在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理模式正经历着深刻变革。海亮教育科技服务集团，作为世界 500 强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，是国内教育服务提供商的引领者，一直致力于成为全球优质教育服务的引领者。然而，随着业务的不断拓展，海亮教育科技服务集团在财务管理方面逐渐遭遇了诸多难题，其中电子发票应用相关的问题尤为突出，严重制约了企业的发展效率。
业务迷局：海亮教育科技的财务痛点
海亮教育科技服务集团业务广泛且多元化，涉及众多业务和财务系统。但这些系统相互独立，如同一个个信息孤岛，数据无法互通。这导致结构化数据提取困难，尤其是在电子发票应用方面，电子发票的打印、查重、验伪工作耗时费力，不仅浪费了大量纸张，还增加了人力成本。
企业的实物档案资料存储也是一大难题。大量的实物档案占用了大量物理空间，需要专门设立人员进行管理，成本居高不下。而且实物档案损坏时有发生，给企业带来了较大的风险。在电子发票应用相关的档案管理中，不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等装订要求高，工作人员需要花费大量时间和精力来完成这些工作。
更为重要的是，企业无法最大化发挥档案价值。实物凭证明与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅不留痕，无法实现多人借阅，档案资产利用效率极低。在电子发票应用中，这些问题使得企业在财务管理上难以做到高效、精准。
破局之钥：合思的智慧解决方案
合思针对海亮教育科技服务集团的这些痛点，量身定制了一套全面的解决方案，在电子发票应用方面更是有着独特的优势。
– 多元数据采集
在档案数据来源方面，对于电子档案，合思通过先进的 OCR 技术，自动识别和整理各类文档信息，包括电子发票应用中的发票信息。对于实物档案，将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，为后续的管理提供了基础。
– 广泛档案覆盖
会计类档案管理范围广泛，内部涵盖各种内部报告、合同等，外部涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录。在电子发票应用中，能够对各类发票及相关附件进行有效的管理。
– 智能自动归档
合思系统根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。在电子发票应用中，电子发票能够自动按照类别、时间等规则进行归档，方便后续的查询和使用。
– 便捷自助 OA
提供在线平台让员工可以方便地提交申请并进行审批流程。在电子发票应用中，员工可以通过平台上传电子发票，进行报销申请，审批流程更加高效快捷。
落地之路：解决方案的实施步骤
合思解决方案的实施遵循着一套严谨的逻辑顺序。
首先，通过 OCR 技术和扫描拍照等方式获取档案数据。在电子发票应用方面，利用 OCR 技术快速识别电子发票的关键信息，将其录入系统。对于实物发票，通过扫描或拍照将其转换为数字形式。
然后，对获取的数据进行分类和处理。系统根据预设规则对电子发票等档案数据进行分类，例如按照发票类型、业务类型等进行分类，确保信息的有序性。
接着，利用自助 OA 等工具实现流程自动化。员工在平台上提交电子发票报销申请后，系统自动进行审批流程，提高了工作效率。
最后，将处理好的档案进行存储和管理。电子发票等档案数据被安全地存储在系统中，方便后续的查询、借阅和审计等操作。
成效彰显：解决方案带来的显著成果
合思解决方案的实施为海亮教育科技服务集团带来了显著的成果和效益。
在电子发票应用方面，档案整理匹配效率提升了 90%。原本繁琐的电子发票整理和匹配工作变得轻松高效，大大节省了时间和人力成本。
存储空间减少了 72%。大量的电子发票以数字化形式存储，不再需要占用大量的物理空间，降低了存储成本。
每年纸张打印成本节约 3 万元。电子发票的应用减少了纸质发票的打印，不仅节约了成本，还符合环保理念。
财务人力减少 3 人。自动化的流程和高效的管理使得财务部门的人力需求减少，企业可以将更多的人力投入到核心业务中。
客户心声：海亮教育科技的高度评价
海亮教育科技服务集团对合思的解决方案给予了高度评价。合思的解决方案极大地提高了他们的财务管理效率，降低了成本，让他们能够将更多的精力投入到教育服务中。在电子发票应用方面，合思的解决方案让原本复杂的发票管理变得简单高效，是一次非常成功的合作。
行动号召：选择合思开启高效财务管理之旅
像海亮教育科技服务集团一样，众多企业都在合思的帮助下实现了降本增效、合规经营和低碳运营。电子发票应用在企业财务管理中扮演着越来越重要的角色，合思凭借其先进的技术和专业的服务，能够为企业提供全方位的解决方案。
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