在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型之路上有着独特的探索与实践。
动力源成立于 1995 年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022 年 3 月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。早在 2011 年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，现实却不尽如人意，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的转型效果存在较大差距。直到 2021 年，动力源与合思展开了财务数字化合作，引入了合思费控 + 合思商城 + 合思 BI + 开放平台，为其 IT 费用管理带来了新的转机。
业务迷局：动力源的现状与痛点
动力源拥有约 2400 名员工，旗下有 8 家子公司，在全国设立了 30 多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家也设立了分支机构。公司涵盖 24 个 1 级部门、81 个 2 级部门，分别归属 5 个业务线和 2 个营销中心。如此庞大而复杂的组织架构，使得其 IT 费用管理面临着诸多挑战。
公司大量的自研系统难以整合，传统手工报销模式的弊端日益凸显。员工在进行申请单提交时，需要在各个系统间频繁切换，操作体验极差。报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重等工作也只能依靠手工完成，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。
同时，同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整和优化。在这样的情况下，动力源的 IT 费用管理效率低下，成本居高不下，急需一套有效的解决方案。
破局之钥：合思的解决方案
面对动力源在 IT 费用管理方面的困境，合思提出了一系列针对性的解决方案。
系统集成方面，合思打破了数据孤岛，让动力源告别了多系统繁复操作的困扰。合思将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，就实现了订单支出成本的实时归集和统计，为 IT 费用管理提供了准确的数据支持。
在商旅出行流程上，合思进行了颠覆性的重塑。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列的自动化操作，极大地提高了 IT 费用管理的效率和准确性。
合思的系统连接能力也十分强大。其 Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，为 IT 费用管理提供了有力的技术保障。
落地之道：解决方案的实施步骤
合思解决方案的实施过程有条不紊。首先，合思将动力源的 HR 系统、BPM 系统等与合思费控进行数据同步，确保基础数据和业务数据能够在合思费控平台上有效整合。这一步为后续的 IT 费用管理工作奠定了坚实的数据基础。
在商旅出行方面，合思引导员工使用合思商城进行因公消费。通过系统设置好申请单和差标管控规则，实现了消费即合规。员工在消费过程中无需担心费用超标或不合规的问题，财务人员也减少了审核的工作量，提高了 IT 费用管理的效率。
合思还利用其系统连接能力，与第三方系统进行对接，实现了业务数据的跨系统同步和应用。这样一来，各个系统之间的数据可以实时共享，避免了数据的重复录入和错误，进一步提升了 IT 费用管理的准确性和效率。
成效彰显：取得的成果与效益
通过合思解决方案的实施，动力源在 IT 费用管理方面取得了显著的成果和效益。
多系统集成实现了数据互通，全面革新了操作体验。员工报销周期从原来的较长时间缩短了 3 周，效率提升了 300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了 50%。这不仅提高了员工的工作效率，还为企业节省了大量的人力成本。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以在多渠道进行同屏比对，全场景无需垫资，进一步提高了员工的满意度。
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持等。
在管理层面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
客户心声：动力源的评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果你也想解决企业 IT 费用管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思。合思提供免费试用，让你亲身体验其强大的 IT 费用管理解决方案，让有限的资源发挥更有效的作用。
