在我国电子凭证改革迅猛推进的当下，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。电子行程单作为电子凭证的重要组成部分，其管理在企业财务档案管理中占据着关键位置。然而，企业在财务档案管理方面，尤其是涉及电子行程单等各类凭证时，仍面临着重重痛点。合思，作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了合思档案这一创新产品，为企业解决财务档案管理难题带来了新的希望。
行业痛点：电子行程单管理的困境
企业在财务档案管理中，电子行程单的管理存在着诸多棘手问题。首先是归档难，纸质档案管理模式下，对于电子行程单等单据，需要耗费大量时间去确认其一致性。每一张电子行程单都可能涉及复杂的业务信息，财务人员需要逐一核对，这不仅增加了工作负担，还容易出现遗失情况，一旦电子行程单遗失，后续的财务核算和审计工作都会受到严重影响。
查找慢也是一大难题。电子行程单的查找受时空限制，传统的纸质档案管理方式无法实现实时调阅和精准查找。当企业需要查阅某一特定的电子行程单时，可能需要在大量的档案中进行搜索，耗费大量的时间和精力，这在一定程度上影响了企业的决策效率。
成本高同样不容忽视。大量的纸质档案管理，包括电子行程单的打印、存储等，对空间和人力都有较高的要求。企业需要为存储纸质档案租赁专门的场地，同时还需要安排专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，电子行程单等实物档案存储成本高，还容易损坏，一旦出现损坏，可能会导致重要信息丢失。
此外，合规性问题也日益凸显。纸质档案管理办法难以保证电子行程单等电子原文件的长期保存和数据安全可用，无法满足日益严格的管理要求。在当前的监管环境下，企业如果不能妥善管理电子行程单等财务档案，可能会面临合规风险。
同时，企业业务和财务系统多且独立，数据不互通，电子行程单等电子发票处理耗时费力。财务人员需要在不同的系统中进行数据录入和处理，重复录入操作效率低，档案价值难以发挥，利用效率低下。
解决方案概述：合思档案打通电子行程单管理全流程
合思档案是一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台，对于电子行程单的管理也提供了全方位的解决方案。
打破数据壁垒，实现数据同源。合思档案能够将企业内部各个系统的数据进行整合，让电子行程单等财务数据实现统一管理。财务人员可以通过一键联查的方式，快速获取与电子行程单相关的所有信息，大大提升了工作效率。无论是业务信息还是财务信息，都可以在一个平台上进行查看和处理，避免了在多个系统之间来回切换的繁琐操作。
自动组装档案数据，以档案数据为审计标准提升审计效率。合思档案可以根据预设的规则，自动将电子行程单等相关数据进行组装，形成完整的档案。在审计过程中，以这些档案数据为标准，审计人员可以更加便捷、高效地进行审计工作，减少了审计时间和成本。
借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，高效管理实物档案。对于电子行程单等实物档案，合思档案通过虚拟档案库房进行管理，同时为每一份实物档案生成唯一的二维码。财务人员可以通过扫描二维码，快速获取实物档案的相关信息，实现电子与实物的精准匹配，提高了实物档案的管理效率。
此外，合思档案还通过OCR技术自动识别和整理文档信息，将电子行程单等实物档案数字化。根据预设规则自动归档，提供自助OA和集成财务管理功能等，实现档案应收尽收和多向网状管理结构。这使得电子行程单等财务档案的管理更加智能化、自动化，减少了人工干预，提高了管理的准确性和效率。
核心功能亮点：电子行程单全生命周期管理
合思档案具有诸多核心功能亮点，为电子行程单的全生命周期管理提供了有力保障。
便捷调阅不打印。在合思档案平台上，财务人员可以随时随地对电子行程单进行调阅，无需打印纸质文件。这不仅节省了纸张成本，还提高了工作效率。无论是在办公室还是外出办公，只要有网络连接，就可以快速获取所需的电子行程单信息。
混序归集免组装。合思档案支持电子行程单的混序归集，无需人工进行繁琐的组装操作。系统可以自动对电子行程单进行分类和整理，大大减少了人工耗时。
实现电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。在智能采集环节，通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）进行电子行程单的采集。OCR识别技术可以快速准确地识别电子行程单上的文字信息，将其转化为可编辑的数据；RPA技术可以实现自动化的数据采集，提高采集效率。
制档环节实现智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件。合思档案可以将电子行程单与相关的业务信息进行智能关联，自动组装成完整的档案。同时，对电子行程单进行四性检测（真实性、完整性、可用性、安全性）和业务检测，确保档案的质量。还支持自定义版式文件，满足企业不同的管理需求。
