在当今数字化浪潮中，电子凭证的广泛应用正深刻改变着企业的运营模式。自2024年11月1日铁路旅客运输领域、12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票以来，我国电子凭证改革已然驶入快车道。这一变革本应解决电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里问题，但企业在档案管理方面却依旧面临着诸多棘手的难题。
传统纸质档案管理就像一座难以翻越的大山，存在着归档难、查找慢、成本高、不合规等一系列问题。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务人员在归档时需要花费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。同时，纸质档案受限于时间和空间，查找时耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。另外，大量纸质档案管理对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。如金牌橱柜家居科技股份有限公司，其打印成本预估达180000元/年，存储空间成本90000元/年。更为关键的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不满足现代管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，且档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患。
面对这些难题，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业带来了电子报销便捷的新解决方案。
档案管理新方案破解企业痛点
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。它就像一位贴心的档案管理专家，能有效解决企业在档案管理方面的痛点。
合思档案通过统一存储功能，打破了数据孤岛。它将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存、统一标准、统一管理。金牌橱柜家居科技股份有限公司采用此方案后，实现了档案数据的智能化管理，让档案管理变得更加有序和高效。
合思档案还具备自动组装功能。在内外审计时，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。好想你健康食品股份有限公司应用后，审计效率得到显著提升，让企业的审计工作变得更加轻松。
对于有大量实物档案的企业，合思档案借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配。查阅者只需查询电子档案，就能快速定位实物位置，提高了实物管理效率。
核心功能优势铸就卓越档案管理体验
合思档案拥有众多强大的核心功能与优势，为企业带来电子报销便捷的同时，也提升了档案管理的整体水平。
它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的功能，实现了电子会计档案全生命周期管理。这一管理过程包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等四个环节。在智能采集方面，可通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）进行，确保档案信息的全面和准确。
在档案制档方面，合思档案能智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件，保证了档案的准确性和合规性。就像一位严谨的档案整理师，将每一份档案都整理得井井有条。
档案管理上，合思档案有精准权限管控、档案目录灵活扩展的优势。采用水印管理，档号符合国标要求，保障了档案数据的安全。这就如同为档案数据加上了一把坚固的锁，让企业无需担心数据安全问题。
在档案利用时，合思档案支持多维检索、一站式预览，可在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，方便企业高效利用档案。无论是查找某一份档案，还是进行档案的借阅和盘点，都能轻松应对。
多行业应用案例彰显实际效果
合思档案在多个行业都有成功的应用案例，充分体现了其电子报销便捷的实际效果。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这一系列的数据变化，让企业在档案管理方面节省了大量的时间和成本。
餐饮行业的COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。电子报销便捷的优势在餐饮行业得到了充分体现。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。合思档案让家居行业的档案管理更加高效和合规。
数字阅读行业的帆书仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5。合思档案为数字阅读行业带来了显著的成本节约和效率提升。
在当前经济环境下，电子凭证全流程无纸化时代已经到来，企业应顺应这一趋势，抓住电子凭证数字化转型的机遇。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，有强大的实力为企业提供服务。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，众多企业的选择证明了合思档案的可靠性。
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