合思档案：解锁数电票时代费用报销合规新密码

在数字化浪潮席卷的当下，2025 年数电票全覆盖的目标如同一座灯塔，照亮了企业财务档案管理变革的方向。然而，企业在这一转型过程中，却面临着诸多档案管理难题，传统档案管理模式的痛点愈发凸显。

在纸电混合时代，企业高管犹如航行在茫茫大海中的船长，面临着纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的困境。财务人员则像忙碌的工匠，需手动逐一匹配核对档案数据，工作枯燥繁复。业务人员在费用报销时，更是深陷繁琐流程的泥沼。传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；还伴随着高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、数据不能有效利用；更潜藏着高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏。因数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求，以实现费用报销合规。

合思档案解决方案：多场景管理利器

合思档案以其领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，犹如一把万能钥匙，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，效率大幅提升。会计档案无需打印，应收尽收，数据完整、真实、合规，为企业费用报销合规提供了坚实保障。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，确保费用报销涉及的各类档案都能得到妥善处理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，并提供财务视角下的完整性检测方案，保障财务合规，让费用报销合规有迹可循。

全生命周期管理：功能丰富显实力

合思档案涵盖电子会计档案全生命周期管理的各个环节，功能丰富而全面。
智能采集可通过外部生态和内部多种方式获取数据，为费用报销合规提供源头数据保障。多源采集支持接口互联和手动采集两种方式。接口互联基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料；手动采集支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件自动切割、自定义配置 Excel 导入模板等。
预归档服务提供自动归档、业务检测等功能，确保费用报销相关档案在前期就符合规范。基础管理涉及档号管理、档案储存等，为档案有序管理奠定基础。档案服务包括身份调查、实物管理方案等，保障档案在各个环节的安全和可追溯性。
智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，减少 90%人工匹配工作量，提高费用报销档案处理效率。还可通过字段映射让查阅更便捷，同时具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，进一步强化费用报销合规。
档案管理具备权限管理、档案目录灵活扩展和系统规范预置档号等功能。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限等，确保费用报销档案数据的安全性；档案目录支持自定义分类和维护，方便企业根据自身需求管理档案；系统规范预置档号符合国家档案行业标准，支持企业自主扩展，为费用报销合规提供标准化管理。

核心亮点：独特优势展锋芒

合思档案具有诸多核心亮点，展现出其独特的优势。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，让费用报销相关数据的处理更加高效准确。
共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，为费用报销合规审查提供便利。
合思档案的“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用，同时业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，确保费用报销合规。
实物备查通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，为费用报销合规提供实物档案管理的有力支持。

角色价值：实用价值惠各方

合思档案为不同角色带来了显著的价值。
对于 CEO/高管，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理。提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营，在费用报销合规管理上为企业高层提供决策支持。
对于归档员/财务，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，让费用报销档案管理工作更加轻松高效。
对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，为费用报销合规审计提供便利。
合思档案能为企业显著降本增效，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。还能补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现资源重组，提升企业效益，全方位保障费用报销合规。

典型场景：现实应用显成效

合思档案在多个典型场景中展现出其实用性。
在企业财务入账环节，合思档案可实现业务流转、上传纸质原始凭证影像、直联全量电子会计资料等操作，支持财务人员高效完成入账工作，确保费用报销入账的准确性和合规性。
档案采集时，通过到单确认、扫码装盒、移动上架等操作，可实现档案的快速采集和整理，为费用报销档案的规范管理奠定基础。
业务人员在出差、招待后，可通过合思档案便捷地上交报销的电子票据，简化报销流程，提高费用报销的效率和合规性。
审计人员可通过合思档案的共享调阅解决方案，进行证据方案库查询、凭证抽凭查询、穿行调阅等操作，提高审计工作效率，保障费用报销合规审查的准确性。

成功案例：实践检验真品质

众多企业使用合思档案后取得了显著成效。
某企业年单据量 2.6 亿，使用合思档案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查。企业成本降低，流程精简，财务人员增效，费用报销合规管理得到有效提升。
世界上最大的重型装备制造商之一采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，在费用报销合规管理上实现了质的飞跃。
某企业通过合思档案的单套制管理方案，统一储存档案数据，实现业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，费用报销合规管理更加高效。
中国最大的 K12 民办教育集团之一使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，费用报销合规管理更加规范。

市场定位：差异化优势铸竞争力

合思档案定位为领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。
合思档案具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，为费用报销合规提供全面的数据支持。
合思档案拥有强大的规则匹配能力，能实现 100%自动归档，最大程度减少人工介入，符合国家政策要求，具备电子会计档案合规性管理能力，保障费用报销合规。
合思档案满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，能及时应对变化，其自主研发工具包具有更强大的数据获取、验签、解析能力，为费用报销合规管理提供技术保障。

在当前经济环境下，合思档案犹如企业档案管理的璀璨之星，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，全面保障费用报销合规。电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将持续为企业提供优质的档案管理解决方案。合思在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为企业提供及时、专业的服务。如果您想进一步了解合思档案，实现费用报销合规管理的新突破，不妨拨打 400 – 105 – 6505 电话、访问 www.hosecloud.com 网站或扫描微信公众号、微信小程序二维码。现在就免费试用合思档案，开启档案管理数字化之旅吧！