在我国，电子凭证改革正如同疾驰的列车，驶入发展的快车道。电子凭证全流程无纸化时代已然来临，为企业的财务管理带来了新的机遇和挑战。然而，企业在会计档案管理方面，尤其是发票归档规范上，仍然面临着重重痛点。合思，作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地洞察到了这些问题，推出了合思档案这一创新产品，致力于为企业解决发票归档规范难题。
产品背景：发票归档规范困境待解
我国电子凭证开具端已基本实现数字化适配，这无疑是财务管理领域的一大进步。然而，在电子凭证接收、报销、入账、归档等环节，企业却遭遇了诸多难题。特别是在发票归档规范方面，纸质档案管理的弊端日益凸显。
首先是归档难。企业需要花费大量时间确认单据的一致性，每一张发票都要与相关业务信息仔细核对，确保准确无误后才能进行归档。这一过程繁琐且容易出错，大大降低了工作效率。而且，纸质档案还存在遗失的风险，一旦发票丢失，不仅会影响企业的财务核算，还可能面临税务风险。
其次是查找慢。当企业需要查阅历史发票时，往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅。由于缺乏有效的检索手段，查找一张发票可能需要耗费数小时甚至数天的时间，严重影响了企业的决策效率。
再者是成本高。纸质档案的存储需要占用大量的空间，企业需要租赁专门的档案室来存放发票，这无疑增加了企业的运营成本。同时，人工整理和管理纸质档案也需要投入大量的人力，进一步加重了企业的负担。
最后是不合规。纸质档案不满足电子原文件长期保存和数据安全要求，容易受到自然灾害、人为破坏等因素的影响。而且，随着国家对企业财务合规要求的不断提高，纸质档案在数据安全和可追溯性方面的不足也日益明显。
解决方案：合思档案开启新篇
为了解决企业在发票归档规范方面的难题，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务，助力企业实现发票归档规范，进而达成降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
合思档案的广泛连接生态，能够与企业现有的各类业务系统进行无缝对接，实现数据的实时共享和交互。无论是采购系统、销售系统还是财务系统，都能与合思档案紧密集成，确保发票信息的及时准确传递。
双轮驱动的模式创新，将技术创新与业务创新相结合。一方面，通过先进的信息技术手段，实现发票的自动化处理和管理；另一方面，深入了解企业的业务需求，为企业提供个性化的解决方案，满足不同企业在发票归档规范方面的特殊要求。
无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，让企业的财务管理更加高效便捷。员工在消费时无需再进行繁琐的报销流程，系统自动将消费信息与发票进行关联，并完成入账和归档操作。这不仅提高了员工的满意度，还大大减少了财务部门的工作量。
核心功能：铸就发票归档规范之基
合思档案具有全流程合规化、自动化、数字化的特点，为企业的发票归档规范提供了强有力的支持。
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档案采集：智能互联高效采集
在档案采集方面，合思档案通过开放式接口互联实现自主采集。它能够与企业的各种业务系统进行对接，自动获取发票信息，无需人工手动录入。大文件自动切割功能，能够将大型发票文件进行合理分割，方便存储和管理。数电票自动化解析功能，则能够快速准确地识别发票的关键信息，如发票号码、金额、日期等，为后续的处理提供基础。 -
制档：智能关联精准组装
制档时，合思档案能够智能关联、自动组装发票信息。它会根据发票的业务属性和关联关系，将相关发票进行自动分类和组装，形成完整的会计档案。同时，系统还会进行四性检测，即真实性、完整性、准确性和可用性检测，确保发票信息的质量。业务检测功能则能够对发票的业务合规性进行检查，防止出现违规发票。自定义版式文件功能，让企业可以根据自身需求定制发票的展示和存储格式。 -
管理：权限管控灵活扩展
在管理方面，合思档案具有精准权限管控功能。企业可以根据员工的职位和职责，设置不同的访问权限，确保发票信息的安全性。档案目录灵活扩展功能，能够根据企业的业务发展和管理需求，随时调整档案目录结构，方便企业对发票进行分类管理。水印管理功能，为发票添加独特的水印标识，防止发票被篡改和盗用。档号符合国标要求，确保发票档案的规范性和可追溯性。 -
利用：多维检索便捷高效
利用合思档案时，企业可以进行多维检索。可以根据发票的号码、日期、金额、供应商等多种条件进行组合检索，快速找到所需发票。一站式预览功能，让企业可以在一个界面上查看发票的详细信息和相关附件，无需在多个系统之间切换。支持在线借阅功能，员工可以通过系统在线申请借阅发票档案，提高了档案的利用效率。异构系统联查功能，能够与企业的其他业务系统进行关联查询，方便企业进行业务分析和决策。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，让企业可以对纸质发票和电子发票进行统一管理，实现档案数据的可视化和可监控性。
合思档案还能自动化归档，告别重复性工作。系统会根据预设的规则，自动将发票进行归档处理，无需人工干预。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。
应用场景：发票归档规范成功典范
合思档案在多个行业都有成功的应用案例，为企业解决了发票归档规范难题，实现了降本增效。
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案之前，面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。大量的纸质发票让档案管理工作变得异常繁琐，员工需要花费大量时间进行发票的整理和归档。使用合思档案后，通过自动化采集和归档功能，减少了90%的人工耗时。同时，电子档案的存储和管理方式，预计每年减少综合成本20万元。而且，合思档案的合规性检测功能，确保了发票归档的规范性，降低了企业的税务风险。
COMMUNE幻师在财务管理方面一直致力于提高效率和降低成本。合思档案的应用，让其在发票归档规范方面取得了显著成效。通过电子发票的管理和自动化归档，纸张使用量减少了88%，年节约成本5000万元。同时，便捷的检索和利用功能，提高了企业的决策效率，为企业的发展提供了有力支持。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在发票匹配和归档方面存在较大难题。大量的发票需要人工进行匹配和归档，不仅耗时费力，而且容易出错。合思档案的智能关联和自动组装功能，让发票匹配耗时减少了84%。预估节省总体成本30万 +/年。而且，规范的发票归档管理，为企业的财务审计和税务申报提供了便利。
开启财务数智化新篇章
合思档案凭借其强大的功能和显著的应用效果，能够帮助企业有效解决会计档案管理难题，尤其是在发票归档规范方面，为企业提供了全面的解决方案。它让企业的发票管理更加规范、高效、安全，实现了降本增效和合规经营的目标。
如果您的企业也面临发票归档规范难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验其强大的功能和便捷的操作，让合思档案助力您的企业开启财务数智化新篇章。
