在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子文档存档已成为企业高效运营、合规管理的关键环节。高新兴科技集团作为一家在智慧城市物联网领域深耕细作的上市公司，一直致力于通过技术创新为城市的智能化发展提供强有力的支持。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益繁杂，其在档案管理方面也面临着诸多挑战。
高新兴科技集团作为智慧城市物联网产品与服务提供商，是一家聚焦技术创新应用的高科技企业。每年，该集团将超过营业收入10%的资金投入到研发中，拥有核心知识产权超过2000项。集团员工数量达3000 + 人，国内服务网点有170多个，信息化系统有5个，年银行回单数10万 +，发票数15万 +，电子凭证量30万 +。如此庞大的业务数据量，使得电子文档存档成为了企业运营中不可或缺的一部分。但目前的档案管理现状却不容乐观，一系列痛点亟待解决。
档案管理困境凸显
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成本高昂之殇
高新兴科技集团在档案管理上，成本居高不下。报销、采购付款等业务流程，需要大量的人力进行打印、整理、装订及归档工作。这些工作不仅占用了库房空间，还增加了人员管理成本。而且，借阅流程及实物借出手续繁琐，严重影响了工作效率。每一次档案的借阅，都需要经过多个环节的审批，耗费大量的时间和精力，这无疑给企业的运营带来了沉重的负担。 -
隐患潜藏之忧
电子源文件未合规保存是高新兴档案管理的一大隐患。在会计电子档案管理法规日益严格的今天，该集团的档案归档规范主要由人工控制，缺乏系统化的控制手段，存在较大的合规性风险。一旦出现档案管理不合规的情况，可能会给企业带来严重的法律后果。此外，人工控制的档案管理方式容易出现疏漏，导致档案信息的不完整或不准确，影响企业的决策和运营。 -
利用低效之困
目前，公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件的难度较大。由于缺乏有效的档案管理系统，查询工作需要耗费大量的人力和时间。而且，不能实现跨系统调阅，使得档案的利用效率大打折扣。在企业的日常运营中，经常需要查询不同系统中的档案信息，但现有的档案管理方式无法满足这一需求，给企业的工作带来了极大的不便。
合思解决方案登场
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低开发成本连接异构系统
合思为高新兴科技集团提供的档案管理解决方案，首先在开发成本上具有显著优势。通过生成式接口，能够自动采集档案数据，轻松对接各类异构系统，如NCC、U9、OA、CBS等。这种低成本的对接方式，避免了企业进行大规模系统开发和改造的高额费用，为企业节省了大量的资金。同时，生成式接口的高效性和稳定性，确保了档案数据的准确采集和传输，为后续的档案管理工作奠定了坚实的基础。 -
自动制档释放人力
合思的解决方案实现了凭证数据的自动匹配组装。不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。在这个过程中，业务检测保障了证据链的完整，确保了档案数据的准确性和合规性。而且，档案关联规则可以可视化配置，财务人员可以根据企业的实际需求进行灵活调整。这一功能大大释放了财务人员的精力，让他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。 -
全场景数字化利用档案
合思搭建的档案全场景数字化利用平台，打破了传统档案管理中需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒。通过一键查询功能，用户可以轻松获取多系统凭证相关的数据及影像信息。无论是在日常工作中查询档案，还是在进行审计、合规检查等工作时，都能够快速、准确地获取所需信息，大大提高了档案的利用效率。
方案实施有条不紊
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数据采集对接先行
合思解决方案的实施首先从数据采集对接开始。通过生成式接口与高新兴的NCC、U9、OA、CBS等系统进行对接，实现了档案数据的自动采集。在对接过程中，合思的技术团队充分考虑了高新兴各系统的特点和数据格式，确保了数据采集的准确性和完整性。同时，为了保障系统的稳定性和安全性，采取了一系列的技术措施，如数据加密、访问控制等。 -
凭证匹配组装跟进
对采集到的凭证数据，按照预设的关联规则进行自动匹配组装。在这个过程中，系统会进行业务检测，确保证据链完整。如果发现数据存在异常或不完整的情况，系统会及时发出警报，提醒工作人员进行处理。通过这种方式，保证了档案数据的质量和合规性。 -
平台搭建打破壁垒
最后，搭建档案全场景数字化利用平台。该平台整合了高新兴各系统的档案信息，实现了多系统凭证相关数据及影像信息的一键查询。在平台的开发过程中，充分考虑了用户的使用体验，界面设计简洁明了，操作方便快捷。同时，平台还具备强大的数据分析和统计功能，能够为企业的决策提供有力的支持。
方案成效显著彰显
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归档效率大幅提升
采用合思的解决方案后，高新兴科技集团的归档效率提升了90%。原本繁琐的档案归档工作，现在变得轻松快捷。财务人员可以将更多的时间和精力投入到财务分析、预算管理等核心工作中，为企业的发展提供更有力的支持。这一提升不仅提高了企业的工作效率，还增强了企业的竞争力。 -
成本节约成效斐然
该方案为企业年节约成本30万 +。通过降低档案管理的人力成本、纸张成本、库房成本等，有效降低了企业的运营成本。在当前经济环境下，企业的每一分节约都显得尤为重要。合思的解决方案为高新兴科技集团实现了降本增效的目标，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
客户评价高度认可
高新兴科技集团表示，合思的档案管理解决方案极大地改善了公司的档案管理状况。该方案提高了工作效率，降低了成本，并且确保了档案管理的合规性。实现了档案的全场景数字化利用，让档案查询变得更加便捷高效，为企业的内审工作提供了有力支持。在实际使用过程中，财务人员对该方案的满意度非常高，认为它解决了长期以来困扰他们的档案管理难题。
电子文档存档对于企业的重要性不言而喻。合思作为领先的财务数智化服务提供商，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已帮助众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。若您的企业也面临档案管理等财务难题，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，您还可以免费试用合思的服务，让合思助力您的企业挖出更多净利润，让有限更有效。
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