在商业的舞台上，财务数字化转型如同一场精彩的剧目，正不断上演。今天，我们以某畅销30余年的国民经典零食品牌为例，看看合思是如何助力其解决财务难题，在费用凭证管理领域实现卓越变革，开启财务数字化转型新篇章的。
客户简介：经典零食的辉煌征程
该客户作为国民经典零食品牌，在市场上已经畅销了30余年，其品牌影响力深入人心。在长期的市场耕耘中，品牌积累了庞大的业务量，年单据量高达2.6亿。如此巨大的单据量，无疑对其费用凭证管理提出了极高的要求。每一张单据都承载着企业的业务往来信息，如何高效、准确地管理这些单据，成为了企业财务部门面临的重要挑战。
业务背景现状与痛点：管理困境待突破
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复杂版图下的低效管理
该品牌拥有覆盖全国的销售版图，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。在这样的业务模式下，管理流程涉及多个系统，这些系统之间缺乏有效的整合，导致管理流程繁杂且低效。费用凭证在不同系统之间流转，容易出现信息丢失或错误，给费用凭证管理带来了极大的困难。 -
对账核算难题重重
差旅平台的对账方案不够灵活，而企业对核算精细化管理的要求却很高。财务人员需要在Excel中对数据进行二次整理，然后进行人工记账。这种传统的方式不仅耗费大量的时间和精力，而且容易出现人为错误，难以释放财务价值。在费用凭证管理方面，无法实现高效准确的核算和对账，影响了企业的财务管理效率。 -
差旅管控粗放
事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活。这使得差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。在费用凭证管理中，差旅费用的凭证审核和管控缺乏有效的手段，导致费用支出不合理，增加了企业的成本负担。 -
档案管理之痛
纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案容易出错，不仅造成了高额的人力物力浪费，而且在费用凭证管理中，难以快速准确地获取所需的凭证信息，影响了财务工作的效率和决策的及时性。
解决方案：全流程智慧之钥
合思为该企业提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”全流程解决方案。这个方案涵盖了总额管控、商旅线上订购、发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、自动记账、商旅分析等多个环节。
在费用凭证管理方面，通过总额管控，企业可以对费用支出进行整体规划和控制，确保费用支出在合理范围内。商旅线上订购和发票采集功能，实现了费用凭证的源头管理，保证了凭证信息的准确性和完整性。审核对账、统一开票和自动提报功能，提高了费用凭证处理的效率，减少了人工干预，降低了错误率。资金结算后，自动进行档案归档和自动记账，实现了费用凭证管理的自动化和数字化。商旅分析功能则为企业提供了数据支持，帮助企业优化差旅管理，进一步提升费用凭证管理的效果。
实施过程与步骤：步步为营铸辉煌
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消费起点：申请与订购
员工通过差旅申请，进行商旅线上订购或使用易商卡进行线下消费。在这个过程中，系统会自动记录消费信息，为费用凭证管理提供准确的数据来源。每一次消费都与相应的申请关联，确保费用支出的合理性和合规性。 -
凭证采集与处理
系统自动采集发票，进行审核对账、统一开票、自动提报。发票采集功能可以快速准确地获取发票信息，审核对账功能可以对发票信息进行验证和核对，确保发票信息与消费信息一致。统一开票和自动提报功能则简化了财务流程，提高了工作效率。在费用凭证管理中，这些步骤确保了凭证的真实性和有效性。 -
结算与归档记账
资金结算后，系统自动进行档案归档和自动记账。档案归档功能将费用凭证进行分类整理，建立电子档案，方便后续的查询和管理。自动记账功能则将费用信息准确地记录到财务系统中，实现了财务数据的实时更新。通过这些步骤，费用凭证管理实现了全流程的自动化和数字化。 -
分析优化之旅
合思还为企业提供商旅分析，帮助企业优化差旅管理。通过对差旅数据的分析，企业可以了解差旅费用的支出情况，发现潜在的问题和优化空间。在费用凭证管理方面，分析结果可以为企业提供决策支持，帮助企业制定更加合理的费用政策和管理流程。
取得的成果与效益：卓越成效显实力
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费用节约与效率提升
通过合思的解决方案，该企业年度节约了200万+的差旅费用，财务入账效率提升了60%。在费用凭证管理方面，节约的差旅费用意味着企业成本的降低，而财务入账效率的提升则提高了财务工作的及时性和准确性。企业可以更加高效地处理费用凭证，为企业的财务管理带来了显著的效益。 -
业财融合与档案闭环
实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。在费用凭证管理中，业财融合使得财务数据与业务数据更加紧密地结合，为企业的决策提供了更加全面和准确的信息。电子会计档案的闭环管理确保了费用凭证的安全性和完整性，提高了档案管理的效率。 -
数据采集与证据链建立
打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。在费用凭证管理方面，数据采集和校验确保了凭证信息的准确性和可靠性，档案证据链的建立为企业的财务管理提供了有力的支持。企业可以更加自信地应对审计和监管要求。 -
线上线下一体化管理
实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理；简化装订流程，大幅降低成本。在费用凭证管理中，线上线下一体化管理使得企业可以更加便捷地管理费用凭证，无论是线上查询还是线下借阅，都更加高效和规范。简化装订流程降低了人力和物力成本，提高了企业的经济效益。 -
凭证呈现与安全管理
实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。在费用凭证管理中，树状结构的呈现方式使得财务人员可以更加直观地了解凭证之间的关联关系，提高了财务分析的效率。数字化管理方式则保障了数据的安全性，防止数据丢失和泄露。
客户评价与反馈：口碑见证价值
该企业的财务痛点具有一定的共性，其解决方案可供其他门店企业参考。应用合思解决方案后，打通多系统实现了会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%。在费用凭证管理方面，这种全链路电子化管理为企业带来了极大的便利，门店可以更加及时地获取所需的凭证信息，提高了财务管理的协同性和效率。
在当前竞争激烈的商业环境下，如果您的企业也面临类似的费用凭证管理难题，不妨选择合思。合思将为您提供专业的解决方案，助力您的企业实现财务数字化转型。现在您可以免费试用合思的解决方案，亲身体验其带来的卓越价值。