管理环节精准权限管控、档案目录灵活扩展，进行水印管理且档号符合国标要求。合思档案可以对不同用户设置不同的权限，确保电子行程单等档案信息的安全。档案目录可以根据企业的需求进行灵活扩展，方便企业对档案进行分类管理。水印管理可以防止档案信息被非法复制和传播，档号符合国标要求，便于档案的长期保存和查询。
利用环节可多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。财务人员可以通过多维检索的方式，快速找到所需的电子行程单信息。一站式预览功能可以让用户在一个界面上查看电子行程单的所有相关信息，无需在多个页面之间切换。在线借阅功能方便了企业内部人员对电子行程单的使用，异构系统联查可以实现与其他系统的数据交互，实物混序归档和可视化盘点档案数据提高了实物档案的管理效率。
用户收益：电子行程单管理效益显著提升
使用合思档案在电子行程单管理方面可带来显著收益。
减少人工耗时。以好想你为例，在使用合思档案后，电子行程单等档案管理减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。这使得财务人员有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
降低综合成本。好想你预计减少综合成本20万元/年，云海肴节省打印、存储等总体成本30万/年，金牌橱柜预估节省总体成本30万 +/年。电子行程单的管理成本也在这些节省的成本中占据了一定的比例。通过减少纸质档案的使用和存储，企业可以降低场地租赁、纸张打印等成本。
提升工作效率。高新兴归档效率提升90%，中文传媒财务档案归档效率提升72%。在电子行程单的归档方面，同样实现了效率的大幅提升。合思档案的自动化归档功能，减少了人工操作的时间和错误率，提高了归档的准确性和及时性。
提高档案利用便捷性。合思档案实现了电子行程单的实时调阅、精准查找和多系统联查。财务人员可以随时随地获取所需的电子行程单信息，无需在繁琐的档案中进行查找。多系统联查功能可以让用户在一个平台上查看与电子行程单相关的所有业务信息，提高了信息的利用效率。
保障档案合规性。合思档案实现了电子行程单等电子原文件的长期保存和数据安全可用。在当前的监管环境下，企业可以通过合思档案确保电子行程单的管理符合相关法规要求，避免了合规风险。
典型场景：电子行程单在不同场景下的高效管理
在电子凭证处理场景中，合思档案可实现电子行程单的采集、验签、解析、校验，自动填报、入账、归档。支持文件传输、邮件短信等多种方式，满足企业对公对私业务需求。无论是企业员工出差的电子行程单，还是与供应商合作的相关电子行程单，都可以通过合思档案进行高效处理。
在档案查询场景中，打破多系统查询壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，实现多维检索和组合式穿透预览。对于电子行程单的查询，用户可以通过合思档案的多维检索功能，快速找到所需的电子行程单信息。组合式穿透预览功能可以让用户在一个界面上查看电子行程单的详细信息和相关业务信息，提高了查询的效率和准确性。
在审计场景中，以档案数据为标准，提升审计效率，支持便捷、高效的内外部审计需求。审计人员可以通过合思档案快速获取电子行程单等档案数据，以这些数据为标准进行审计工作。合思档案的自动化审计功能可以帮助审计人员快速发现问题，提高审计效率。
客户成功案例：电子行程单管理典范
众多企业通过使用合思档案在电子行程单管理方面获得了良好的效果。好想你解决了电子行程单等档案归档难、查找慢、成本高、不合规等问题，减少了人工和管理耗时，节约了成本。COMMUNE幻师降低了电子行程单等档案管理成本，提升了报销效率，实现了合规管理。云海肴实现了电子行程单全面无纸化管理，降本增效，业财融合提升80%，财务提效90%。金牌橱柜减少了电子行程单档案匹配和查询耗时，节省了总体成本，确保了档案合规性。帆书减少了电子行程单仓储需求和成本，提高了结账效率。海亮教育提升了电子行程单档案整理匹配效率，减少了存储空间和成本，减少了财务人力。高新兴提升了电子行程单归档效率，节约了成本。中文传媒提升了电子行程单财务档案和员工报销效率，节约了成本，实现了数字化审计和转型。西湖城投提升了电子行程单档案整理匹配和报销效率，减少了存储空间和纸张使用。
如果您的企业也想解决电子行程单等财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案。现在您可以免费试用合思档案，亲自体验其强大的功能和卓越的效果。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，扫描二维码了解更多合思档案信息和成功案例，让合思助力您的企业让有限更有效。
