在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理与会议差旅管理正经历着深刻的变革。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场变革中积极探索前行。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着业务的不断拓展，动力源在会议差旅管理及财务数字化方面面临着诸多挑战。
动力源的管理困境：会议差旅管理难题凸显
2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。但在实际运行中，整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的效果差距较大。
在会议差旅管理方面，多系统操作体验差的问题尤为突出。员工在进行申请单提交时，需要在各系统间频繁切换，这不仅耗费大量时间，还降低了工作效率。而且，报销数据需财务手工录入，发票验真、查重等手工操作也容易出现假票、错票、重票的情况，导致基础性工作占据了财务人员大量的时间。
系统的割裂、数据的分散以及信息的滞后，也给动力源的会议差旅管理带来了很大困扰。同一个报销信息在多个系统分散管理，无法及时联动，使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息，从而难以做出准确的决策。
此外，动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入乡镇开展项目，会议差旅相关的报销涉及事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了管理的难度。
合思解决方案：重塑会议差旅管理新格局
面对动力源在会议差旅管理方面的诸多痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为动力源量身定制了一套全面的解决方案。
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系统集成：数据互通的桥梁
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了各系统之间的壁垒，实现了数据的互通和共享，为会议差旅管理提供了更加准确和及时的数据支持。 -
无需报销：颠覆传统的会议差旅体验
在产品应用上，合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公参加会议或出差时，无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务部门则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这种全新的模式，极大地简化了会议差旅管理的流程，提高了工作效率。 -
强大连接：打破数据流转壁垒
合思的系统连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。在会议差旅管理中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，使得会议差旅管理更加高效和便捷。
方案实施：步步为营打造高效会议差旅管理体系
合思在为动力源实施解决方案时，采取了一系列科学严谨的步骤。
首先，合思对动力源的现有系统和业务流程进行了全面梳理和分析。通过深入了解各系统之间的数据关联和业务逻辑，为后续的系统集成和流程优化奠定了基础。在会议差旅管理方面，详细分析了业务人员的出差和会议安排流程，以及财务报销的各个环节，找出了存在的问题和改进的方向。
接着，按照系统集成的方案，合思逐步完成了HR系统、BPM系统与合思费控的数据同步工作。在这个过程中，合思严格把控数据的准确性和及时性，确保各个系统之间的数据能够无缝对接。对于会议差旅相关的数据，如出差申请、费用报销等，实现了实时更新和共享。
在无需报销的商旅出行流程改造中，合思对业务人员进行了系统的培训，使其熟悉新的消费和报销模式。同时，建立了相应的财务对账和审批机制，确保整个流程的顺畅运行。业务人员在参加会议或出差时，能够更加轻松地处理相关事务，提高了工作效率和满意度。
最后，合思持续监测系统的运行情况。根据实际业务需求和反馈，对解决方案进行优化和调整。在会议差旅管理方面，不断改进系统功能，提高服务质量，以适应动力源不断变化的业务需求。
实施成果：会议差旅管理成效显著
通过合思解决方案的实施，动力源在会议差旅管理方面取得了显著的成果。
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工的报销周期由原来的4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这意味着业务人员在参加会议或出差后，能够更快地完成报销流程，减少了资金占用时间，提高了工作积极性。
会计的工作量也大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员可以将更多的精力放在更有价值的工作上，如财务分析、预算管理等。在会议差旅管理方面，财务人员可以更加准确地掌握费用支出情况，为企业的成本控制提供有力支持。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程。因公参加会议或出差的消费可以在多渠道同屏比对，全场景无需垫资，为员工提供了更加便捷的体验。
财务审批有了更加充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，节省了大量的时间和精力。在会议差旅管理中，财务部门可以更加严格地把控费用支出，确保每一笔费用都合理合规。
动力源反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。在会议差旅管理方面，合思的解决方案为动力源带来了巨大的改变，提高了管理效率，降低了成本。
如果你也面临类似的财务数字化难题，在会议差旅管理方面遇到困境，不妨选择合思。合思将助力你的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，开启财务数智化新时代。现在，你可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其为会议差旅管理带来的变革。
