电子资料存档最佳实践：合思档案引领企业财务数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业纷纷踏上财务数字化转型的征程。通过搭建 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等，企业解决了线上业务处理的难题。然而，在归档和储存环节，纸质文件储存的问题依旧存在，数据存储也依赖线下载体。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规，实现全面数字化的关键。

北京合思信息技术有限公司，创立于 2014 年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。其旗下的合思档案，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，在企业财务数字化转型中扮演着重要角色。

数电票浪潮来袭，政策推动转型

电子资料存档最佳实践在当下的市场形势中显得尤为重要。2025 年数电票将实现全覆盖，全国 36 个省市区已完成数电票试点全覆盖。数电票须经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息，这让企业财务档案管理面临新挑战，信息化建设亟待加强。

与此同时，国家政策也在大力推动电子会计档案管理。从部门规章到国家法律，全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以电子形式保存形成电子会计档案，同时需建立电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系。国家档案局、财政部财会[2020]6 号文件肯定电子凭证法律效力，满足条件可仅以电子会计凭证报销入账归档；国家档案局、财政部、国家税务总局档办发[2021]1 号文件要求 2022 年底前实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等；九部委联合发布财会[2023]7 号文件，推动电子凭证全流程标准化无纸化处理。在这样的市场形势和政策推动下，企业进行财务档案管理转型迫在眉睫。

传统档案管理痛点重重

电子资料存档最佳实践是解决传统档案管理痛点的有效途径。在传统档案管理模式下，企业不同角色面临着诸多问题。
企业高管面临着巨大的挑战。纸质档案管理成本高昂，且储存占地；档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。这使得企业在决策时缺乏有效的数据支持，影响企业的发展战略。
财务人员则被繁琐的工作所困扰。档案数据量大，整理耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消磨了工作热情，降低了工作效率。
业务人员也深受其害。出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间，影响了业务的正常开展。
传统档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等痛点。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本包括手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏。

合思档案：全方位解决方案

电子资料存档最佳实践，合思档案为不同角色提供了全方位的解决方案，实现了管理与服务的融合。
为 CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战，降本增效。
为归档员/财务提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让归档员和财务人员轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
为外部审计实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，提高审计效率。

核心模块：功能强大特点突出

电子资料存档最佳实践的合思档案，拥有多个核心模块，功能强大且特点突出。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。
档案扩展解决方案通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
数电票解决方案响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广。帮助企业合规高效应用会计数据标准，提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

竞争优势：功能技术合规领先

电子资料存档最佳实践的合思档案，在功能、技术、合规性等方面相较于其他产品具有显著优势。
它具有显著的降本增效能力，更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约 70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升 90%，管理合规性达 100%。
合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。
它实现 100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。
合思档案是符合国家政策要求的档案系统，具备电子会计档案合规性管理能力，满足国家档案局、财政部等相关文件要求。拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证等，国家四部委官方试点 100%成功验收。

成功案例：见证卓越成效

电子资料存档最佳实践在多个不同类型企业得到了验证。
某企业年单据量 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化使企业成本降低，数据指标表现良好，如凭证总量 14W + ，单据总量 50W + ，数据加载 30s，关联匹配 15min 等。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等痛点。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本 30W + /年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。
某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等环节的低效档案管理现状。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

服务体系：全方位贴心保障

电子资料存档最佳实践离不开合思强大的服务体系。合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。联系地点包括北京、上海、杭州、深圳等多个城市，联系电话为 400 – 105 – 6505。网站为 www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码可供联系，为客户提供全方位的服务保障。

合思档案在企业财务数智化转型中发挥着至关重要的作用。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。秉承以客户为中心的服务理念，合思通过提供全方位的财务数智化服务，让企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案能满足企业在这方面的需求。其多种解决方案和功能模块，能够为不同类型的企业提供定制化的服务，帮助企业提升档案管理效率，挖掘财务档案数据价值，推动企业数智化转型。如果你想体验电子资料存档最佳实践带来的便利，不妨点击免费试用合思档案。