在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理首当其冲，迎来全新的挑战。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列的变化，让企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
除了数电票带来的挑战，纸电混合时代也让企业在档案管理方面苦不堪言。企业高管们面临着纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用的难题。财务人员则需要手动逐一匹配、核对确认大量档案数据，工作枯燥繁复。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。
同时，纸质档案还存在着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大，这是显性成本的体现。而手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用，则是隐形成本的表现。此外，纸质档案还面临着高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。
在企业推行数字化的过程中，虽然通过OA、资金等系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，还有数据存储线下载体，影响企业全面数字化进程。出差费用合规作为企业财务管理的重要环节，也受到了档案管理难题的影响。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业解决档案管理难题，保障出差费用合规提供了有效的解决方案。
合思档案：一站式档案管理解决方案
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为出差费用合规提供了有力保障。
对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。在出差费用管理方面，能够帮助高管更好地了解费用支出情况，做出合理的决策，确保出差费用合规。
对于归档员/财务而言，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在处理出差费用相关档案时，能够快速准确地完成归档和管理工作，确保费用报销的合规性。
对于外部审计，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。在出差费用审计过程中，能够方便审计人员快速获取相关档案，确保审计工作的顺利进行，保障出差费用合规。
核心功能：铸就档案管理强大优势
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多源采集：数据汇聚的智慧引擎
合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在出差费用管理中，能够全面采集出差过程中的各类费用凭证和数据，确保出差费用合规。 -
智能制档：高效精准的档案构建
会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有关联检索等辅助功能和手工关联等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询分析。在处理出差费用相关档案时，能够快速准确地完成档案组装和关联，确保出差费用合规。 -
专用格式版式文件：存储与利用的双重优化
自主采集结构化字段信息，提脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。在出差费用档案管理中，能够优化档案存储方式，提高档案利用效率，保障出差费用合规。 -
“四性检测+业务检测”双模式检测：数据质量的坚实保障
按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。在出差费用管理中，能够对费用数据进行严格检测，确保出差费用合规。
成功案例：见证合思档案卓越成效
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海量单据企业：实现高效管理与降本增效
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。在出差费用管理方面，也能够实现高效管理，确保出差费用合规。 -
集团型企业：标准化落地与成本节约
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在出差费用管理方面，能够规范管理流程，保障出差费用合规。 -
多系统企业：数据集成与高效查询
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多问题、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案实现广泛连接、应收尽收；业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可实现业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在出差费用管理方面，能够实现数据集成和高效查询，确保出差费用合规。 -
教育集团企业：智能化管理与流程简化
某中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在出差费用管理方面，能够实现智能化管理和流程简化，保障出差费用合规。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com ，还有微信公众号和小程序，方便企业咨询合作。已有众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等选择了合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，企业可放心选择。
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