在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理模式也在经历着深刻的变革。今天，我们要讲述的是一家世界 500 强旗下教育服务品牌客户的故事。该企业在业务发展过程中，拥有众多相互独立的业务和财务系统，这看似是企业规模庞大的象征，却也给财务管理带来了诸多难题。
随着业务的不断拓展，该客户面临着一系列棘手的问题。企业的业务、财务系统各自为政，数据无法实现互通，想要提取结构化数据犹如大海捞针，困难重重。电子发票的打印、查重以及验伪工作，不仅耗费大量时间和人力，还造成了纸张的严重浪费。同时，实物存档占据了大量的物理空间，需要专门的人员进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着不小的合规风险。另外，不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时久，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，工作人员需要投入大量的精力，实在是费时费力。
业务困局：转型势在必行
这家教育服务品牌企业在业务发展过程中，由于业务和财务系统的复杂性，逐渐陷入了财务管理的困境。各个系统相互独立，数据之间无法流通，就像一座座孤立的岛屿，难以形成有效的信息整合。结构化数据的提取变得异常困难，企业无法快速准确地获取关键财务信息，这对决策的及时性和准确性产生了不利影响。
电子发票的管理更是让企业头疼不已。打印、查重、验伪这些繁琐的流程，消耗了大量的人力和物力资源。而且，打印发票还造成了纸张的浪费，不符合当下环保的理念。实物存档方面，大量的档案资料占据了宝贵的物理空间，企业需要安排专人进行管理，这无疑增加了运营成本。然而，即便如此，档案损坏的情况依然难以避免，一旦出现档案损坏，企业就可能面临合规风险。
不断重复的纸质档案录入工作，不仅效率低下，还容易出现错误。每一次录入都需要工作人员小心翼翼，生怕出现差错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订工作要求严格，工作人员需要花费大量的时间和精力来确保装订的质量。实物凭证与业务分散，使得档案的查找变得异常困难，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，这导致档案资产的利用率极低。
合思方案：精准破局之钥
面对该客户的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等多个方面。合思拥有超过 40 种自动封装接口，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。
接口传输方式也十分多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。这使得企业可以根据自身的实际情况，选择最适合的方式来获取档案数据。合思的方案具备自动归档功能，其中包括智能组单、四性检测等环节。该方案涵盖了电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等各个方面，实现了对会计档案的全面管理。
会计类档案管理范围广泛，内部包括凭证、订单、会计账薄等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单等。合思的方案能够对这些档案进行分类管理，确保每一份档案都能得到妥善的处理。
实施步骤：稳步推进转型
合思利用强大的规则引擎自定义搭建系统，实现了亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。
系统通过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式获取档案数据。在获取数据后，首先对其进行智能组单和四性检测。智能组单能够将相关的档案数据进行合理组合，提高档案管理的效率。四性检测则确保档案数据的真实性、完整性、准确性和可用性。
经过检测后的数据，进行自动归档操作，包括电子档案管理和实物档案管理等。电子档案管理实现了档案的电子化存储和管理，方便快捷。实物档案管理则对纸质档案进行妥善保管，确保档案的安全。对会计档案进行分类管理，涵盖内部和外部各类会计档案，确保档案管理的全面性。
转型成果：效益显著提升
通过实施合思的解决方案，该客户取得了显著的成果。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案多维度穿透查询功能，让工作人员可以快速准确地查找所需档案。以电子借阅为主的方式，简便高效，提高了档案的利用率。该客户通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。实现了财务数据自动化率 91%以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。
客户反馈：高度认可方案
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。通过与合思合作，企业在财务数字化转型方面取得了显著成效。合思的全生命周期电子化会计档案管理方案有效解决了企业面临的财务管理难题，提高了工作效率，降低了成本。
系统的强大功能和可操作性，使得企业能够更好地管理财务档案，实现了财务数据的自动化和智能化。合思的专业服务团队为企业提供了全方位的支持和保障，确保了项目的顺利实施。企业对合思的解决方案非常满意，认为这是一次非常成功的合作。
行动号召：开启转型之旅
该客户的成功案例为其他企业提供了宝贵的借鉴经验。它充分展示了合思在财务数字化转型方面的专业能力和强大实力。在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，如何实现降本增效、合规经营和低碳运营，是每个企业都需要思考的问题。
合思拥有先进的技术和丰富的经验，能够为不同行业的企业提供个性化的解决方案。通过将纸质文档转化为电子化档案，合思帮助企业解决了财务管理中的诸多难题，提高了工作效率，降低了成本。
如果您的企业也面临着类似的财务管理难题，不妨借鉴该客户的成功经验，选择合思进行财务数字化转型。立即联系合思，开启财务数字化转型之旅，让有限的资源发挥更有效的作用，实现企业的可持续发展。您可以拨打 400 – 105 – 6505，访问 www.hosecloud.com，或扫描微信公众号二维码、小助手二维码，获取更多信息和免费试用机会。
