在当今电子凭证数字化转型的汹涌浪潮中，企业的财务档案管理正经历着深刻变革。电子发票存储作为财务档案管理的重要一环，其高效、安全的管理需求日益凸显。合思，作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其推出的合思档案管理平台，已成功助力众多企业解决财务档案管理难题，尤其是在电子发票存储方面表现卓越。本文将以好想你健康食品股份有限公司为例，深入展示合思如何为企业提供有效解决方案并带来显著收益。
红枣巨头的财务档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路砥砺前行，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。这家企业规模庞大，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数以及18家归档主体。然而，在财务档案管理领域，尤其是电子发票存储方面，却面临着诸多棘手问题。
在档案归档环节，工作人员需要花费大量时间确认单据等的一致性。每一张电子发票都需要仔细核对，确保其与业务信息准确匹配。这一过程不仅繁琐，而且极易出现档案遗失的情况。一旦电子发票丢失，后续的财务核算、审计等工作都将受到严重影响。
纸质档案查找的困难也是一大痛点。在大量的纸质档案中寻找特定的电子发票，如同大海捞针，耗费大量时间，根本无法实现实时调阅。这对于需要及时获取发票信息进行财务处理的企业来说，无疑是效率的巨大阻碍。
大量纸质档案的管理对空间和人力提出了极高要求。企业需要专门的存储场地来存放纸质发票，同时还需要投入大量人力进行整理、保管和查找。这无疑增加了企业的运营成本，使得财务档案管理成为一项沉重的负担。
更为关键的是，传统的纸质档案管理办法已经无法满足电子原文件长期保存和数据安全可用的管理要求。电子发票作为企业财务数据的重要组成部分，其安全性和完整性至关重要。如果不能妥善存储和管理，企业将面临数据丢失、泄露等风险，对企业的财务安全构成严重威胁。
合思妙方破解管理难题
针对好想你在电子发票存储及财务档案管理方面的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，提供了一套全面而有效的解决方案。
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打破数据壁垒实现同源共享
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将电子发票与其他相关财务数据进行整合，使得财务人员可以一键联查。这意味着，当财务人员需要查看某张电子发票的详细信息时，不仅可以快速定位到发票本身，还可以同时获取与之相关的业务订单、合同等信息。这种数据的同源共享极大地提升了工作效率，让财务人员可以更加高效地处理财务事务。 -
自动组装优化审计流程
在审计环节，合思平台实现了自动组装档案数据。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。平台会自动将电子发票等相关数据进行整理和分类，形成完整的审计档案。审计人员可以直接基于这些档案数据进行审计工作，无需再花费大量时间在纸质档案中查找和核对。这不仅提升了审计效率，还提高了审计的准确性和可靠性。 -
虚拟库房精准定位实物
为了解决电子与实物匹配的问题，合思借助虚拟档案库房和二维码技术。每一张纸质发票都被赋予一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速查询到对应的电子档案。同时，通过虚拟档案库房的管理系统，可以准确定位实物发票的存储位置。这一创新的管理方式使得电子发票存储与实物档案管理有机结合，大大提高了档案查阅的便利性。
显著成效见证合思实力
通过合思档案管理平台的实施，好想你在电子发票存储及财务档案管理方面取得了显著成果。
在人工耗时方面，减少了90%。原本繁琐的档案归档和查找工作，现在通过合思平台可以快速完成。财务人员可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中，提升了企业的财务管理水平。
总部接收管理耗时减少了80%。合思平台实现了档案数据的实时传输和共享，总部可以及时获取各分支机构的财务档案信息，无需再等待纸质档案的邮寄和整理。这不仅提高了总部的管理效率，还加强了对各分支机构的财务管控。
借阅管理耗时减少了67%。员工在借阅电子发票等档案时，无需再经过繁琐的审批和查找流程，通过合思平台可以快速完成借阅申请和查阅。这大大提高了员工的工作效率，也提升了员工的满意度。
从成本角度来看，预计每年减少综合成本20万元。通过减少纸质档案的存储空间和人力投入，以及提高工作效率带来的间接成本降低，合思平台为好想你实现了显著的降本增效。
合思档案管理平台帮助好想你成功解决了财务档案管理的难题，尤其是在电子发票存储方面，实现了高效、安全的管理。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思将继续发挥其专业优势，以其先进的解决方案，助力更多企业实现财务数智化转型，提升企业竞争力。
如果您的企业也面临财务档案管理难题，特别是在电子发票存储方面存在困扰，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案，还可以免费试用，开启企业财务数智化新征程。
