在当今数字化浪潮席卷的时代，企业数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。武汉猫人云商科技有限公司作为一家具有深厚底蕴的企业，通过引入合思费控实现了智能费用追踪的数字化转型，取得了令人瞩目的核心成效。引入合思数字化费用报销系统后，猫人财务核算效率提升高达85%，报销效率大幅跃升，从原本漫长的60天骤减至6天，月均处理单据量也成功翻番，达到3000 + 张。数字化转型让猫人的报销周期实现了质的飞跃，从过去的“报销两个月”缩短至“报销不跨周”。如此显著的成果，无疑吸引着众多企业深入探究其背后的转型奥秘。
猫人困境：传统模式下的重重挑战
武汉猫人云商科技有限公司成立于1998年，是一家专注于研发、生产及销售时尚服饰的现代化大型品牌运营集团，在2022年更是入选了湖北省专精特新“小巨人”企业。然而，在引入数字化费用报销系统之前，猫人一直采用传统手工报销方式，这给企业带来了诸多难题。
大量手工作业严重制约了效率提升。手工填制报销单据存在极大的局限性，员工不仅垫资多，而且报销周期漫长。费用类型繁多，但手工提单模板却十分单一，这使得后期处理工作量成倍增加。发票查重、验真，单据复核、支付、记账等工作都需耗费大量人力和时间。同时，员工分布分散导致制度难以有效落地，财务人员陷入大量低效沟通中，无法发挥其高阶价值。
合同管理方面同样问题频出。合同审批过程关联控制薄弱，合同申请、审批、电子签章、开票、支付等环节分散，不同费用类型与商机、合同不能及时关联，系统对合同执行缺乏有效控制，经常出现重复创建与审批的情况。
费用支出不透明，预算难以有效控制也是猫人面临的一大挑战。预算与预测数据不准确，事中预算执行无法落地，事后报销缺乏有效管控。管理层无法实时掌握费用情况，也就难以获得为决策提供有力支持的数据依据。在这样的背景下，猫人进行数字化转型，实现智能费用追踪已迫在眉睫。
合思方案：精准破解猫人难题
为了帮助武汉猫人云商科技有限公司摆脱困境，合思提供了一系列针对性的解决方案，实现了智能费用追踪。
合同系统和费控系统的对接是一大亮点。通过这一举措，成功解决了数据流转问题，合同付款有了明确依据，审批也可轻松追溯合同，让合同管理更加规范和透明。
付款自动按照合同归集，达到了合同付款自动控制的管理目的。这一功能有效避免了付款混乱的情况，确保每一笔款项都能准确对应到相应合同，提高了资金使用的安全性和合理性。
在支付环节，单据通过业务审批与财务审核后，出纳在单据内选择CBS支付，可将支付基础信息推送至网银系统。这一操作不仅提高了出纳支付效率，还大大降低了支付错误风险和重复支付风险。支付完成后，系统自动生成凭证至ERP系统，进一步提高了财务做账效率，实现了智能费用追踪在支付和财务记账环节的高效应用。
转型成效：多维度提升管理水平
合思的解决方案为武汉猫人云商科技有限公司带来了显著的成效与成果，智能费用追踪贯穿其中。
在预算控制方面，更加及时、灵活。根据猫人的行业特点与组织架构，合思细化了费用类型，如店铺日常费用、日常费用、零售事业部都扣费用等。同时，多维度拆解和按季/月度的经营情况，动态调整项目预算金额。根据内部管理与门店管理的高频需求，预置多套单据模板来匹配个性化管理要求，如零售连锁请款、宿舍押金退款申请、租金合同审批、装修合同审批等。通过这些措施，预算控制更加精准，实现了智能费用追踪在预算管理环节的有效应用。
系统建设变得更加高效、便捷。合思连接了财务ERP系统，使费用类型一一对应到会计科目，报销数据相比此前手工入账数据更加精准，大大降低了返工修改的比率。通过扫描方式直接导入发票，系统自动验真、查重，避免了虚假发票与重复报销的情况。纸质发票影像轻松嵌入电子报销单，并随审批流自动流转，员工可以在手机上轻松查看审批流进展，方便跟进自己的报销状态，智能费用追踪让报销流程更加透明和可控。
智能稽核更加精细、多元。合思细化了费用类型，将不同费用单据与商机、合同关联，实现了整个业务流程的透明化、合规化。对于差旅费，针对一线、二线、三线城市不同的消费水准，在系统内预置了一套费控标准的逻辑规则，实现了事中预算、事中控制、事后分析的正向反馈，确保每一笔费用都在合理范围内，进一步强化了智能费用追踪的效果。
猫人反馈：数字化转型成效获认可
猫人财务总监吴扬表示，数字化转型应以业务战略为服务目标，通过数据驱动业务高效流转。合思仅用了1个半月就完成了一期上线，这一高效的实施过程让猫人能够迅速开启数字化转型之旅。数字化转型后，猫人的报销周期大幅缩短，员工的报销体验得到了极大改善，财务工作也更加高效，这充分证明了合思解决方案的有效性和智能费用追踪的重要性。
合作展望：携手共创美好未来
随着企业的不断发展，猫人与合思有望进一步深化合作，不断优化财务管理流程，提升企业的数字化管理水平。智能费用追踪将在双方的合作中发挥更大的作用，为猫人的持续发展提供有力支持。
如果您的企业也面临着类似的财务管理挑战，不妨考虑合思费控，开启数字化转型之旅，实现降本增效。现在，您可以免费试用合思费控，亲身体验智能费用追踪带来的便捷与高效。
