在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司作为行业的佼佼者，在这一转型之路上与合思携手，成功解决了诸多财务数字化难题，尤其在电子文档归档管理方面取得了显著成效。
客户简介：电源行业的璀璨之星
北京动力源科技股份有限公司自1995年成立以来，便在电源行业崭露头角。它是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，宛如一颗璀璨的星星，照亮了电源行业的发展之路。
公司业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目，为国家的发展贡献着自己的力量。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业，这无疑是对其技术实力和创新能力的高度认可。
业务背景：复杂架构下的财务困境
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设立了30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家也设立了分支机构。公司内部涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大而复杂的组织架构，给财务数字化管理带来了巨大的挑战。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程。然而，自建的多个系统虽然在一定程度上提升了管理效率，但也逐渐暴露出诸多问题。整体流程复杂，系统之间存在着高高的壁垒，数据流转不畅。到2021年与合思合作时，这些问题愈发凸显。多系统操作体验差，员工需要在不同系统之间频繁切换，浪费了大量的时间和精力；手工录入不仅效率低下，还难以保证合规性；系统割裂导致数据分散，信息滞后，管理者难以及时获取准确的经营数据；业务覆盖面广，报销模式复杂多样，增加了管理的难度；组织架构复杂，各主体流程繁复，进一步加剧了财务管理的困境。电子文档归档管理也受到了严重的影响，文档分散在各个系统中，难以统一管理和查询。
解决方案：合思的智慧之钥
合思针对动力源的这些问题，提出了一套全面的解决方案，为电子文档归档管理带来了新的转机。
首先是系统集成。合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，确保人员信息的一致性和准确性。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过系统集成，打破了数据之间的壁垒，使得各系统之间的数据能够顺畅流转，为电子文档归档管理提供了准确的数据基础。
其次是无需报销方案。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务部门统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，不仅提高了报销效率，还大大减轻了财务人员的工作量。同时，系统强大的连接能力，借助Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，进一步打破了数据流转的壁垒，使得电子文档能够更加高效地进行归档和管理。
实施过程：携手共进的征程
合思与动力源展开了紧密的合作，逐步推进系统集成和无需报销方案的实施。在这个过程中，双方的团队紧密配合，共同克服了一个又一个的困难。从系统的对接调试，到员工的培训指导，每一个环节都精心安排，确保各项功能能够顺利上线和使用。通过不断的优化和调整，系统逐渐适应了动力源复杂的业务需求，电子文档归档管理也变得更加有序和高效。
取得的成果：显著效益与电子文档管理升级
合思的解决方案为动力源带来了显著的成果和效益，同时也极大地提升了电子文档归档管理的水平。
效率方面，整体效率提升了300%，报销周期从原来的4周大幅缩减至1周以内。这不仅提高了员工的满意度，也加快了资金的流转速度。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%，企业在财务人力方面的投入得到了有效控制。
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的工作更加轻松便捷。电子文档的填报和提交也更加方便，员工可以直接在系统中上传相关文档，系统自动进行分类和归档。
对于财务部门来说，审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，节省了大量的精力。同时，电子文档的管理更加规范，财务人员可以快速准确地查询和调取所需的文档，提高了工作效率。
对于管理层来说，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业的经营数据，做出高效的决策。电子文档的实时更新和准确统计，为管理层提供了有力的决策支持。
客户评价：高度认可与长期合作的意愿
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的服务给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。在电子文档归档管理方面，合思的解决方案也得到了动力源的认可，为企业的数字化管理提供了有力的支持。
如果您的企业也面临着类似的财务数字化难题，尤其是在电子文档归档管理方面存在困扰，不妨选择合思。我们将为您提供专业的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在，您可以免费试用我们的系统，亲身感受合思带来的数字化变革。
