策效率。
成本居高不下同样不容忽视。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，企业不得不租赁专门的仓库来存放这些档案，这无疑增加了企业的运营成本。同时，档案的整理、保管和维护也需要投入大量的人力，进一步加重了企业的负担。
合规性问题也日益凸显。传统的纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全。随着信息技术的不断发展，电子文件的重要性日益凸显，如果企业不能妥善管理电子文件，可能会面临数据泄露、合规风险等问题。
合思档案的精准破局之策
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的诸多痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了针对性的解决方案。
-
打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案打破了不同系统之间的数据壁垒，实现了数据的同源共享。财务人员可以通过合思档案系统，一键联查相关的财务数据和档案信息，无需在多个系统之间来回切换，大大提升了工作效率。例如，当财务人员需要查询一笔费用的相关信息时，只需在系统中输入关键词，即可快速调出该笔费用的发票、合同、审批流程等所有相关档案，实现了财务数据的一站式查询。 -
自动组装档案 提升审计效率
在审计方面，合思档案实现了自动组装和智能审计。系统会根据审计要求，自动将相关的档案数据进行组装，形成完整的审计档案。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过合思档案系统，快速查阅和分析企业的财务档案，发现潜在的问题和风险，为企业的合规运营提供有力保障。 -
实物高效管理 精准定位档案
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，当档案入库时，系统会自动将二维码与电子档案进行关联。查阅者只需在系统中查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置，实现了实物档案的高效管理。例如，当财务人员需要查阅某一份实物档案时，只需在系统中输入档案编号，即可获取该档案的存放位置和相关信息，大大节省了查找时间。
显著成效见证合思实力
通过合思档案的应用，好想你健康食品股份有限公司获得了显著的收益。在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力进行的档案整理、归档和查询工作，现在通过合思档案系统实现了自动化和智能化，大大减轻了财务人员的工作负担。在总部接收管理方面，减少了80%的耗时。合思档案系统实现了档案的线上传输和共享，总部可以实时接收和处理各分支机构的档案信息，提高了信息传递的效率。在借阅管理方面，减少了67%的耗时。借阅者可以通过合思档案系统在线申请借阅档案，系统会自动审批并提供借阅权限，实现了借阅管理的便捷化和高效化。
此外，合思档案还为好想你节省了大量的综合成本。预计每年可减少综合成本20万元，这主要得益于档案存储空间的减少、人力成本的降低以及管理效率的提升。通过合思档案的应用，好想你健康食品股份有限公司成功解决了财务档案管理的痛点，实现了降本增效的目标。
在当前经济环境下，企业面临着日益激烈的市场竞争，提高运营效率和降低成本是企业生存和发展的关键。合思档案作为一款专业的财务智能化服务工具，为企业提供了全面、高效、安全的财务档案管理解决方案。它不仅可以帮助企业解决财务档案管理的难题，还可以助力企业实现财务数智化转型，提升企业的竞争力和运营效率。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，不妨抓住机遇，体验合思的专业解决方案。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其强大的功能和卓越的性能。只需拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，即可开启财务智能化服务的新征程。
