在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，我国电子凭证改革正以势不可挡的姿态驶入快车道，电子凭证全流程无纸化的崭新时代已然来临。在这场变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其敏锐的市场洞察力和卓越的技术实力，推出了智能归档平台——合思档案管理平台，为企业实现财务数智化转型注入了强大动力。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同探寻智能归档平台的卓越应用成效。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，历经多年的砥砺奋进，于2011年成功在深交所中小板上市，一举成为红枣行业的领军企业。公司规模宏大，拥有1000 +员工、400 +全国门店数以及18家归档主体。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却成为了制约其进一步发展的瓶颈。
首先是归档难题。每到财务归档之时，财务人员仿佛陷入了一场与时间的赛跑。他们需要花费大量的时间仔细确认单据、发票等的一致性，在浩如烟海的纸质档案中逐一核对，稍有不慎就可能出现差错。而且，纸质档案极易遗失，一旦丢失，寻找起来犹如大海捞针，给财务工作带来了极大的困扰。
其次是查找缓慢。纸质档案受时空的限制，宛如被禁锢在时间和空间的牢笼里。当需要查阅某份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的档案库中翻找，难以实现实时调阅和精准查找。在紧急需要档案信息的情况下，这种低效的查找方式严重影响了工作效率。
再者是成本居高不下。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了极高的要求。企业需要租赁专门的档案库房来存放这些档案，随着业务的不断发展，档案数量与日俱增，库房的租赁成本也水涨船高。同时，还需要安排专人负责档案的整理、保管和查找工作，人力成本也不容小觑。
最后是合规性问题。传统的纸质档案管理办法在电子文件的长期保存和数据安全方面存在明显的不足。无法保证电子原文件的长期保存和数据的安全可用，这在日益严格的监管环境下，给企业带来了潜在的合规风险。
智能归档平台的破局之策
针对好想你健康食品股份有限公司面临的这些棘手问题，合思的智能归档平台提供了全面而有效的解决方案。
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打破数据壁垒 实现便捷联查
智能归档平台打破了不同数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员只需轻轻一键，就能实现关联数据的便捷联查。以往需要花费大量时间和精力在不同系统和纸质档案中查找和核对的数据，如今在智能归档平台上瞬间即可呈现。这不仅大大提升了财务人员的工作效率，还减少了因人为疏忽导致的差错，让财务工作变得更加轻松和高效。 -
自动组装档案 提升审计效率
在审计环节，智能归档平台发挥了巨大的优势。它能够自动组装档案，以档案数据为标准，纸质数据为辅。内外审计人员在进行审计工作时，无需再像以往那样在海量的纸质档案中苦苦寻觅，只需在平台上即可快速获取所需的审计数据。这一创新的审计方式，有效提升了审计效率，缩短了审计周期，为企业节省了大量的时间和成本。 -
实物高效管理 精准定位档案
为了解决纸质档案实物管理的难题，智能归档平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。查阅者在平台上查询电子档案时，系统能够迅速定位到实物档案的存放位置。这就好比给每一份档案都贴上了精确的导航标签，无论档案数量有多少，都能轻松找到，大大提高了档案实物管理的效率。
智能归档平台带来的显著成效
通过智能归档平台的实施，好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面取得了令人瞩目的成果。
在人工耗时方面，智能归档平台的应用使得人工操作流程得到了极大的优化，减少了90%的人工耗时。财务人员从繁琐的纸质档案管理工作中解脱出来，能够将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
总部接收管理耗时也大幅减少。以往总部在接收各部门的档案时，需要进行大量的人工核对和整理工作，效率低下。如今，借助智能归档平台，档案的接收和整理实现了自动化，总部接收减少了80%的管理耗时。
借阅管理也变得更加高效。在传统的纸质档案管理模式下，借阅档案需要经过繁琐的登记和查找流程，管理耗时较长。而智能归档平台实现了借阅流程的电子化，借阅管理减少了67%的管理耗时。
从成本角度来看，智能归档平台的应用为企业带来了实实在在的经济效益。预计每年可减少综合成本20万元，这其中包括了库房租赁成本、人力成本以及因档案遗失和差错导致的潜在损失等。这一系列的数据充分表明，智能归档平台帮助好想你在财务档案管理方面实现了显著的降本增效。
开启财务数智化转型新篇章
合思的智能归档平台在好想你健康食品股份有限公司的成功应用，无疑是企业财务数智化转型道路上的一座耀眼丰碑。它充分展示了智能归档平台在解决企业财务档案管理痛点、实现降本增效方面的强大能力。
在当前经济环境下，企业面临着日益激烈的市场竞争和不断变化的监管要求。实现财务数智化转型已经成为企业提升核心竞争力、实现可持续发展的必由之路。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断加大研发投入，优化产品和服务，致力于为更多企业提供更加优质、高效的智能归档解决方案。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，不妨抓住这个难得的机遇，免费试用合思的智能归档平台，开启财务数智化之旅，让有限的资源发挥更有效的作用，为企业的发展注入新的活力。
