在当今数字化浪潮的席卷之下，电子凭证数字化转型已然成为时代发展的必然趋势。企业要想在激烈的市场竞争中站稳脚跟，实现可持续发展，财务数智化升级迫在眉睫。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其旗下的电子会计档案管理平台——合思档案，为众多企业解决了财务档案管理方面的诸多难题，成功实现了降本增效。接下来，我们将以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思档案的解决方案以及所取得的显著成效，同时也将重点关注电子文档审计在其中的重要作用。
好想你财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年的发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。公司规模不断扩大，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数以及18家归档主体。然而，在财务档案管理方面，却面临着重重困境。
在归档环节，财务人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数据都需要反复确认，这无疑是一项繁琐且耗时的工作。而且，即使投入了大量的人力和时间，档案遗失的情况仍然难以避免。一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能给企业带来潜在的风险。
纸质档案的查找更是让财务人员头疼不已。在堆积如山的纸质档案中寻找一份需要的文件，就像大海捞针一样困难。无法实现实时调阅，当急需某份档案时，往往需要花费很长时间去寻找；无法同时借阅，多人需要查阅同一份档案时就会产生冲突；无法精准查找，只能通过人工翻阅的方式进行查找，效率极其低下。
大量的纸质档案管理对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，占用了大量的办公空间；同时，还需要安排专人负责档案的整理、保管和查找工作，增加了人力成本。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，随着时间的推移，纸质档案可能会出现损坏、褪色等情况，导致数据无法安全可用，这显然不满足企业的管理要求。在电子文档审计方面，这些问题也会给审计工作带来极大的困难，增加了审计的时间和成本。
合思档案破局良方
- 数据同源便捷审计
合思档案针对好想你面临的业务痛点，提出了全面的解决方案。首先是打破数据壁垒，实现数据同源。在传统的财务档案管理模式下，不同来源的数据往往分散在各个系统中，彼此之间缺乏有效的关联。合思档案通过先进的技术手段，将各种数据进行整合，实现了数据的同源。
对于财务人员来说，这意味着可以实现便捷利用。在进行电子文档审计时，只需要一键联查，就可以快速获取与审计相关的所有数据。例如，当审计人员需要查看某一笔业务的相关单据、发票和凭证时，只需要在系统中输入关键词，就可以一次性调出所有相关信息，大大提高了工作效率。这种数据同源的方式，不仅方便了财务人员的日常工作，也为电子文档审计提供了有力的支持。
- 自动组装高效审计
合思档案的另一个重要解决方案是自动组装，审计便捷。在传统的审计过程中，审计人员需要花费大量的时间和精力来收集和整理审计所需的数据。而合思档案通过系统的自动组装功能，将相关的数据进行整合，形成完整的审计档案。
在进行电子文档审计时，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统会自动对电子文档进行审计，检查数据的准确性、完整性和合规性。一旦发现问题，系统会及时发出预警，提醒审计人员进行进一步的核实和处理。这种方式大大提升了审计效率，减少了审计人员的工作量。同时，也提高了审计的准确性和可靠性，降低了审计风险。
- 实物匹配精准审计
在实物管理方面，合思档案借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配。每一份纸质档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，就可以快速定位到该档案的电子信息。在进行电子文档审计时，查阅者只需要查询电子档案，就可以轻松定位到实物档案的位置。
虚拟档案库房的建立，使得档案的管理更加高效和便捷。审计人员可以在系统中对档案进行分类、检索和统计，实现对档案的全面管理。同时，通过二维码的扫描，还可以记录档案的借阅和归还情况，确保档案的安全和完整。这种实物与电子档案的匹配方式，为电子文档审计提供了更加精准的支持，提高了审计的质量和效率。
好想你显著成效展现
通过合思档案的解决方案，好想你取得了显著的成果。在人工耗时方面，减少了90%。原本需要花费大量人力和时间来完成的财务档案管理工作，现在通过合思档案的系统自动处理，大大提高了工作效率。总部接收减少了80%的管理耗时，这意味着总部可以更加高效地处理和管理下属公司的财务档案，提高了整体的管理水平。
在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。以往借阅档案需要填写大量的表格，经过繁琐的审批流程，现在只需要在系统中进行操作，就可以快速完成借阅和归还手续。预计减少综合成本20万元/年，这对于企业来说是一笔不小的节省。在电子文档审计方面，这些成效也使得审计工作更加高效和准确，降低了审计成本。
合思档案为好想你健康食品股份有限公司带来了高效、合规、低成本的财务档案管理体验，充分展现了其在企业财务数智化升级中的强大实力。在电子文档审计方面，合思档案的解决方案为审计工作提供了有力的支持，提高了审计的效率和质量。
随着电子凭证全流程无纸化时代的到来，合思将继续凭借其先进的技术和丰富的经验，为更多企业提供优质的财务数智化服务。在电子文档审计领域，合思档案也将不断创新和完善，为企业提供更加高效、准确的审计解决方案。
如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案。现在还可以免费试用合思档案，开启财务数智化新征程，让电子文档审计变得更加轻松和高效。
