在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型的步伐日益加快，电子凭证全流程无纸化时代正悄然来临。这一变革不仅是技术的革新，更是企业财务管理模式的一次深刻重塑。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，凭借其前瞻性的技术和卓越的服务，为众多企业在这场变革中指明了方向。合思档案，便是合思在这一领域的扛鼎之作，它如同一位得力的助手，帮助企业化解财务档案管理过程中的重重难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案在优化档案管理流程方面的独特魅力。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，在红枣行业深耕细作，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。这家企业拥有超过1000名员工，全国门店数量多达400余家，18家归档主体分布在各地，业务规模蔚为可观。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理流程却成为了制约其进一步提升效率的瓶颈。
传统的档案管理模式下，财务人员在归档时面临着诸多繁琐的工作。他们需要花费大量的时间去确认单据、发票等资料的一致性，每一个细节都需要反复核对，生怕出现丝毫差错。即便如此，档案遗失的情况仍然难以避免，一旦重要档案丢失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能带来潜在的合规风险。
在查找档案时，纸质档案的弊端更是暴露无遗。工作人员需要在堆积如山的档案中逐一查找所需文件，耗费大量的时间和精力，而且无法实现实时调阅。在信息时代，时间就是效率，这种低效的档案查找方式严重影响了企业的决策速度和运营效率。此外，纸质档案的存储和管理成本也居高不下，包括档案柜的购置、存储场地的租赁以及日常的维护费用等，给企业带来了不小的经济负担。
合思档案：量身定制的破局良方
针对好想你在档案管理流程中遇到的种种难题，合思凭借其深厚的行业经验和强大的技术实力，为其量身定制了一套全方位的解决方案。
- 打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案打破了传统档案管理中数据分散、信息不互通的壁垒，实现了数据同源。所有的财务数据都集中存储在一个统一的平台上，财务人员只需轻轻一点，就能实现一键联查。无论是原始凭证、记账凭证还是相关的报表，都能在瞬间呈现在眼前，大大提高了工作效率。
通过这种便捷的联查功能，财务人员可以快速获取所需的信息，避免了在不同系统和文件中来回切换的繁琐过程。同时，数据的实时更新和共享也确保了信息的准确性和及时性，为企业的财务管理提供了有力的支持。
- 自动组装助力高效审计
在审计环节，合思档案发挥了重要作用。它采用自动组装的方式，将相关的档案数据进行整合，形成完整的审计线索。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，审计人员可以直接在系统中进行审计工作，无需再翻阅大量的纸质档案。
这种审计方式不仅提高了审计效率，还降低了审计风险。系统自动生成的审计报告和统计报表，为审计人员提供了清晰、准确的信息，有助于他们快速发现问题并提出解决方案。同时，审计过程的数字化也符合现代审计的发展趋势，提升了企业的合规性和管理水平。
- 实物管理实现精准定位
对于实物档案的管理，合思档案同样有妙招。借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的完美匹配。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。
这种实物管理方式不仅提高了档案的查找效率，还减少了档案丢失和损坏的风险。同时，虚拟档案库房的建立也为企业节省了大量的存储空间，降低了存储成本。通过对实物档案的精准管理，企业可以更好地保护重要资产，确保档案的安全性和完整性。
显著成效见证合思实力
合思档案为好想你带来的改变是显而易见的。在实施合思档案解决方案后，好想你在档案管理流程方面取得了显著的成效。
在人工耗时方面，减少了90%。财务人员从繁琐的归档和查找工作中解脱出来，将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。总部接收档案的管理耗时减少了80%，大大提高了总部对各分支机构档案的管理效率。借阅管理的管理耗时也减少了67%，借阅流程更加顺畅，员工能够更快地获取所需档案。
通过优化档案管理流程，好想你预计每年可减少综合成本20万元。这不仅包括存储成本和人工成本的降低，还包括因提高工作效率而带来的间接经济效益。同时，合思档案的实施也提升了企业的财务管理水平和合规性，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
从好想你健康食品股份有限公司的成功案例可以看出，合思档案在解决企业财务档案管理难题、优化档案管理流程、实现降本增效方面具有显著成效。在电子凭证数字化转型的大趋势下，合思将继续发挥其专业优势，凭借先进的技术和优质的服务，助力更多企业实现财务数智化升级。
如果您的企业也在为档案管理流程的繁琐和低效而烦恼，不妨选择合思档案。现在，您可以免费试用合思档案，亲身体验其强大的功能和卓越的性能，让合思档案为您的企业带来全新的管理体验，让有限的资源发挥出无限的价值。
