发票数字化转型下合思档案助力企业财务档案管理升级

在当今数字化时代的浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着数电票的快速扩张，传统纸质档案管理模式的弊端日益凸显，企业急需新的解决方案来应对这一局面。到2025年，数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理直接面对新的挑战，信息化建设急需加快步伐。在收票政策方面，多个文件明确了电子会计档案和凭证的法律效力，要求在2022年底前实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等。在开票领域，全国36个省市区已经实现了数电票试点全覆盖。

在纸电混合的时代，企业不同角色都面临着诸多困扰。企业高管要面对纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的问题；财务人员需要手动整理大量档案数据，工作枯燥又繁复；业务人员则饱受报销流程繁琐、耗费时间之苦。传统纸质档案管理存在着高显性成本，像纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；还有高隐形成本，例如手工装册归档工作量大、数据不能有效利用；更有高合规风险，如电子会计凭证缺乏有效管理手段、纸质档案易损坏等。而国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临，同时企业也需要关注档案全生命周期管理闭环。发票数字化转型已成为企业财务档案管理变革的关键趋势。

合思档案：满足多元需求的智慧之选

合思档案作为解决企业财务档案管理问题的优秀方案，能够满足不同角色和场景的需求。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）加上六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案就像是企业的“数据宝库”，可以沉淀数据资产，保障合规管理。它能提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，在发票数字化转型的过程中实现降本增效，推动企业绿色低碳运营。

归档员/财务使用合思档案，能够告别重复低价值的工作，大大提高工作效率。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理变得轻松简单。发票数字化转型为合思档案发挥作用提供了良好契机。

外部审计使用合思档案时，可实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通补充资料，极大地提高了审计工作的效率。

合思档案功能：全面专业的管理利器

合思档案拥有丰富的功能模块和强大的主要能力，充分展示了其全面性和专业性。其功能模块涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

在多源采集能力方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，也支持手动采集和自主补录零散会计资料，为企业提供了多样化的数据采集途径。在发票数字化转型中，这种多源采集能力能更好地适应不同的数据来源。

智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，通过字段映射让查询更加便捷，提高了档案管理的智能化水平。

此外，合思档案提供专用格式版式文件，自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化。支持自定义企业专用、个性化版式文件，使档案可扩展性更强，更好地满足企业多样化的需求。

核心亮点：合规高效创新同行

合思档案具有合规性、高效性、创新性等核心亮点，体现了其独特优势。在合规性上，采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。在发票数字化转型的大环境下，合规性是企业选择档案管理方案的重要考量因素。

高效性体现在大数据解决方案上。合思档案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。

创新性在于档案扩展解决方案。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，企业可按自身管理需求自定义归档目录，为企业在发票数字化转型中提供了更多的灵活性。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规。

企业价值：降本增效数据激活

合思档案为企业带来了多方面的价值。它能够显著降本增效，可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，实现档案不打印，彻底告别传统手工归档，让企业更有效地“收紧钱袋子”。在发票数字化转型过程中，这种降本增效的作用尤为明显。

合思档案成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。它实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，助力企业实现效益最大化。

同时，合思档案满足企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求。广泛连接各类异构业财系统，具备强大的规则匹配能力实现100%自动归档，符合国家政策要求，且拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化。

典型场景：灵活适用满足多样

合思档案具有多个典型使用场景，体现了其适用性和灵活性。在共享调阅场景中，满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于不同人员（财务人员、业务人员、审计人员、管理人员）快速查找完整业务链数据。发票数字化转型使得档案的共享调阅变得更加重要和频繁。

在数电票处理场景中，提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

在实物备查场景中，在“纸电混合”阶段，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

在档案管理全生命周期场景中，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节，实现电子会计档案全生命周期的自动化、数字化管理。

成功案例：实践见证卓越成效

众多企业的成功案例展示了合思档案在不同企业中的实际应用效果。某企业年单据量2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如数据加载30s、关联匹配15min等。在发票数字化转型的浪潮中，该企业通过合思档案实现了档案管理的升级。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著，如整理匹配效率提升80%、存储空间成本减少300册/年等。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案单套制管理方案通过数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%等。

某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在问题。合思档案通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。

市场定位：差异化优势凸显价值

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，致力于服务未来财务人，为企业提供全方位财务数字化服务。

与其他产品相比，合思拥有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。其规则引擎可实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少人工匹配工作量，这是很多其他产品所不具备的优势。其提供的业务检测功能基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，具有独特的针对性和实用性。在发票数字化转型的市场竞争中，合思档案凭借这些差异化优势脱颖而出。

在当前企业面临诸多挑战的背景下，发票数字化转型是必然趋势。合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的解决方案，未来将在企业数字化转型中发挥重要作用。合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具有强大的实力和广泛的服务网络，值得企业信赖。

如果您的企业也想提升财务档案管理水平，开启发票数字化转型之旅，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号、小程序二维码联系合思，还可免费试用合思档案，感受其带来的高效与便捷。