在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这些举措如同强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化，无疑是财务数智化的必行之路。它就像一把精准的手术刀，能够优化企业的管理流程，打破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，这一变革还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化和绿色化的协同转型。在这场财务数智化的变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业中的深度应用和丰富案例经验，合思精心挑选各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业的会计档案信息化管理提供了极具价值的参考和借鉴。
金牌橱柜：传统档案管理痛点凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，在国内高端整体厨柜及定制家居领域占据着重要地位。作为拥有国家认定厨房工业设计中心的“智能制造示范企业”，金牌橱柜在产品研发和制造方面展现出强大的实力。然而，在会计档案信息化管理方面，却面临着诸多痛点。
在档案整理环节，会计档案犹如散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中。这些档案数据难以被有效利用，工作人员需要逐一打印相关资料，再通过手工方式进行匹配、组装、装订，最后上架保存。这种传统的操作方式不仅耗费大量的时间和人力，而且容易出现错误，大大降低了工作效率。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再将其移交至综合档案管理部门。这一过程涉及多个环节和部门，增加了档案管理的复杂性和风险。
在存储环节，公司设立了独立的档案室来存放纸质档案。随着业务的不断发展，档案数量日益增多，对存储空间的需求也越来越大。同时，纸质档案的保存还面临着受潮、虫蛀等风险，给档案的安全保管带来了挑战。
合思方案：精准解决档案管理难题
面对金牌橱柜在会计档案信息化管理方面的痛点，合思凭借专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
统一存储，打破数据孤岛。合思档案就像一个强大的收纳盒，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。通过这种方式，打破了不同系统之间的数据壁垒，让档案数据能够自由流通，为企业的财务管理提供了更加全面、准确的信息支持。
业务证据链完整，实现业财一体双向穿透。合思档案注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建完整的证据链条。通过这种方式，企业可以清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，实现业务与财务的深度融合。无论是从业务角度查看财务数据，还是从财务角度追溯业务流程，都能够轻松实现，为企业的决策提供了更加有力的支持。
数据共享，一站式查阅。合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让查阅变得便捷高效。工作人员只需在系统中输入相关关键词，即可快速定位所需的档案信息，大大节省了查阅时间。同时，系统还支持多维度检索和一站式预览，让档案利用更加方便快捷。
银行回单无纸化，助力降本增效。在传统的档案管理模式下，海量的银行回单处理是一项繁琐且耗时的工作。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现无纸化管理。这不仅减少了纸质文件的使用，降低了成本，还提高了工作效率，让企业能够更加专注于核心业务的发展。
应用成果：显著提升效益与合规性
金牌橱柜应用合思档案解决方案后，取得了显著的成果。
在效率提升方面，档案匹配耗时减少了84%。以往繁琐的手工匹配工作，现在通过合思档案系统的智能关联和自动组装功能，能够快速准确地完成，大大提高了工作效率。档案查询耗时也减少了80%，工作人员可以在短时间内获取所需的档案信息，为企业的决策提供了更加及时的支持。
在成本节约方面，预估每年可节省总体成本30万以上。无纸化管理减少了纸质文件的打印、存储和维护成本，同时提高了工作效率，降低了人力成本。这些成本的节约，为企业的发展提供了更多的资金支持。
在合规性方面，档案合规性达到了100%。合思档案系统严格遵循国家相关法律法规和财务制度，对档案的采集、制档、管理和利用进行全面的监控和管理，确保档案的真实性、完整性和安全性。
合思电子会计档案管理平台在金牌橱柜的成功应用，充分展示了其在会计档案信息化管理方面的强大优势和价值。合思档案实现了全流程的合规化、自动化、数字化。在档案采集方面，提供开放式接口互联和自主采集功能，能够与企业现有的各种系统进行无缝对接，确保档案数据的及时、准确采集。在档案制档方面，智能关联和自动组装功能让档案制作更加高效、准确。在档案管理方面，精准的权限管控和灵活的档案目录扩展功能，满足了企业不同层级、不同部门的档案管理需求。在档案利用方面，多维检索和一站式预览功能，让档案利用更加便捷、高效。
自动化归档告别了重复性的工作，让财务人员能够将更多的时间和精力投入到价值创造的工作中。档案数据同源，透明流转，便于企业对财务数据进行监控和分析，为企业的决策提供更加科学的依据。
展望未来，合思电子会计档案管理平台有望进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。《电子会计档案实践案例集》将为更多企业提供借鉴和参考，帮助企业更好地实现会计档案信息化管理。
如果您也希望提升企业的会计档案管理水平，实现财务数智化转型，不妨选择合思。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用合思电子会计档案管理平台，亲身感受其带来的便捷与价值。
