在当前经济环境下，企业面临着诸多管理挑战，财务档案管理便是其中关键一环。随着我国电子凭证改革加速推进，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。合思作为国内领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，旗下的在线档案系统已帮助众多企业化解财务档案管理难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究在线档案系统带来的变革。
红枣行业上市企业的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司创立于1992年，并于2011年成功在深交所中小板上市，是红枣行业颇具影响力的上市企业。该公司业务广泛，规模庞大，拥有1000 + 员工以及400 + 全国门店。
然而，在财务档案管理方面，公司却遭遇重重困境。
归档难题重重
财务归档工作犹如一场艰难的战役。工作人员需要耗费大量时间仔细确认单据等的一致性，稍有疏忽，档案便可能遗失，前期的努力也将付诸东流。这不仅降低了工作效率，还可能对企业的财务数据完整性造成影响。
查找效率低下
纸质档案犹如被禁锢在时空牢笼之中，受到时间和空间的双重限制，无法实现实时调阅。当财务人员急需某份档案时，往往只能在堆积如山的纸质档案中苦苦搜寻，浪费了大量的时间和精力。
管理成本高企
大量的纸质档案管理就像一座沉重的大山，对空间和人力都提出了极高的要求。企业需要专门的场地来存放档案，还需要安排专人进行整理和保管，这无疑增加了企业的运营成本。
合规风险凸显
纸质档案管理办法在电子原文件长期保存和数据安全方面存在明显短板。在数字化时代，电子文件的安全性和完整性至关重要，一旦出现数据丢失或泄露问题，企业将面临巨大的合规风险。
在线档案系统的针对性解决方案
合思的在线档案系统针对好想你公司的业务痛点，量身定制了一系列行之有效的解决方案。
打破数据壁垒，实现同源便捷利用
在线档案系统具有打破壁垒、数据同源的显著优势。它为财务人员搭建了一个便捷的信息利用平台，实现了一键联查功能。财务人员无需在不同的系统和文件中来回切换查找，只需轻点鼠标，即可快速获取所需的档案信息。这就好比为财务人员配备了一个智能助手，大大提升了工作效率，让财务工作变得更加轻松高效。
自动组装档案，优化审计流程
内外审计工作在传统模式下往往耗时费力。而在线档案系统实现了自动组装档案，将审计标准聚焦于档案数据，纸质数据仅作为辅助参考。这样一来，审计人员可以更加高效地开展工作，不再需要在海量的纸质档案中寻找证据，审计效率得到了显著提升。
实物高效管理，精准定位查询
在线档案系统借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的精准匹配。当查阅者需要查找实物档案时，只需查询电子档案信息，系统就能迅速定位实物档案的存放位置。这就如同为每一份实物档案贴上了智能标签，无论档案存放在何处，都能轻松找到。
引入在线档案系统后的显著成效
通过引入合思的在线档案系统，好想你公司在财务档案管理方面取得了令人瞩目的成效。
大幅削减人工耗时
在引入在线档案系统后，公司的财务档案管理工作效率得到了质的提升。人工耗时减少了90%，原本需要大量人力和时间完成的工作，现在只需一小部分人力和时间就能完成。财务人员从繁琐的档案管理工作中解放出来，可以将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
显著降低总部接收管理耗时
总部接收档案的管理耗时减少了80%。在线档案系统实现了档案数据的实时传输和共享，总部可以及时获取各门店和部门的档案信息，不再需要等待纸质档案的邮寄和整理，大大提高了总部对档案的管理效率。
借阅管理效率飞升
借阅管理的管理耗时降低了67%。借阅者可以通过在线档案系统在线提交借阅申请，管理人员也可以在线审批和跟踪借阅情况，整个借阅流程变得更加透明和高效，减少了人为沟通和协调的时间成本。
综合成本显著降低
预计公司每年可减少综合成本20万元。在线档案系统减少了纸质档案的使用，降低了档案存储的空间成本和人力成本。同时，高效的档案管理流程也减少了因档案管理不善带来的潜在损失，为企业节约了大量的资金。
合思的在线档案系统凭借其强大的功能和优质的服务，为好想你公司打造了一个高效、合规、低成本的财务档案管理模式。在当前经济环境下，企业降本增效的需求愈发迫切，财务档案管理的数字化转型势在必行。合思将始终秉持以客户为中心的服务理念，持续优化在线档案系统的产品和服务，全力助力更多企业实现财务数智化转型。
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