在当今数字化浪潮迅猛发展的时代，数电票正以前所未有的速度扩张，企业数字化转型也成为了必然趋势。在这样的大背景下，传统纸质档案管理模式的弊端逐渐显露出来，诸多痛点如同沉重的枷锁，束缚着企业的发展步伐。企业迫切需要一个专业的电子会计档案管理平台来化解这些难题，而合思档案就在这样的需求下应运而生。
行业痛点：档案管理的三座大山
当前企业在档案管理领域面临着重重困境，如同背负着三座沉重的大山。
首先是高显性成本。纸质凭证输出需要大量的耗材，纸张、油墨等费用不断累积，如同涓涓细流汇聚成河，成为企业一笔不小的开支。而且，纸质档案对存储空间的需求极大，企业需要专门的仓库来存放这些档案，租赁仓库的费用以及仓库管理的人力成本等，都让企业的负担日益加重。
其次是高隐形成本。手工装册归档的工作量巨大，财务人员需要耗费大量的时间和精力去整理和核对档案数据，这不仅效率低下，还容易出现人为错误。在查询调阅数据时，由于纸质档案的管理方式较为传统，查找一份文件往往需要花费大量的时间，数据的利用效率极低。
最后是高合规风险。随着电子会计凭证的广泛应用，企业缺乏有效的管理手段，难以确保电子凭证的真实性、完整性和安全性。而纸质档案容易受到损坏，如受潮、虫蛀等，一旦档案损坏，可能会给企业带来不可挽回的损失。企业高管、财务人员和业务人员都深受这些问题的困扰。高管面临着纸质档案管理成本高且数据难以分析利用的问题，无法及时获取准确的信息来做出决策。财务人员被繁琐的档案整理工作所束缚，无法将更多的精力投入到核心业务中。业务人员在报销流程中也面临着诸多不便，流程繁琐，效率低下。
解决方案概述：合思档案的多角色赋能
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案及六大场景解决方案，能够满足不同角色的需求，为企业的档案管理流程优化提供全方位的支持。
对于CEO/高管而言，合思档案可以帮助他们沉淀数据资产。通过对企业档案数据的整合和分析，为企业决策提供有力的支持，助力决策数智化，实现降本增效。让企业在激烈的市场竞争中能够更加精准地把握市场动态，做出明智的决策。
归档员/财务人员使用合思档案可以提高工作效率。系统能够实现数据的透明流转，减少人工操作的环节，降低错误率。财务人员不再需要花费大量的时间去整理和核对档案数据，而是可以将更多的精力放在数据分析和财务管理上。
外部审计人员使用合思档案可以实现档案外审在线化、可溯源。审计人员可以通过系统在线查阅企业的档案数据，提高审计效率，同时确保审计过程的可追溯性，保证审计结果的准确性和公正性。
核心功能亮点：合思档案的四大优势
合思档案具有多方面的核心功能亮点，如同四颗璀璨的星星，照亮了企业档案管理的道路。
在采集方面，合思档案支持多源采集。有接口互联自主采集和手动采集自主补录两种方式，能够连接各类异构业财系统。这就意味着企业可以将不同系统中的档案数据进行整合，实现数据的集中管理，提高数据的利用效率。
智能制档时，合思档案通过规则引擎自动组装，实现字段映射方便查阅。系统还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测，能够确保档案数据的真实性、完整性、准确性和安全性，为企业的档案管理提供可靠的保障。
档案管理上，合思档案具备权限管理精准管控、档案目录灵活扩展、规范预置档号等特点。企业可以根据不同的用户角色设置不同的权限，确保档案数据的安全性。同时，档案目录可以根据企业的需求进行灵活扩展，方便企业对档案进行分类管理。规范预置档号可以提高档案的检索效率，让企业能够更快地找到所需的档案。
档案应用方面，合思档案能实现多维检索、一站式预览穿透联查，以及电子与实物档案高度融合的全场景数字化利用。企业可以通过多种方式检索档案数据，如关键词检索、日期检索等。一站式预览穿透联查功能可以让用户在一个界面上查看相关的档案信息，提高查询效率。电子与实物档案的高度融合，让企业可以实现全场景的数字化利用，提高档案的利用价值。
用户收益：合思档案带来的四大变革
合思档案能为企业带来显著的降本增效。通过节约纸张成本和整理成本，企业可以减少不必要的开支。同时，系统的高效检索功能可以提升检索效率，让企业能够更快地获取所需的信息。在合规性方面，合思档案可以帮助企业确保档案管理符合相关法规要求，降低合规风险。
合思档案成为闭环全量业财系统的“连接器”。它能够拉通业财税档全链路，实现数据的共享和流通。企业的财务、业务和税务等部门可以通过合思档案系统进行数据交互，提高工作效率，减少信息不对称的问题。
合思档案让数据“活起来”。通过对档案数据的分析和挖掘，企业可以发现数据背后的价值，为企业的发展提供新的思路和方向。数据不再是沉睡在档案中的信息，而是成为企业发展的重要资源。
合思档案还可以实现资源重组，提升企业管理能效。企业可以通过合思档案系统对档案资源进行优化配置，提高资源的利用效率，让企业的管理更加科学、高效。
典型场景：满足企业全生命周期需求
合思档案可以应用于企业日常的档案采集、预归档、基础管理、档案服务等全生命周期管理场景。在档案采集阶段，系统可以实现多源数据的采集，确保数据的完整性。预归档阶段，系统可以对采集到的数据进行初步的整理和分类，为后续的归档工作做好准备。基础管理阶段，系统可以对档案进行分类管理、权限设置等操作，确保档案的安全性和可访问性。档案服务阶段，系统可以为企业提供档案查询、借阅等服务，满足企业不同部门的需求。
此外，合思档案还适用于统计分析、外部审计、业务调阅等应用场景。在统计分析场景中，系统可以对企业的档案数据进行统计和分析，为企业的决策提供数据支持。在外部审计场景中，系统可以为审计人员提供在线查阅档案的功能，提高审计效率。在业务调阅场景中，业务人员可以通过系统快速查阅相关的档案信息，为业务决策提供依据。
客户成功案例：合思档案的实践验证
众多不同类型的企业选择了合思档案，并取得了良好的成效。
年单据量2.6亿的企业，通过使用合思档案实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。企业的财务和业务数据实现了实时共享，管理流程得到了优化，工作效率大幅提高，成本也得到了有效控制。
集团型企业通过共享中心统建实现了档案管理标准化落地。合思档案系统为集团企业提供了统一的档案管理平台，各个子公司的档案数据可以在平台上进行集中管理，实现了档案管理的标准化和规范化。
多系统数据互联的企业使用合思档案达成了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。企业的不同系统中的档案数据可以在合思档案系统中进行统一存储，形成完整的业务证据链。各部门之间可以实现数据共享，提高工作效率。同时，系统可以对档案进行全生命周期管理，确保档案的安全性和可追溯性。
民办教育集团使用合思档案简化了会计管理流程，提高了工作效率。财务人员不再需要处理繁琐的档案整理工作，而是可以将更多的精力放在财务管理和教育教学服务上。
合思档案凭借其全面的解决方案、强大的功能亮点和显著的应用成效，已成为企业电子会计档案管理的理想选择。如果您的企业也想解决档案管理难题，实现档案管理流程优化，不妨立即联系我们。您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网站www.hosecloud.com，还可以免费试用我们的合思档案系统，开启高效、合规的档案管理之旅。
