在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，财务数智化已成为企业提升竞争力的关键要素。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，始终深耕于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助众多企业在复杂的财务环境中挖出更多净利润。
本次，我们将目光聚焦于连锁零售业中的鸣鸣很忙，深入探寻合思如何助力其规范报销流程，解决财务与业务难题，为企业发展注入新的活力。
鸣鸣很忙：业务繁荣背后的报销困境
鸣鸣很忙集团是线下专业零食连锁领域的佼佼者。旗下拥有“零食很忙”“赵一鸣零食”两大知名品牌，全国门店总数超10000家。其以“成为人民的零食品牌”为企业愿景，秉持“帮消费者省钱、帮加盟商赚钱、帮员工更值钱”的使命，通过“薄利多销”的经营理念，精准定位于服务普通老百姓，满足大众零食刚需，成功打造出老百姓家门口的零食连锁品牌。
为了确保门店的运营质量，鸣鸣很忙实行门店标准化机制，投入了大量的人力和成本，构建了线上 + 线下结合的强管理巡店评分体系。这一体系有效地帮助加盟商提升了门店经营水平，形成了统一的门店经营标准。然而，在如此高效的门店运营管理体系背后，却隐藏着困扰巡店督导的低效财务报销流程问题。
一方面，差旅报销与申请脱节，给财务工作带来了巨大压力。由于10000 + 门店的巡店、督导等差旅需求旺盛，高频报销人员近500人。但申请与报销不在同一系统，缺乏关联关系，常常出现同一行程分两次报销、出差申请和报销行程不一致等情况。而且传统的贴票报销方式体验较差，大量的单据及发票，加上资金支付速度要求高、财务科目多，导致财务复核、做账压力极大，月均数十万的差旅费让财务人员苦不堪言。
另一方面，门店众多导致发票审核和回收困难重重。门店报销由总部财务负责，经常出现发票丢失、抬头错误等问题，或者报销单填写有误被退回，从而延长了报销时间。在发票稽核环节，大量发票均由财务登录发票校验平台逐个验证，不仅效率低下，还无法解决重复报销问题。
合思方案：开启高效报销新篇章
面对鸣鸣很忙在报销流程中遇到的诸多难题，合思凭借其专业的解决方案，为鸣鸣很忙引入了无需报销解决方案，助力其规范报销流程，让巡店督导、城市经理等高频出差和报销人员从低效复杂的报销流程中解放出来，拥抱更加简单高效的业财融合模式，提升报销体验，释放更多的时间和精力投入到业务中。
差旅无需报销，成本合理收缩。合思提供的解决方案实现了员工申请即合规，包括移动端申请、费标和差标自动校验、因公消费免垫资、差旅补贴自动计算、统一对账、统一结算、在线开票、多账户独立核算等功能。员工只需在移动端轻松申请，系统就能自动进行费用标准和出差标准的校验，确保申请合规。因公消费无需员工垫资，差旅补贴也能自动计算，统一对账和结算大大提高了报销效率，在线开票和多账户独立核算则满足了企业多样化的财务管理需求。
门店发票统一回收管理，减少“人”的精力投入。合思采用发票袋归集发票，免贴票、报销单免打印，发票自动与单据关联。收票后通过扫描仪识别，利用发票袋二维码自动验真查重。这种方式不仅提高了发票回收和审核的效率，还减少了人为错误和重复劳动，让财务人员从繁琐的发票管理工作中解脱出来。
拥抱自动化精细核算，车补金额自动计算。员工报销自动关联汽车，行程中灵活打卡，行程结束后补贴金额自动计算，并自动统计至车补台账。系统定位准确、自动识别，AI风控助手还能识别异常操作，确保车补核算的准确性和合规性。
方案落地：稳步推进规范报销流程
为了确保解决方案能够顺利实施，合思与鸣鸣很忙团队进行了深入的沟通和协作。
首先，合思与鸣鸣很忙团队充分沟通需求，详细了解各个流程的痛点和期望达到的效果。通过深入调研和分析，合思准确把握了鸣鸣很忙在报销流程中的关键问题，为制定个性化的解决方案提供了有力依据。
接着，对相关人员进行系统操作培训。合思组织专业的培训团队，为巡店督导、城市经理、财务人员等进行了全面的系统操作培训，确保他们都能熟练使用新的报销和管理系统。培训内容包括系统功能介绍、操作流程演示、常见问题解答等，通过理论讲解和实际操作相结合的方式，让参训人员快速掌握系统的使用方法。
然后，逐步推进系统的上线使用。合思采用了从部分门店试点开始的策略，先在一些具有代表性的门店进行系统试点运行。在试点过程中，密切关注系统的运行情况，收集用户的反馈意见，并根据反馈进行调整和优化。经过一段时间的试点和优化后，再将系统全面推广到所有门店，确保系统的稳定性和可靠性。
最后，持续对系统的运行情况进行监控和维护。合思建立了完善的系统监控和维护机制，实时监控系统的运行状态，及时发现和解决出现的问题。同时，定期对系统进行升级和优化，以适应企业业务发展的需求，确保系统始终保持高效稳定的运行。
成果显著：规范报销流程带来多重效益
经过一段时间的实施和运行，合思为鸣鸣很忙提供的解决方案取得了显著的成果和效益。
鸣鸣很忙业内首屈一指的高周转率得到了有效保障。门店周转时间缩短至7 – 8天，仓库周转时间为5 – 7天，从“供应商货到仓”至“门店端到消费者”仅需15天。高效的周转速度不仅提高了企业的资金使用效率，还增强了企业的市场竞争力。
采购流程在系统内完成，实现了合规、透明、留痕，全流程精细化管理。通过系统的自动匹配和审核功能，减少了不必要的资源浪费。上线半年后，采购成本同比降低了30%，为企业节省了大量的资金。
财务自动化程度达到99.9%以上。合思付款·银企直联·自动记账功能，实现了采购订单、发票、入库单的快速匹配，敏捷付款，凭证自动生成，结账周期大大缩短。财务人员从繁琐的手工记账和审核工作中解放出来，能够将更多的精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中。
极物思维从提交到归档，门店报账至多24h。财务数字化为企业年节约成本5000万，大大提高了企业的经济效益。规范报销流程不仅提高了报销效率，还减少了财务风险，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
鸣鸣很忙评价与行动号召
鸣鸣很忙CIO孙浩表示：“休闲零食面对的是万亿级的市场，蓝海当前，拼的就是效率。占有市场的效率、决策的效率都十分重要。效率的提升必须依赖数字化。数字化是慢工出细活，但一旦形成竞争壁垒就很难在短时间内被超越。对我们企业来说，数字化是业务发展的基石。”
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