在我国，电子凭证改革正以迅猛之势向前推进，电子凭证全流程无纸化的时代已然来临。在这一时代浪潮下，合思作为国内领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其推出的档案电子化软件——合思档案管理平台，在众多企业的应用中取得了卓越成效。接下来，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同深入探寻合思档案电子化软件带来的变革。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军上市公司。公司规模庞大，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数以及18家归档主体。然而，在财务档案管理方面，好想你却面临着诸多棘手的问题。
首先是归档难题。财务人员在进行档案归档时，需要耗费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，确保其与相关凭证一一对应。这一过程不仅繁琐，而且容易出现档案遗失的情况。一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将耗费更多的时间和精力。
其次是查找效率低下。纸质档案存在着明显的时空限制，无法实现实时调阅。当财务人员需要查阅某一份档案时，往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，耗费大量的时间和人力。同时，纸质档案也无法实现同时借阅，多个部门或人员需要查阅同一份档案时，就会出现排队等待的情况。而且，精准查找纸质档案更是难上加难，往往需要凭借记忆和经验去寻找，效率极低。
再者是管理成本居高不下。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，企业需要花费巨额资金来租赁专门的档案库房。同时，纸质档案的管理还需要配备专门的管理人员，人力成本也相当可观。此外，纸质档案的保存和维护也需要一定的费用，如防潮、防虫、防火等措施的实施，都增加了企业的管理成本。
最后是合规性问题。纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，无法满足现代企业的管理要求。随着信息技术的不断发展，电子文件的安全性和完整性越来越受到重视。如果企业的财务档案管理不能满足合规性要求，将面临着巨大的法律风险。
档案电子化软件的破局之策
针对好想你健康食品股份有限公司面临的这些业务痛点，合思的档案电子化软件提供了一系列行之有效的解决方案。
- 打破数据壁垒实现高效联查
档案电子化软件打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过该软件实现便捷利用，一键联查相关的单据、发票、回单和凭证。只需在软件中输入关键词或相关信息，即可快速调出所需的档案资料，大大提升了工作效率。
在传统的财务档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，不仅耗时费力，而且容易出错。而档案电子化软件将所有的财务数据整合到一个平台上，实现了数据的集中管理和共享。财务人员可以在一个界面上查看和处理所有的档案信息，无需在不同的系统和文件之间来回切换，大大提高了工作效率和准确性。
- 自动组装助力审计提速
该软件还具备自动组装功能，能够将相关的档案数据进行自动整理和组装。在内外审计时，以档案数据为标准，纸质数据为辅，能够有效提升审计效率。
传统的审计工作需要审计人员花费大量的时间和精力来查阅和整理纸质档案，审计效率低下。而档案电子化软件可以快速生成审计所需的报表和数据，审计人员可以直接在软件中进行审计工作，无需再翻阅大量的纸质档案。同时，软件还可以对审计过程进行记录和跟踪，方便审计人员进行后续的复查和核实。
- 实物高效管理精准定位
借助虚拟档案库房和二维码技术，档案电子化软件实现了电子与实物的精准匹配。查阅者在查询电子档案时，即可快速定位实物档案的位置。
在传统的档案管理模式下，实物档案的管理和查找是一个难题。档案管理人员需要花费大量的时间和精力来整理和标记实物档案，而且在查找时也容易出现错误。而档案电子化软件通过虚拟档案库房和二维码技术，实现了实物档案的数字化管理。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，即可快速获取该档案的相关信息和存放位置，大大提高了实物档案的管理和查找效率。
档案电子化软件带来的显著成效
合思的档案电子化软件为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的成果。
在人工耗时方面，该软件减少了90%的人工耗时。财务人员无需再花费大量的时间来进行档案的归档和查找工作，工作效率得到了极大的提升。同时，总部接收档案的管理耗时也减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%。
在成本控制方面，预计该软件每年可为好想你健康食品股份有限公司减少综合成本20万元。通过减少纸质档案的使用和管理，企业节省了大量的存储空间和人力成本。同时，软件的自动化功能也减少了人工操作的错误和失误，降低了企业的运营风险。
综上所述，合思的档案电子化软件凭借其强大的功能和针对性的解决方案，成功帮助好想你健康食品股份有限公司解决了财务档案管理难题，实现了降本增效。在未来，随着电子凭证数字化转型的进一步推进，档案电子化软件有望助力更多企业实现财务数智化升级，让有限的资源发挥更有效的作用。
如果您的企业也面临类似的财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思的档案电子化软件，还可以免费试用，开启财务数智化之旅。
