在当今数字化浪潮风起云涌的时代，各行业都在积极拥抱数字变革。电子凭证数字化转型已然成为企业提升财务管理效率、迈向绿色低碳发展的关键一步。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其先进且极具创新性的解决方案，已经助力众多企业成功应对财务领域的诸多挑战，实现了财务数字化的华丽转身。尤其是在档案存取管理方面，合思的解决方案发挥了至关重要的作用。
数字阅读巨头的档案存取管理困境
在数字经济蓬勃发展的当下，某知名头部数字阅读品牌虽然在业务上取得了显著成就，但在财务管理特别是档案存取管理方面，却遭遇了重重困境。
该企业的数据呈现出分散的状态。各个业务部门的数据各自为政，缺乏有效的整合。这就导致在进行档案存取管理时，难以快速准确地获取所需数据，极大地影响了工作效率。
业务流程出现断裂。从业务发生到财务入账，再到档案归档，各个环节之间缺乏紧密的衔接。这使得档案存取管理变得混乱无序，增加了出错的概率。
费用管控成为一大难题。由于数据分散和流程不连贯，企业很难对费用进行有效的监控和管理。差旅超标等情况时有发生，给企业带来了不必要的成本支出。
财务人员陷入大量低价值的工作中。他们需要花费大量的时间和精力去整理、核对数据，进行档案的手工整理和存储。这不仅浪费了人力资源，还降低了工作的准确性和效率。
纸张浪费严重。大量的纸质凭证和档案需要打印、存储，不仅增加了企业的成本，还不符合绿色发展的理念。
档案管理不便。纸质档案的存储需要占用大量的空间，而且在借阅和查找时也非常困难，严重影响了企业的运营效率和发展。
合思打造“消费 – 入账 – 归档”无缝方案
合思针对该企业的问题，量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业的档案存取管理带来了全新的变革。
在财务准确性方面，合思的方案严格符合上市要求。通过先进的技术手段和精准的算法，确保每一笔财务数据的准确性和完整性。结账时间也从原来的T + 15大幅提升到T + 7，到年底预计可以达到T + 5。这不仅提高了财务工作的效率，还为企业的决策提供了更及时、准确的数据支持。
在增效方面，该方案能够让企业实时掌握付款进度。通过数字化的平台，企业可以随时查看每一笔款项的支付情况，避免了信息的滞后和误差。同时，在档案存取管理上，极大地提升了档案整理和借阅效率。员工可以通过系统快速查找所需档案，无需再在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅。
在降本方面，合思的方案发挥了显著的作用。减少了差旅超标情况的发生，通过对费用的精准管控，避免了不必要的费用支出。降低了人力成本，财务人员从繁琐的低价值工作中解放出来，可以将更多的精力投入到高价值的财务分析和决策支持中。减少了纸张浪费，大量的电子凭证和档案取代了纸质文件，既节约了成本，又符合绿色环保的理念。同时，也减少了档案空间占用，企业无需再为庞大的纸质档案存储空间而烦恼。
在合规性方面，合思的方案保障了费用合规。通过严格的费用审批流程和规则设置，确保每一笔费用都符合企业的规定和相关法规要求。有效管理借款核销，避免了借款逾期和坏账的发生。规避了档案管理风险，电子档案的存储更加安全、可靠，避免了纸质档案因火灾、水灾等自然灾害而丢失的风险。并且贴合法规要求，确保企业的财务管理活动合法合规。
在先进性方面，合思的方案实现了全场景覆盖。无论是日常的办公用品采购，还是员工的差旅费用，都能在系统中进行全面的管理。费用业务数字化，将传统的线下费用管理模式转变为线上数字化模式，提高了管理的效率和透明度。降低了纸质耗材，推动了企业全面数字化转型，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
企业实现财务全流程数字化闭环
该企业在采用合思的解决方案后，成功实现了财务全流程数字化闭环，档案存取管理也得到了质的提升。
企业能够实时掌握付款进度。每一笔款项的支付情况都清晰地呈现在数字化平台上，管理层可以随时进行监控和决策。这不仅提高了资金的使用效率，还增强了企业的资金安全。
档案整理和借阅效率大幅提升。员工可以通过系统快速查找所需档案，节省了大量的时间和精力。同时，档案的整理也更加规范和有序，提高了档案的利用价值。
差旅超标和预算超额情况得到了明显改善。通过对费用的精准管控和实时监控，企业能够及时发现并纠正超标的费用支出，确保费用控制在预算范围内。
人力成本和纸张成本显著降低。财务人员从繁琐的手工工作中解放出来，提高了工作效率，减少了人力成本的投入。大量的电子凭证和档案取代了纸质文件，节约了纸张成本，也符合绿色环保的理念。
保障了财务合规。合思的方案严格遵循相关法规和企业规定，确保每一笔财务交易都合法合规。这不仅避免了企业因违规而面临的风险，还提升了企业的信誉和形象。适应了企业快速扩张的需求。随着企业的不断发展，业务规模不断扩大，合思的解决方案能够灵活应对企业的变化，为企业的持续发展提供有力的支持。
合思的解决方案不仅帮助企业解决了当前在档案存取管理等方面的财务痛点，更助力企业实现了数字化和绿色化的协同转型。在未来，合思将继续深耕财务数智化领域，不断创新和优化产品和服务，为更多企业提供优质的解决方案。如果您的企业也面临着类似的财务问题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，还可以免费试用合思的解决方案，开启财务数字化转型之旅，让企业的档案存取管理和财务管理水平迈向新的台阶。
