自2022年底疫情退潮后，企业的差旅业务迎来了新的局面。在2023年1 – 7月份，飞机、酒店、火车、用车、用餐等企业差旅业务均呈现出“井喷式”增长。尽管订单量大幅增加，但机票、交通工具租赁、酒店住宿价格也随之明显上涨。而且，交易总量仍未达到疫情前2019年的峰值水平。在商务消费价格和成本上升的同时，企业在业务拓展和成本控制之间陷入了两难境地，面临着前所未有的降本增效压力。
不过，绝大多数企业并没有选择“躺平”，而是积极寻找更多的降本增效工具和方法。在当前经济环境下，企业对成本的控制方式更加精细，数字化手段成为了企业的必然选择。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，为企业提供了有效的解决方案，其中电子文件归档在整个解决方案中发挥着重要作用。
差旅管理痛点大揭秘
某上市公司在差旅管理方面遭遇了诸多困境。对于员工来说，报销流程漫长，体验感极差。多系统操作让员工在处理报销事务时手忙脚乱，而且不支持移动端，这对于经常外出的员工来说极为不便。员工还需要个人垫资，填写纸质借款申请，报销时效长达2个月。如此繁琐的流程，让员工在差旅工作之余还要花费大量精力处理报销事宜。
而财务人员也被低价值工作占据了大量时间。手工做账不仅效率低下，还容易出现错误。手动验真查重需要财务人员逐一核对发票信息，工作量巨大。超标核对也十分麻烦，需要在众多的报销单据中找出不符合规定的部分。这些工作占据了财务人员大量的时间和精力，使得他们无法将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
老板在差旅管理方面也面临着难题。由于缺乏实时的数据支持，老板无法实时掌握业务数据。人工统计分析不仅耗时耗力，而且数据的准确性和及时性也难以保证。费用居高不下，但老板却无法找到有效的控制方法，管理决策缺乏数据基础，这使得企业的差旅管理陷入了一种无序的状态。电子文件归档可以将这些繁琐的报销文件进行有效的整理和存储，方便查询和管理，在一定程度上缓解了这些痛点。
合思解决方案显神通
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员工差旅轻松搞定
合思为该客户提供了便捷的解决方案。员工可以通过移动端进行申请，即使身处偏远地区也不用担心。合思商城消费免垫资开票，其供应商覆盖面广，即使是下沉市场也能轻松买到车票、酒店等。对于长期出差的员工来说，再也不用担心借款、报销问题。员工在合思商城进行消费后，相关的电子文件会自动归档，方便后续的报销和查询。这不仅提高了员工的报销效率，还提升了员工的差旅体验。 -
财务工作高效升级
财务方面，合思实现了月底1次对账，入账自动化操作。每月只需进行1次对账，子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成等全部由系统完成。这大大节省了财务人员的时间和精力，让财务人员从繁琐的低价值工作中解脱出来。电子文件归档在这个过程中起到了关键作用，所有的财务文件都能有序地进行存储和管理，方便财务人员进行核对和查询。通过系统的自动化操作，财务工作的准确性和效率都得到了极大的提升。 -
管理洞察精准助力
合思还提供了管理洞察和数据监测功能，多种差旅数据分析看板有助于企业洞察差旅行为。通过对差旅数据的分析，企业可以了解员工的差旅习惯、费用支出情况等，从而优化差旅标准、节省成本。电子文件归档为数据分析提供了准确的数据来源，所有的差旅相关文件都能完整地保存下来，为企业的决策提供了有力的支持。企业可以根据分析结果，制定更加合理的差旅政策，提高差旅管理的效率和效益。
合思方案成果显著
合思的解决方案为该客户带来了显著的成果。员工报销效率提升了300%，员工再也不用为繁琐的报销流程而烦恼，可以将更多的精力投入到工作中。财务人力成本降低了50%，财务人员从繁琐的手工工作中解脱出来，能够将更多的精力投入到财务分析和决策支持工作中。
客户对合思的评价也非常高：“与合思合作真正实现了‘有求必应、一拍即合’。面对复杂的需求，可以第一时间解决，不会因为事情复杂而放弃，做到‘有求必应’。在工作方法及管理理念上，双方团队能产生共鸣，实现‘一拍即合’。”电子文件归档在整个过程中起到了重要的支撑作用，确保了所有的文件都能得到有效的管理和利用，为企业的降本增效提供了有力保障。
合思优势与未来展望
合思通过构建适合企业自身的线上聚合消费平台、费控系统、电子档案系统、智能数据分析平台等，为企业提供了切实可行的降本增效、可持续发展路径。电子文件归档作为电子档案系统的重要组成部分，在企业的财务管理和差旅管理中发挥着越来越重要的作用。
随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术逐渐成熟，合思的智能型技术驱动的数字化服务会让企业变得更加敏捷、强健。合思的电子文件归档系统也会不断升级和完善，为企业提供更加高效、安全的文件管理服务。
北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。如果您的企业也面临着差旅管理和降本增效的难题，不妨免费试用合思的产品，体验电子文件归档带来的便捷和高效。咨询热线400 – 999 – 8293 ，官网www.hosecloud.com。
