在数字化浪潮席卷的当下，发票数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2025年数电票将完成全覆盖，这意味着企业财务档案管理正直面新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。此时，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着档案管理的难题。企业高管承受着纸质档案管理的高成本压力，不仅花费巨大，且储存占地，档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被海量的档案数据折磨，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复。业务人员出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗时。同时，纸质档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的大量需求；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；高合规风险则是因为电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。
合思档案多元方案解锁管理新篇
合思档案作为解决企业档案管理难题的利器，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。其领先的单套制电子会计档案管理平台，具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表等）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案等）。此外，合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据可实现秒级查询；档案扩展解决方案拥有可灵活扩展的业务模型，能通过多途径自动化归集各类介质档案。
合思档案功能模块彰显卓越实力
合思档案的电子会计档案全生命周期管理功能强大。在智能采集方面，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有EAI插件、API接口等；预归档服务包含自动归档、业务检测等；基础管理涉及档号管理、账套管理等；档案服务有身份调查、全文检索等；统计分析包括进销项统计、资金统计等；应用层涵盖辅助审计、证据方案库等。
在多源采集上，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，能让不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
合思档案核心亮点凸显独特优势
合思档案具有诸多核心亮点。便捷调阅不打印、混序归集免组装，打破了物理空间限制，可在线自由调阅。它预置规则引擎，能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。同时，融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案的又一特色。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
合思档案还能广泛连接各类异构业财系统，具备强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入，实现100%自动归档，符合国家政策要求，拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且能及时应对变化。
合思档案为不同角色创造多元价值
对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。还能提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，可轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计人员，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。
合思档案典型场景展示应用魅力
多维度、多视角、多渠道档案调阅场景，能满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员在该场景下有不同的操作方式和需求。
数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化场景，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，包括获取环节、业务环节、入账环节和归档环节的具体操作。
实物档案全流程管理定位场景，在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，档案系统通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，有打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景。
合思档案成功案例见证卓越成效
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案通过多系统采集数据，让业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标表现良好，如凭证总量14W +，单据总量50W +，某月入库数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
中国最大的K12民办教育集团之一面临低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等问题。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理等。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
合思档案市场定位凸显竞争优势
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。
合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。与传统档案管理方式相比，合思档案能为企业节约大量成本，如70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%提升检索效率，100%保证管理合规性。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。发票数字化转型的大背景下，合思档案能助力企业实现财务档案管理的数字化转型，让企业在档案管理方面实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案将持续发展和创新，为企业提供更优质、更高效的档案管理服务，在未来企业的数字化建设中发挥重要作用，帮助企业更好地应对各种挑战。
如果您的企业也想开启高效的档案管理之旅，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号或小程序了解合思档案，还可以免费试用，体验合思档案的卓越功能。
