在当今数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证应用进入了一个全新的阶段。
然而，在这场改革的背后，企业在费用凭证管理方面却面临着诸多痛点。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题，如同横亘在企业面前的一道鸿沟，亟待跨越。与此同时，传统的纸质档案管理模式更是问题丛生。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，不仅效率低下，而且档案遗失的情况也时有发生。此外，查找纸质档案受限于时间和空间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，极大地影响了工作效率。大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。如COMMUNE幻师，其档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。更重要的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，面临合规风险。因此，解决企业在费用凭证管理和财务档案管理方面的问题，已成为当务之急。
合思档案：财务数智化的先锋力量
合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思以其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业深挖净利润潜力。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了全方位的财务数智化服务。
合思档案的诞生和发展历程，见证了其在财务数智化领域的不断探索和创新。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品应运而生；2020年，该产品全面面向市场，开始助力企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作；2022年，全新的“单套制”解决方案惊艳亮相；2023年，正式升级为「合思档案」；2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中的闭环管理。
合思档案功能：全生命周期管理的智慧之钥
合思档案具有强大的电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖采集、制、管、用四个关键环节，为企业的费用凭证管理提供了全方位的解决方案。
在智能采集环节，合思档案拥有外部生态和内部系统两种采集方式。外部生态利用OCR识别、RPA技术等先进手段，实现对费用凭证的高效识别和采集；内部系统则通过EAI插件、API接口等，与企业内部的各个系统进行无缝对接，确保数据的及时准确采集。同时，档案采集具备开放式接口互联·自主采集功能，能够自动切割大文件，并对数电票进行自动化解析，大大提高了采集效率。
档案制档环节，合思档案能够智能关联·自动组装费用凭证，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保档案的准确性和规范性。
档案管理环节，基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面，为企业提供了全面的档案管理服务。档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等，帮助企业更好地利用档案数据，为决策提供支持。
档案利用环节，合思档案支持多维检索·一站式预览，让用户可以快速准确地找到所需的费用凭证。同时，在线借阅·异构系统联查功能，方便用户在不同系统之间进行数据查询和借阅。实物混序归档·可视化盘点档案数据功能，实现了实物档案和电子档案的一体化管理，提高了档案管理的效率和准确性。
合思档案效益：成本节约与效率提升的双赢之道
使用合思档案，企业能够在费用凭证管理方面实现成本节约和效率提升的双赢。
自动化归档功能让企业告别了重复性的手工工作，大大提高了工作效率。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。
以一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14235元，年节约人力成本24000元，年总节约成本高达338910元。
众多企业在使用合思档案后，都取得了显著的收益。好想你减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。COMMUNE幻师的纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
合思档案场景：多行业应用的广泛适用性
合思档案在不同行业都有着广泛的应用场景，展现了其强大的适用性和灵活性。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。合思档案通过打破壁垒、数据同源，自动组装、审计便捷，实物高效管理等方式，为其解决了费用凭证管理方面的难题。
在餐饮行业，COMMUNE幻师面临着成本高、效率低、合规难等问题。合思档案实现了无纸化管理、去人工化、资产化，为其带来了显著的经济效益、管理效益和社会效益。
在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，数据难以利用。合思档案统一存储各类数据，搭建业务证据链，实现了数据共享和银行回单无纸化，提高了企业的财务管理水平。
在数字阅读行业，帆书面临着档案装订工作量大、打印成本和存储成本高、企业发展难支撑等问题。合思档案保证了流程合规，提升了效率，节约了成本，助力其实现了业财一体化和无纸化目标。
合思档案案例：客户成功的真实见证
众多客户使用合思档案取得的成功案例，充分证明了其在费用凭证管理方面的卓越性能和价值。
高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了效率，档案利用更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等功能，高效服务于企业内审。无纸化简化了业财流程，将业务时间归还业务，归档效率提升了90%，为企业年节约成本30万元以上。
中文传媒通过合思档案实现了电子凭证采集、验签、解析、校验等一系列操作，存档合规，纸电混合科学管理。财务档案归档效率提升了72%，员工报销效率提升了90%，年节约打印、耗材等成本20万元。
杭州西湖城市建设投资集团通过合思档案实现了工程文件和财务文件全流程电子化管理，档案整理匹配效率提升了72%，存储空间减少了41%，报销效率提升了300%，单据打印纸张减少了10万张/年，实现了可持续发展战略。
在当前经济环境下，企业对于费用凭证管理的需求日益增长。合思档案凭借其卓越的功能、显著的效益、广泛的适用性和众多成功案例，成为了企业解决费用凭证管理难题的理想选择。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
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