在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型的步伐愈发急促，电子凭证全流程无纸化的时代正以不可阻挡之势悄然降临。企业在财务管理领域，尤其是发票管理方面，面临着前所未有的挑战与机遇。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借其创新的合思档案管理平台，为众多企业破解财务档案管理难题，实现企业发票管理优化提供了行之有效的途径。接下来，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同探寻合思档案带来的显著变革。
红枣巨头发票管理困境凸显
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。公司规模庞大，拥有超过1000名员工，全国门店数量达400多家，还有18家归档主体。然而，在企业发票管理优化的道路上，好想你却遭遇了重重困境。
在传统的财务档案管理模式下，归档工作犹如一场耗时耗力的“攻坚战”。财务人员需要花费大量的时间，仔细核对单据、发票等信息的一致性。每一张发票、每一份单据都需要人工逐一比对，这不仅效率低下，而且容易出现差错。一旦出现错误，后续的纠错工作更是繁琐至极，严重影响了工作进度。
纸质档案的管理也存在诸多弊端。档案的查找如同大海捞针，难以实现实时调阅和精准查找。当需要查阅某一份特定的发票或档案时，财务人员往往需要在堆积如山的纸质文件中苦苦寻觅，耗费大量的时间和精力。而且，纸质档案容易遗失，一旦发生丢失，不仅会给企业带来经济损失，还可能引发一系列的法律风险。
大量的纸质档案管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。企业需要租赁专门的仓库来存放这些档案，同时还需要安排专人进行管理和维护。随着企业业务的不断拓展，档案数量的不断增加，这种管理模式的弊端愈发明显，已经成为企业发展的一大阻碍。
此外，传统的纸质档案管理办法已经无法满足电子原文件长期保存和数据安全可用的管理要求。在数字化时代，数据的安全性和可用性至关重要。纸质档案容易受到自然灾害、人为破坏等因素的影响，一旦发生意外，数据将无法恢复，给企业带来巨大的损失。因此，企业发票管理优化迫在眉睫。
合思档案打造发票管理破局之策
针对好想你在企业发票管理优化方面面临的诸多难题，合思为其量身定制了一套针对性的解决方案，助力企业摆脱困境，实现财务档案管理的转型升级。
- 打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源共享。通过先进的技术手段，将企业的各种财务数据进行整合和关联，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需轻轻一键，即可实现发票、单据、凭证等信息的联查，大大提升了工作效率。
在传统的管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，不仅繁琐而且容易出错。而合思档案管理平台的出现，让这一切变得简单高效。财务人员可以在一个平台上快速找到所需的信息，无需在多个系统之间来回切换，节省了大量的时间和精力。
这种便捷的联查功能，不仅提高了财务人员的工作效率，还提升了数据的准确性和可靠性。通过数据的关联和比对，可以及时发现数据中的错误和异常，避免了因数据错误而导致的财务风险。
- 自动组装助力高效审计
合思档案管理平台还具备自动组装功能，为企业的审计工作提供了极大的便利。在审计过程中，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。
传统的审计工作需要审计人员花费大量的时间和精力对纸质档案进行查阅和核对，不仅效率低下，而且容易出现遗漏和错误。而合思档案管理平台的自动组装功能，可以将相关的发票、单据、凭证等信息自动组装成审计所需的报告和文件，审计人员只需对这些电子文件进行审核即可，大大缩短了审计周期。
同时，合思档案管理平台还可以对审计数据进行实时监控和分析，及时发现潜在的风险和问题。通过对数据的深入挖掘和分析，可以为企业提供有针对性的建议和改进措施，帮助企业进一步优化财务管理。
- 实物高效管理精准定位档案
在实物档案管理方面，合思档案管理平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。每一份纸质档案都有对应的二维码，查阅者只需扫描二维码，即可快速定位实物档案的位置。
这种实物高效管理的方式，不仅提高了档案的查找效率，还减少了档案遗失的风险。在传统的管理模式下，纸质档案的存放和管理比较混乱，容易出现档案丢失或损坏的情况。而合思档案管理平台的虚拟档案库房和二维码技术，可以对档案进行精准的定位和管理，确保每一份档案都能得到妥善的保管。
同时，这种管理方式还可以实现档案的远程查阅和共享。企业的管理人员和审计人员可以通过网络随时随地查阅档案，无需到现场进行实地查阅，大大提高了工作效率。
合思方案助力红枣巨头降本增效
通过合思档案解决方案的实施，好想你在企业发票管理优化方面取得了显著的成果，实现了降本增效的目标。
在人工耗时方面，合思档案管理平台的应用使得好想你减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量的时间进行档案的整理、核对和查找，工作效率得到了极大的提升。总部接收档案的管理耗时也减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%。
在成本方面，合思档案管理平台的应用为好想你预计减少综合成本20万元/年。通过减少纸质档案的使用和管理，企业节省了大量的仓库租赁费用、人力成本和文件打印费用。同时，由于工作效率的提高，企业的运营成本也得到了有效控制。
这些显著的成果，不仅证明了合思档案管理平台的有效性和实用性，也为其他企业提供了借鉴和参考。在当今竞争激烈的市场环境下，企业只有不断优化财务管理，降低成本，提高效率，才能在市场中立于不败之地。
合思档案管理平台帮助好想你解决了财务档案管理的难题，实现了企业发票管理优化和降本增效的目标。未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，凭借其先进的技术和丰富的经验，助力更多企业实现财务数智化转型，让有限的资源发挥更高效益。
如果您的企业也面临财务档案管理难题，渴望实现企业发票管理优化，不妨联系合思，电话400 – 105 – 6505，网址www.hosecloud.com 。现在您还可以免费试用合思档案管理平台，开启财务数智化新征程，体验合思为您带来的全新财务管理解决方案。
