在我国，电子凭证改革正如同飞驰的列车，迅速驶入发展的快车道。电子凭证全流程无纸化的时代已然来临，这一变革为企业的财务管理带来了新的机遇与挑战。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了时代的脉搏。其精心打造的合思档案管理平台，宛如一把金钥匙，为众多企业解决了电子凭证接收、报销、入账、归档等一系列棘手难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同探寻合思档案是如何助力企业在企业发票管理方面实现财务数智化转型的。
红枣上市企业的发票管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路砥砺前行，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理尤其是企业发票管理方面却面临着重重困境。
首先是归档难题。在进行财务归档时，财务人员需要花费大量的时间去仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张发票都需要与相关的业务单据进行核对，确保金额、日期、业务内容等信息完全匹配。在这个过程中，稍有疏忽就可能导致归档错误。而且，由于纸质档案的管理方式存在诸多弊端，档案遗失的情况难以避免。一旦发票等重要档案遗失，不仅会给财务核算带来麻烦，还可能影响企业的税务申报和合规经营。
其次是查找困难。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来十分耗时费力。当企业需要查阅某一张发票或相关档案时，往往需要在堆积如山的纸质档案中逐一查找。有时候，为了找到一份档案，可能需要花费数小时甚至数天的时间。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了工作效率。在企业的日常运营中，经常会遇到需要快速获取发票信息的情况，比如在进行财务审计、税务检查或者与供应商核对账目时，这种查找难的问题就显得尤为突出。
再者是成本高昂。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了巨大的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，并且要配备专人进行管理和维护。档案室的租赁、装修、保管设备的购置等都需要投入大量的资金。同时，人力成本也是一笔不小的开支。财务人员需要花费大量的时间和精力来进行档案的整理、归档和查找工作，这无疑增加了企业的运营成本。
最后是合规风险。纸质档案管理办法存在诸多不足之处，无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用。在当前的监管环境下，企业的发票管理必须严格遵守相关法律法规。如果发票等档案管理不善，可能会面临税务处罚、审计风险等问题，给企业带来不必要的损失。
合思档案：化解企业发票管理难题的良方
针对好想你健康食品股份有限公司在企业发票管理方面的业务痛点，合思档案提供了一系列行之有效的解决方案。
- 打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。在传统的企业发票管理模式下，不同系统之间的数据无法实现有效共享，导致财务人员在进行发票核对和查询时需要在多个系统之间切换，效率低下。而合思档案管理平台将所有相关数据整合到一个平台上，为财务人员实现了便捷利用。
财务人员只需一键操作，就可以联查发票、单据、回单和凭证等相关信息。无论是在进行财务核算、审计还是税务申报时，都可以快速准确地获取所需的信息。这种便捷的联查功能，有效提升了财务人员的工作效率。例如，在进行月度财务报表编制时，财务人员可以通过合思档案平台快速查询到所有相关发票的信息，无需再手动翻阅纸质档案，大大缩短了报表编制的时间。
- 自动组装档案 提升审计效率
在企业的日常运营中，审计是一项重要的工作。传统的审计方式主要以纸质数据为主，审计人员需要花费大量的时间和精力来查阅和核对纸质档案。而合思档案提供了自动组装档案的功能，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。
平台可以根据审计要求自动组装相关的发票、单据和凭证等档案，形成完整的审计数据包。审计人员可以直接在平台上进行审计工作，无需再到企业现场查阅纸质档案。这种方式不仅提升了审计效率，还减少了审计过程中的人为错误。同时，电子档案的可追溯性和安全性也为审计工作提供了有力保障。例如，在进行年度税务审计时，审计人员可以通过合思档案平台快速获取企业全年的发票信息，进行全面的数据分析和核对，大大提高了审计的准确性和效率。
- 实物高效管理 精准定位档案
对于企业来说，发票等实物档案的管理也是一个难题。合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速获取该档案的电子信息。
同时，虚拟档案库房可以对实物档案进行精准的定位和管理。当查阅者需要查阅某一份实物档案时，只需在平台上输入相关信息，就可以快速定位到该档案的存放位置。这种方式不仅提高了实物档案的查阅效率，还减少了档案遗失和损坏的风险。例如，在企业进行档案盘点时，工作人员可以通过合思档案平台快速核对实物档案的数量和状态，确保档案的安全和完整。
显著成效：合思档案助力企业降本增效
合思档案的解决方案为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的收益，尤其在企业发票管理方面成效显著。
在人工耗时方面，合思档案的应用减少了90%的人工耗时。财务人员无需再花费大量的时间进行发票的核对、归档和查找工作，工作效率得到了极大的提升。例如，原来每月需要10个工作日才能完成的发票归档工作，现在只需要1个工作日就可以完成。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%的管理耗时。总部可以通过合思档案平台实时获取各分支机构的发票信息，无需再等待纸质档案的邮寄和整理。这不仅提高了信息的及时性和准确性，还减少了总部的管理成本。
在借阅管理耗时方面，减少了67%的管理耗时。借阅者可以通过平台在线申请借阅发票等档案，无需再到档案管理部门办理繁琐的手续。档案管理人员可以通过平台快速审批和发放档案，大大缩短了借阅流程。
在成本方面，预计每年减少综合成本20万元。这主要包括人力成本、档案存储成本和管理成本等方面的减少。通过合思档案平台的应用，企业实现了发票管理的自动化和数字化，降低了运营成本，提高了经济效益。
合思档案：引领企业发票管理数智化未来
合思档案凭借其全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的优势，帮助好想你健康食品股份有限公司成功解决了企业发票管理的难题，实现了降本增效和合规经营。在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和竞争，实现财务数智化转型已经成为企业发展的必然趋势。
合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务。未来，合思档案将不断引入新的技术和功能，为企业提供更加高效、便捷、安全的发票管理解决方案。无论是大型企业还是中小企业，都可以通过合思档案平台实现发票管理的数智化转型，提升企业的核心竞争力。
如果您的企业也面临着企业发票管理的困扰，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案。现在还可以免费试用合思档案管理平台，开启企业发票管理的数智化之旅。
