合思档案：解锁企业文档管理优势，开启数字化转型新征程

在数电票迅猛扩张的时代浪潮下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票全覆盖目标的推进，让企业财务档案管理的信息化建设成为亟待补齐的短板。目前，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票需经过验签、解析，并以 XML 格式存档，这就要求企业配备专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业不同角色都被财务档案管理问题所困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占用大量储存空间且档案数据难以分析利用的难题；财务人员则要面对档案数据量大、整理耗时、工作枯燥繁复的困境；业务人员也饱受报销纸质票据流程繁琐之苦。此外，纸质档案还存在诸多弊端，如高显性成本，包括纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜存储空间；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等。不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持，明确电子档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了强大的文档管理优势。

领先方案：满足多元场景需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，能广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配与应收尽收。
单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。通过线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，极大地提高了效率，真正实现了会计档案不打印、应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供多种组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，有力保障财务合规。合思档案的这些解决方案，充分展现了其文档管理优势。

强大功能：全生命周期精细管理

合思档案具备全生命周期管理功能，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节。它支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理，能够实现自动归档、业务检测等功能。
多源采集方面，支持接口互联和手动采集两种方式。预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，大幅减少人工匹配工作量。同时，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让查询更加便捷。此外，还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
档案管理包括权限管理、档案目录管理和档号管理等。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，灵活扩展档案目录。系统规范预置档号并支持根据企业制度自主排列、扩展。这些功能进一步凸显了合思档案的文档管理优势。

核心亮点：降本增效数据激活

合思档案具有显著的降本增效优势，能帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，保障了管理合规性。
电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。
合思档案还能让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效。这些核心亮点正是合思档案文档管理优势的重要体现。

角色价值：为不同岗位赋能

对于 CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计人员，审计无需进入档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。合思档案为不同角色带来的价值，充分彰显了其文档管理优势。

典型场景：多维体验便捷高效

合思档案拥有丰富的典型使用场景。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，可按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，满足“导入式”批量检索需求。
一站式预览功能智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。
外部系统调阅支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。
档案借阅服务方便借阅人在线查看，支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。这些典型场景充分展示了合思档案的文档管理优势。

成功案例：见证实际应用成效

众多企业已经通过使用合思档案，收获了显著的效益。某企业年单据量达 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的效果，如业务和财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次等。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。使用合思档案后，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。
某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在采集、存储、整理和利用等方面的低效档案管理问题。采用合思档案的单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这些成功案例充分证明了合思档案的文档管理优势。

市场定位：差异化优势凸显

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。
合思档案拥有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它具备 100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理，拥有稳定的迭代能力，能及时应对变化。这些特点进一步强化了合思档案的文档管理优势。

合思档案凭借其领先的解决方案、强大的功能、显著的核心亮点、为不同角色带来的价值、丰富的典型场景、众多的成功案例以及独特的市场定位，充分展现了其文档管理优势。它能帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更大效用。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思秉承以客户为中心的服务理念，在全国多地设有研发中心和直营服务网络，通过合作伙伴覆盖国内外数百个城市，拥有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择。

如果您的企业也想体验合思档案的文档管理优势，开启数字化转型之旅，可拨打 400 – 105 – 6505 电话、访问 www.hosecloud.com 网站、扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码联系合思，还能免费试用合思档案，感受其带来的便捷与高效。