在数字化浪潮的席卷下，电子凭证的变革正以前所未有的速度重塑着企业的财务管理格局。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推行数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措如同催化剂，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收、报销、入账和归档难题即将被彻底攻克，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，敏锐地捕捉到了这一时代趋势。为了助力企业顺利实现电子凭证数字化转型，合思精心打造了电子会计档案管理平台——合思档案。该平台全面打通了电子凭证会计处理的全流程各环节，为企业提供了一站式的电子档案管理解决方案。基于在行业内的深度应用和丰富的案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，汇编成《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的电子资料存档最佳实践。
海亮教育：传统档案管理困境待解
海亮教育科技服务集团，作为世界500强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，一直是国内教育服务领域的引领者，致力于成为全球优质教育服务的领航者。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益多元化，传统的档案管理模式逐渐成为了企业发展的掣肘。
海亮教育的业务和财务系统众多，且彼此相互独立，数据无法实现互通。这使得结构化数据的提取变得异常困难，企业在进行数据分析和决策时面临着巨大的挑战。同时，电子发票的打印、查重和验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费，与企业倡导的绿色办公理念背道而驰。
实物档案资料的存储更是让海亮教育头疼不已。大量的纸质档案占用了企业宝贵的物理空间，为了管理这些档案，企业不得不设立专人负责，增加了人力成本。而且，实物档案在存储过程中容易受到损坏，一旦发生意外，企业将面临巨大的风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长久，还容易出现错误，给企业的财务管理带来了诸多隐患。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求严格，这一过程费时费力，进一步降低了企业的工作效率。
合思档案：量身定制的数字化解决方案
面对海亮教育在档案管理方面的诸多难题，合思档案凭借其专业的技术和丰富的经验，为海亮教育量身定制了一套全面的数字化解决方案。
在档案数据来源方面，合思档案采用了先进的OCR技术，能够自动识别和整理各类文档信息，实现电子档案的高效管理。对于实物档案，合思档案将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，生成数字化副本，方便企业进行存储和管理。
合思档案的会计类档案管理范围广泛，涵盖了企业内部的各种内部报告、合同等，以及外部涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录。通过对这些档案的集中管理，企业可以更加方便地进行查询和使用，提高了工作效率。
自动归档是合思档案的一大亮点。该功能根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。企业无需再进行繁琐的手动分类和整理工作，大大节省了时间和精力。
此外，合思档案还提供了自助OA功能，为企业员工提供了一个在线平台，员工可以方便地提交申请并进行审批流程。这一功能实现了企业审批流程的数字化和自动化，提高了审批效率，减少了人为错误。
显著成效：数字化转型带来的飞跃
海亮教育科技服务集团在使用合思档案后，取得了显著的成效，成为了电子资料存档最佳实践的典范。
在档案整理匹配方面，合思档案的自动化功能使得档案整理匹配效率提升了90%。企业无需再花费大量的时间和精力进行档案的整理和匹配工作，财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
在存储空间方面，合思档案的数字化管理模式使得企业的存储空间减少了72%。大量的纸质档案被数字化档案所取代，企业不再需要为实物档案的存储而烦恼，节省了宝贵的物理空间。
在成本节约方面，合思档案的应用为海亮教育带来了实实在在的经济效益。每年纸张打印成本节约了3万元，同时财务人力减少了3人，进一步降低了企业的运营成本。
未来展望：携手合思，共赴数字化征程
通过实施合思档案解决方案，海亮教育科技服务集团在提高工作效率的同时，实现了成本的显著降低。这一成功案例充分证明了电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。电子凭证全流程无纸化不仅有利于优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，同时能够有效降低单位运行成本及资源消耗，实现企业的数字化和绿色化协同转型。
在未来的发展中，电子凭证数字化转型将成为企业提升竞争力的关键因素。合思档案作为电子资料存档最佳实践的倡导者和践行者，将继续发挥其技术优势和专业经验，为更多企业提供优质的电子会计档案解决方案。
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